Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Przypomnijmy, że 8 grudnia 2025 r. Teatr Polski im. Arnolda Szyfmana w Warszawie stał się miejscem spotkania blisko 600 osób – przedstawicieli administracji, instytucji publicznych i partnerów projektu EZD RP. To właśnie tam wybrzmiały istotne pytania o tempo cyfryzacji, skalę wdrożeń i przyszłość elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce.

Dziś wracamy do tych rozmów – już z pewnym dystansem i z pomocą ilustracji, które porządkują myśli i akcentują najważniejsze wątki.

Konferencję otworzyły trzy ważne wystąpienia. To tutaj najmocniej wybrzmiała perspektywa strategiczna – EZD RP jako ważny element cyfryzacji Polski oraz szerszej zmiany społecznej i organizacyjnej.

Wicepremier Krzysztof Gawkowski, dyrektor NASK Radosław Nielek oraz Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Paweł Pietrzyk podkreślali znaczenie systemu dla budowy nowoczesnej, transparentnej administracji oraz rolę współpracy instytucjonalnej – od Ministerstwa Cyfryzacji, przez NASK, po Archiwa Państwowe.

Notatka wizualna prezentująca najważniejsze wątki z wystąpień: Krzysztofa Gawkowskiego (minister cyfryzacji), Radosława Nielka (dyrektor NASK) i Pawła Pietrzyka (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych).

W kolejnych wystąpieniach zebrane zostały wątki, hasła i idee dotyczące skali wdrożeń i kierunku dalszego rozwoju systemu. To tu pojawiają się konkretne liczby, ale też szerszy kontekst – EZD RP jako narzędzie awansu cyfrowego administracji.

Zestawienie obecnego stanu i liczby wdrożeń z planami na kolejne lata do roku 2035 pokazuje, że projekt osiągnął etap masowości, a jednocześnie wymaga dalszego porządkowania i systemowego podejścia. Wyraźnie zaznaczono rolę chmury, standaryzacji i dokumentów strategicznych, które mają wyznaczać ramy dla dalszych działań.

Rysunkowe przedstawienie głównych zagadnień z wystąpień: Radosława Maćkiewicza (dyrektor COI), Magdaleny Sawickiej (dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK) i Mariusza Madejczyka (zastępca dyrektora NASK).

Ważnym elementem konferencji były kwestie techniczne. Dostępność EZD RP w modelu SaaS w ramach Rządowej Chmury Obliczeniowej oraz „ostatnia prosta” przed uruchomieniem produkcyjnym to tematy szczególnie istotne dla instytucji przygotowujących się do wdrożeń oraz będących tuż przed zakończeniem wdrożeń produkcyjnych.

Ilustracja dobrze oddaje napięcie między technologią a funkcjonowaniem organizacji – pokazuje zarówno korzyści płynące z gotowej usługi chmurowej, jak i wyzwania, które pojawiają się na końcowym etapie projektu.

Zilustrowane istotne punkty z wystąpień Adriana Potockiego (dyrektor Departamentu Rozwiązań Chmurowych w COI) i Katarzyny Olszewskiej (ekspert ds. systemów eAdministracji w NASK).

Jedna ilustracja, jeden prelegent i bardzo czytelny przekaz. Mapa rozwoju EZD RP porządkuje plany i pokazuje, że system odpowiada na zgłaszane potrzeby i rozwijany jest w sposób przemyślany, zgodnie z cyklicznie określanym planem i z jasno określonymi priorytetami.

Wizualna notatka dobrze oddaje logikę tego podejścia – rozwój funkcjonalny, stabilność, bezpieczeństwo i reagowanie na potrzeby użytkowników nie są konkurencyjnymi celami, ale elementami jednego planu.

Ilustracja przedstawiająca najważniejsze wątki z wystąpienia Doroty Szymańskiej, kierownika Działu Planowania i Rozwoju EZD w NASK.

Ostatnie wystąpienia prelegentów to szersze spojrzenie na całość przedsięwzięcia i zaproszenie do współpracy. EZD RP nie funkcjonuje w próżni – splata się z e-Doręczeniami, integracjami systemowymi i otoczeniem API.

Jak widać, system EZD RP jest centralnym punktem ekosystemu cyfrowej administracji, który musi być otwarty, interoperacyjny i gotowy na współpracę z innymi rozwiązaniami. To ważny sygnał dla instytucji i partnerów technologicznych – przyszłość to integracja, nie silosy.

Rysunkowe przedstawienie wiodących tematów z wystąpień Anny Durmaj (dyrektor Departamentu Komunikacji Elektronicznej w COI) i Jacka Orłowskiego (kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK).

Grudniową konferencję zakończył i w pewien sposób podsumował panel dyskusyjny „Jak wdrożyć EZD i nie zwariować”. W centrum rozmów znalazły się doświadczenia partnerów, dobre praktyki i konkretne wnioski z wdrożeń.

To właśnie ten element konferencji najdobitniej pokazał, że sukces wdrożenia EZD RP zależy nie tylko od narzędzia, ale też od przygotowania organizacji, szkoleń, komunikacji i konsekwencji w działaniu.

Notatka wizualna przedstawiająca przewodnie motywy z panelu dyskusyjnego „Jak wdrożyć EZD i nie zwariować. Doświadczenia Partnerów i dobre praktyki”.

Notatki wizualne nie zastąpią prezentacji ani wystąpień, ale pomagają je zrozumieć w odpowiednim kontekście i skupić się na ważnych wątkach. Dzięki nim widać wyraźnie, że EZD RP jest dziś nie tylko systemem informatycznym, ale jednym z fundamentów cyfrowej administracji publicznej w Polsce.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.