Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Eksperci NASK, pod przewodnictwem Magdaleny Sawickiej, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku, spotkali się na początku października z Partnerami EZD RP w warszawskiej siedzibie NASK przy ul. Kolskiej. Podczas konferencji omówiono m.in. wsparcie wdrożeniowe i utrzymaniowe EZD RP, cykl wytwarzania, plany rozwoju systemu, możliwości integracji poprzez środowisko Piaskownicy API EZD RP, istotne zmiany w aplikacjach NASK Desk i QuickScan oraz dobre praktyki dotyczące zgłoszeń do zespołu Service Desk.

Agenda konferencji została przygotowana w taki sposób, aby dostarczyć wartościowych informacji nie tylko jednostkom, które już pracują produkcyjnie w systemie EZD RP – jest ich obecnie ponad 820, ale też tym, które są na etapie wdrożenia i niebawem rozpoczną pracę z EZD RP – to kolejnych 550 pomiotów. EZD RP to system wytwarzany, utrzymywany i rozwijany przez NASK. Jest wdrażany w zarówno niewielkich, jak i liczących tysiące pracowników podmiotach administracji publicznej, usprawniając ich pracę w obszarze zarządzania dokumentacją.

Prelegenci najwięcej czasu poświęcili zagadnieniom związanym z rozwojem modułu zadań oraz nowej propozycji sposobu wykonywania podstawowych czynności kancelaryjnych w przygotowywanej wersji EZD RP. Nowa wersja systemu umożliwi uruchomienie szeregu opcji pomocnych podczas elektronicznego zarządzania dokumentacją na różnych szczeblach struktury organizacyjnej w podmiotach.

Partnerzy zapoznali się m.in. z opcjami dostępnymi w nowym module Do obsłużenia. Będą w nim zgromadzone obiekty przekazane przez współpracowników, zadania zlecone przez innych użytkowników systemu, takie jak akceptacja, podpis czy udostępnienie, a także dokumenty dodane samodzielnie przez użytkownika do zasobów systemu.

System opracowany przez NASK, mający stać się fundamentem administracji publicznej, wzbudza duże zainteresowanie. W szczytowym momencie transmisję konferencji śledziło online 1187 osób, a blisko stu uczestników było obecnych na miejscu. Taka frekwencja nie zaskakuje, zwłaszcza w kontekście planowanego obowiązku komunikacji elektronicznej w administracji.

Istotną informacją z punktu widzenia rozwoju EZD RP jest to, że dzięki współpracy NASK z Ministrem Cyfryzacji udało się zapewnić stabilne finansowanie systemu na nadchodzące lata. Środki te pochodzą zarówno z budżetu państwa, jak i z Krajowego Planu Odbudowy oraz Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy. – Już teraz intensywnie odbudowujemy zespoły deweloperskie i wzmacniamy struktury organizacyjne odpowiedzialne za wdrażanie nowych rozwiązań. Wkrótce zobaczymy pierwsze efekty tych działań, w tym przyspieszenie tempa rozwoju oprogramowania i zauważalną poprawę jego jakości – zapowiedział dyrektor NASK.

Przypomnijmy, że systemy klasy EZD umożliwiają kompleksową obsługę spraw w formie elektronicznej oraz wspierają prowadzenie dokumentacji w tradycyjnej, papierowej formie. Jedną z największych korzyści wynikających z wdrożenia EZD RP, do którego serdecznie zapraszamy jednostki administracji publicznej, jest zwiększenie przejrzystości działania instytucji oraz pełne odwzorowanie czynności kancelaryjnych wykonywanych przez urzędników w trakcie procedowania spraw w systemie informatycznym.

EZD RP to także skuteczne narzędzie dla kadry zarządzającej do sprawnego zarządzania informacją. Z systemów EZD RP oraz EZD PUW (system elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku) korzysta już ponad 3700 instytucji i urzędów w Polsce.