Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Działania NASK i MNiSW prowadzone są w ramach zadania „Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w szkolnictwie wyższym – wdrażanie systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego”. Realizacja została podzielona na dwa etapy, z których pierwszy ma charakter pilotażowy.

Październikową konferencję w siedzibie MNiSW, która była również transmitowana online, otworzył Andrzej Dorociuk, zastępca dyrektora Departamentu Innowacji i Rozwoju w MNiSW. Z kolei NASK reprezentowali Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora ds. Nowych Technologii dla Polityk Publicznych, oraz Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD.

Pierwszy etap projektu obejmuje szereg działań przygotowawczych. Jego kluczowym elementem jest inwentaryzacja stanu wdrożenia systemów klasy EZD na uczelniach oraz analiza gotowości instytucji do wdrożenia EZD RP. Na podstawie wyników tej analizy zostaną wyłonione dwie uczelnie, które – w ścisłej współpracy z NASK – przeprowadzą pilotaż wdrożenia.

Celem pilotażu jest wypracowanie dobrych praktyk i przygotowanie do drugiego etapu przedsięwzięcia, czyli rozszerzenia skali wdrożeń na kolejne uczelnie publiczne nadzorowane przez MNiSW. Efektem pierwszego etapu będzie opracowanie wzorów normatywów, instrukcji, materiałów szkoleniowych, rekomendacji oraz planu integracji systemów uczelnianych z EZD RP.

Etap pilotażowy przewiduje kompleksowe wsparcie uczelni zarówno pod względem merytorycznym, jak i technicznym. NASK zapewni szkolenia dla zespołów wdrożeniowych, koordynatorów, kierownictwa oraz pracowników merytorycznych, w tym zatrudnionych w punktach kancelaryjnych.

Przewidziano także konsultacje z zakresu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz pomoc w opracowaniu wewnętrznych normatywów regulujących obieg dokumentacji.

Równolegle uczelnie otrzymają wsparcie techniczne w zakresie przygotowania środowiska wdrożeniowego – zarówno w modelu chmurowym, jak i lokalnym (on-premise). W planie ujęto czterostopniowe szkolenia administratorów, pomoc w konfiguracji środowisk testowych i produkcyjnych oraz konsultacje dotyczące wymagań infrastrukturalnych.

Zwieńczeniem prac będzie opracowanie „Planu wdrażania systemu EZD RP w szkolnictwie wyższym”, który obejmie wyniki inwentaryzacji, rekomendacje oraz plan rozszerzenia wdrożeń w ramach Etapu II. Przedstawiciele uczelni publicznych nadzorowanych przez MNiSW zostali zaproszeni na spotkanie robocze w formule online, które odbędzie się w najbliższy czwartek, czyli 9 października 2025 r.