O czym informują ikony statusu dokumentu w EZD RP
19.11.2025
Status dotyczący dokumentu wskazuje aktualny etap jego przetwarzania, zatwierdzania lub obiegu. Sposób prezentacji statusu może różnić się w zależności od systemu. W EZD RP są to kolorowe, okrągłe ikony z wpisanymi literami, które jednoznacznie identyfikują bieżący stan prac nad dokumentami.
Status dokumentu to coś więcej niż tylko kolorowa ikona – to praktyczne narzędzie, które pomaga zapanować nad obiegiem dokumentów w organizacji. Dzięki niemu łatwo sprawdzić, co dzieje się z dokumentem: czy ktoś go właśnie opracowuje, czy czeka na zatwierdzenie, czy może jego procedowanie zostało już zakończone.
Przejrzystość, koordynacja i monitorowanie
Status dokumentu ma nie tylko informacyjne oznaczenie, ale odgrywa też istotną rolę w usprawnianiu procesów biznesowych.
- Przejrzystość działań – jednoznacznie zdefiniowane statusy pozwalają szybko określić, które dokumenty są gotowe do realizacji, a które wymagają dalszej weryfikacji.
- Koordynacja pracy zespołowej – w przypadku dokumentów wymagających akceptacji kilku osób lub jednostek, status wskazuje, kto aktualnie odpowiada za kolejny etap.
- Monitorowanie postępu – umożliwia bieżące śledzenie etapu, na którym znajduje się dokument, co ogranicza ryzyko opóźnień i pominięcia kluczowych czynności.
Jasno określone statusy ułatwiają kontrolę nad procesami, pomagają uniknąć pomyłek i zapewniają zgodność z obowiązującymi zasadami i przepisami. Tak jest właśnie w EZD RP – wystarczy rzut oka na ikonę, by zorientować się, na jakim etapie znajduje się praca nad dokumentem.
W EZD RP ikony statusu są widoczne m.in. przy dokumentach w sekcji Akta sprawy. Aby poznać znaczenie ikony, należy najechać na nią kursorem myszy, co spowoduje wyświetlenie krótkiego opisu.
Ikony statusu w EZD RP – podpisy
W EZD RP dokumenty można podpisywać bezpośrednio z poziomu spraw i pism, co znacząco usprawnia pracę. Wystarczy aplikacja NASK Desk i uprawnienie Dokumenty.Podpisywanie na poziomie Stanowisko, by uruchomić podpis elektroniczny i wygenerować raport potwierdzający operację.
Co ważne, ten etap pracy jest dobrze oznaczony – system wykorzystuje aż siedem ikon statusu z literą P, które wskazują między innymi, czy dokument czeka na podpis, wymaga dodatkowej autoryzacji lub został odrzucony. Dzięki ikonom użytkownik jest precyzyjnie informowany, na jakim etapie znajduje się dokument przeznaczony do podpisu.
W wariancie A systemu EZD RP zadania Do akceptacji i Do podpisu działają jako oddzielne funkcje. Różnice między wersjami A i B zostały opisane w artykule Zmiana sposobu procedowania zadań i dokumentów w EZD RP.
Ikony statusu w EZD RP – akceptacja
Akceptacja dokumentu w EZD RP jest odpowiednikiem parafowania w dokumentacji papierowej. Oznacza to, że potwierdza zgodność treści bez składania pełnego podpisu. O statusie akceptacji informują cztery ikony z literą A.
Ikony statusu w EZD RP – skład chronologiczny
Dokumenty papierowe związane ze sprawami prowadzonymi elektronicznie trafiają do składów chronologicznych, gdzie są przechowywane do czasu zakończenia sprawy lub przekazania ich do archiwum.
W toku pracy może jednak wystąpić potrzeba ich czasowego wypożyczenia, na przykład w celu zapoznania się z treścią dokumentów. Niekiedy konieczne jest także ich wyrejestrowanie, czyli trwałe usunięcie ze składu – dzieje się tak, gdy oryginały muszą zostać przekazane innemu podmiotowi, np. sądowi. Zdarza się również, że dokument został wpisany do składu przez pomyłkę lub niepotrzebnie, a następnie zdecydowano o jego dalszym procedowaniu w formie papierowej.
Statusy tych operacji są oznaczane sześcioma ikonami z literą S, które informują o stanie dokumentu papierowego.
Ikony statusu w EZD RP – inne czynności
Pozostałe ikony statusu występują w parach i informują jedynie, czy dana czynność została wykonana, czy jeszcze nie. Obejmują one działania związane z uzupełnianiem metadanych (M), wystawianiem zadań (Z), generowaniem korespondencji wychodzącej (W), udostępnianiem dokumentów (U), tworzeniem odwzorowań (O) oraz oznaczaniem istnienia innej wersji dokumentu (V).
Metadane to element zarządzania dokumentacją elektroniczną, który jest niezbędny do realizacji zadań zgodnie z prawem oraz do porządkowania i archiwizacji informacji. Poprawność i kompletność metadanych leży w interesie wszystkich pracujących w EZD RP. Są one obowiązkowe dla dokumentów i spraw tworzonych w systemie, co wynika z przepisów prawa.
W EZD RP zadania stanowią sposób komunikacji między pracownikami. Przykładowo w celu umożliwienia zapoznania się z treścią dokumentu do współpracownika kieruje się zadanie do wiadomości.
Rejestr korespondencji wychodzącej jest rejestrem automatycznym, w którym system odkłada informacje o wszystkich przesyłkach wysyłanych z instytucji.
Aby zaprosić innego pracownika do wspólnego tworzenia dokumentu, należy skorzystać z zadania udostępnienia (Udostępnij do realizacji / Udostępnij – w zależności od wersji systemu). Załączniki wskazane podczas tworzenia zadania mogą zostać udostępnione w trybie do odczytu lub do edycji.
W sprawach prowadzonych elektronicznie dopuszczalne jest wpływanie dokumentów w postaci papierowej. W takim przypadku przesyłkę skanuje się na etapie jej rejestracji, odwzorowanie cyfrowe trafia do systemu EZD, a oryginał papierowy zostaje przekazany do składu chronologicznego.
EZD RP zachowuje wszystkie wersje dokumentu, dzięki czemu można nie tylko śledzić kolejne etapy pracy, ale także w dowolnym momencie powrócić do wcześniejszej wersji pliku.
Czytelne oznaczenia ułatwiają pracę
Dzięki ikonom statusu użytkownicy śledzą przebieg spraw, weryfikują postęp czynności i reagują na ewentualne nieprawidłowości. Czytelny system oznaczeń pozwala szybko rozpoznać etap, na którym znajduje się dokument, bez konieczności przeszukiwania dodatkowych informacji.
W efekcie ikony statusu w EZD RP nie tylko porządkują procesy kancelaryjne, ale też zwiększają przejrzystość i bezpieczeństwo obiegu dokumentów w całej organizacji.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!