Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Na zapoznanie się z materiałem wystarczy około godziny. W tym czasie można zdobyć podstawową wiedzę na temat elektronicznego prowadzenia spraw – od momentu wpływu pisma, przez wykonanie odwzorowania cyfrowego, aż po rejestrację dokumentu w odpowiednim składzie. Kurs „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego (wersja B)” obejmuje:

• omówienie pojęcia składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych i ich rodzajów,
• zasady rejestrowania dokumentów w składzie chronologicznym,
• obsługę kartonów i składów dokumentów w systemie EZD RP.

Uruchomienie składu chronologicznego jest jednym z kluczowych etapów wdrożenia systemu klasy EZD. Dokumenty papierowe wpływające do podmiotu powinny być przechowywane zgodnie z przepisami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji dotyczącej organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14, poz. 67).

Po zeskanowaniu dokumentu papierowego i jego rejestracji w systemie pracownik punktu kancelaryjnego umieszcza go w składzie chronologicznym. Od tego momentu wszystkie kolejne czynności, w tym przygotowanie odpowiedzi na pismo wpływające, realizowane są wyłącznie w EZD RP. 

Kurs e‑learningowy pozwala pogłębić i uporządkować wiedzę na temat tej procedury oraz prawidłowego postępowania z dokumentacją.

Jedno z ćwiczeń interaktywnych znajdujących się w kursie o obsłudze składu chronologicznego w systemie EZD RP.

Kursy dotyczące EZD RP są publikowane na platformie szkolenia.gov.pl. Dostęp do nich wymaga założenia konta użytkownika. Rejestracja odbywa się po wybraniu opcji Zarejestruj się, która przekierowuje na stronę login.gov.pl. Konto można utworzyć, korzystając m.in. z profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.

Użytkownicy posiadający już konto powinni wybrać opcję Zaloguj się i skorzystać z jednej z dostępnych metod autoryzacji. Po zalogowaniu należy przejść do zakładki Katalog kursów, wybrać interesujące szkolenie z listy, a następnie – w widoku kursu – kliknąć Zapisz się.

Strona główna kursu „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego (wersja B)”.

Po ukończeniu kursu uczestnik otrzymuje imienne poświadczenie nabycia wiedzy i umiejętności z zakresu podstawowej obsługi EZD RP. Dokument można pobrać w formacie PDF.

Na platformie szkolenia.gov.pl dostępne są obecnie dwa kursy dotyczące obsługi składu chronologicznego w EZD RP:

• „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego (wersja A)”,
• „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego (wersja B)”.

Pierwszy z nich omawia pracę w wariancie A, który odpowiada dotychczasowemu sposobowi gromadzenia i przetwarzania dokumentów. Drugi koncentruje się na wariancie B, wprowadzonym wraz z wydaniem wersji 21.7 systemu EZD RP, która zmienia model pracy z dokumentacją.

Jeżeli przy numerze wersji EZD RP widnieje litera A, oznacza to, że podmiot korzysta z używanego do tej pory sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów, obejmującego moduły Zadania oraz Biurko > Pisma. Litera B wskazuje na korzystanie z nowego modelu pracy, w którym dostępne są moduły Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma.

Lokalizacja oznaczenia wskazującego wariant systemu (A lub B).

Podział na warianty dotyczy wyłącznie najnowszej wersji systemu i nie ma zastosowania do wcześniejszych wydań EZD RP. Decyzję o włączeniu nowego widoku lub pozostaniu przy dotychczasowym rozwiązaniu podejmuje jednostka wdrażająca system.

Zachęcamy do obejrzenia poniższego filmu, który prezentuje założenia kursu e-learningowego „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego (wersja A)”.

Przy okazji zachęcamy do polubienia kanału EZD RP w serwisie YouTube i zapoznania się z filmami instruktażowymi, prezentacjami ukazującymi możliwości systemu oraz nagraniami z konferencji.