Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Od lutego br., kiedy to została udostępniona do testów VII wersja prototypu systemu, zespół projektowy pracował aby przygotować kolejną wersję systemu. Zaimplementowano w niej blisko 30 nowych funkcjonalności, a ponad 40 zostało poprawionych i dopracowanych zgodnie z uwagami Rady Użytkowników, Obserwatorów i testerów. Szczególną uwagę warto zwrócić na kluczowe aspekty takie jak: zmiana interfejsu użytkownika, rozszerzenie możliwości wyszukiwania w systemie, możliwość wyróżnienia załączników przesyłki wpływającej, możliwość zdefiniowania parametrów drukowanej etykiety RPW, wysyłanie wiadomości mailowych z systemu oraz moduły współdzielenia i RODO.

Wyszukiwarka w systemie
Jedna z najważniejszych zmian ułatwiających pracę w systemie to wyszukiwarka pozwalającą na odnalezienie dokumentów i informacji. Po wpisaniu odpowiedniej frazy system bierze pod uwagę następujące dane: znak sprawy, tytuł sprawy, prowadzący sprawę, data wszczęcia sprawy, tytuł dokumentu, tytuł pisma, numer RPW, znak na piśmie, data wpływu i data na piśmie. Wyniki wyszukiwania prezentowane są w podziale na trzy sekcje: Dokumenty, Pisma oraz Sprawy.

Wyróżnienie załączników przesyłki wpływającej
W wersji wprowadzono m.in. możliwość rejestracji przesyłki wpływającej o trybie mieszanym z możliwością wyróżnienia załącznika (załączników) – stanowiącego element nośnika danych – wpływającego z tą przesyłką. W systemie jest również możliwość rozróżnienia, czy zawartość nośnika danych zostanie włączona do systemu czy nie (w zależności od przepisów kancelaryjnych i ustalonych procedur w danej instytucji).

Definicja parametrów drukowanej etykiety RPW w profilu użytkownika
W panelu Etykieta RPW w Ustawieniach Profilu użytkownika jest możliwość skonfigurowania etykiety według własnych wytycznych lub standardów przyjętych w instytucji. Parametry, które można zmienić to: rozdzielczość, szerokość, wysokość, zaczernienie druku, rozmiar czcionki, wysokość i szerokość kodu kreskowego oraz wybór pól drukowanych na etykiecie.

Wysyłka wiadomości e-mail z systemu
System umożliwia wysyłkę wiadomości e-mail ze sprawy do odbiorcy, który wcześniej został dopisany do bazy kontaktów. Po zaznaczeniu dokumentu, stanowiącego załącznik do wysyłanej wiadomości, w menu w grupie Wyślij jest dostępna opcja E-mail. Wiadomość w EZD RP tworzy się tak samo, jak tradycyjny e-mail wskazując odbiorę (odbiorców DW lub UDW), nadając tytuł i tworząc treść. Informacja o wysyłce automatycznie zapisuje się w zakładce Wysyłki oraz w Rejestrze korespondencji wychodzącej.

Moduł współdzielenia
Współdzielenie sprawy to funkcjonalność pozwalająca na dostęp do sprawy innym osobom, niż prowadzący sprawę. Dostęp do sprawy jest nadawany tylko dla spraw w toku oraz osobom posiadającym odpowiednie uprawnienie. Dostęp można nadać jednej lub wielu osobom ze struktury organizacyjnej, można wybrać rodzaj udostępniania (do odczytu/do edycji) i wskazać, czy jest on czasowy (np. na kilka dni) czy stały (do momentu zakończenia sprawy). Każdorazowe nadanie lub zabranie dostępu do sprawy generuje powiadomienie mailowe i systemowe wysyłane wszystkim osobom, których dotyczy akcja.

Moduł RODO
Moduł zawiera rejestr danych osobowych ze zdefiniowanymi odgórnie kolumnami, z których część jest powiązana ze słownikami. Każda instytucja może zasilić słowniki informacjami i dodać: cel przetwarzania danych, zakres czasowy i podstawę prawna przetwarzania danych, sposób pozyskania danych lub inne stosowane u siebie pozycje. Dodatkowo na poziomie sprawy można wskazać dokument do zarejestrowania w rejestrze danych osobowych.