Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Modernizacja administracji publicznej nabiera tempa, a EZD RP odgrywa w niej bardzo istotną rolę. To najważniejszy wniosek z konferencji dotyczącej upowszechniania elektronicznego zarządzania dokumentacją, która odbyła się w Teatrze Polskim im. Arnolda Szyfmana w Warszawie.

Spotkanie było okazją do zaprezentowania aktualnego stanu wdrożeń EZD RP – systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, tworzonego i utrzymywanego przez NASK. Zostały też omówione planowane działania, które w najbliższych latach znacząco usprawnią funkcjonowanie urzędów w całej Polsce.

Szczególny nacisk położono na efektywność, bezpieczeństwo oraz skalowalność systemu EZD RP. To cechy, które mają umożliwić jego szerokie zastosowanie w administracji rządowej i samorządowej.

Konferencję otworzyła Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, witając gości oraz zapowiadając najważniejsze tematy spotkania. Jako pierwszy głos zabrał wicepremier Krzysztof Gawkowski, minister cyfryzacji. Stwierdził, że cyfrowa Polska to zmiana społeczna, która w pełni wyczerpuje słowa „Tu dzieje się przyszłość!”.

W swoim wystąpieniu wskazał również, że EZD RP jest jednym z filarów budowy nowoczesnej, bezpiecznej i transparentnej administracji.

Nie możemy, nie musimy i nie powinniśmy mieć żadnych kompleksów, bo polskie EZD RP to dziś jeden z najlepszych przykładów transformacji cyfrowej. Należy z całą mocą podkreślać, że przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentacji jest zmianą nie tyle potrzebną, ile niezbędną

– powiedział Krzysztof Gawkowski.

Kolejne wystąpienie należało do Pawła Pietrzyka, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zwrócił on uwagę na rolę archiwistyki w procesie cyfryzacji dokumentacji. Zespół pracowników NDAP był jednym z najważniejszych partnerów w rozwijaniu systemu EZD RP, który współpracował z NASK nad m.in. opracowaniem standardu migracji danych i integracją EZD RP z Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Z kolei Radosław Nielek, dyrektor NASK, omówił dotychczasowe osiągnięcia i plany na kolejne lata. Zapowiedział, że w przyszłym roku do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją zostaną włączone moduły sztucznej inteligencji, które zwiększą jego funkcjonalność.

Dyrektor NASK przypomniał też, że trwają już prace nad nową infrastrukturą SaaS EZD RP.

Nowa infrastruktura budowana jest we współpracy z Centralnym Ośrodkiem Informatyki. Już w pierwszym kwartale 2026 roku zaproszeni użytkownicy będą mogli ją testować

– mówił Radosław Nielek.

Wspomniany przez dyrektora NASK Centralny Ośrodek Informatyki (COI) reprezentował w tej części konferencji dyrektor Radosław Maćkiewicz. W swoim wystąpieniu podkreślił on znaczenie budowy i udostępniania usług EZD RP w modelu chmurowym.

Dużo konkretnych danych padło podczas prezentacji Magdaleny Sawickiej. Dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK przedstawiła najważniejsze informacje dotyczące dotychczasowych wdrożeń EZD RP i wytłumaczyła, jak wyglądają etapy wdrażania EZD RP przy wsparciu NASK.

Obecnie łączna liczba jednostek, które potwierdziły produkcyjne uruchomienie EZD RP, wynosi 1600. W ramach zadań realizowanych w Krajowym Planie Odbudowy wdrożyliśmy już 686 podmiotów. Co istotne, aż 2977 kolejnych podmiotów wyraziło zainteresowanie wdrożeniem systemu

– wyliczała Magdalena Sawicka.

Kolejnym prelegentem był Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK. Przypomniał, jak wyglądał rozwój informatyzacji w Polsce: od powstania ustawy o podpisie elektronicznym w 2001 r., przez uruchomienie e-PUAP, EZD PUW, e-Doręczeń i EZD RP, aż po planowane w przyszłym roku wprowadzenie KSeF.

Ważnym wątkiem było też omówienie założeń dokumentu „Polityka wdrażania EZD w RP”, która powinna się stać jednym z filarów Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku.

Korzystanie z EZD RP nie będzie obligatoryjne. Przewiduje się jednak wprowadzenie obowiązku stosowania systemów klasy EZD od 1 stycznia 2028 roku. Zgodnie z założeniami Strategii Cyfryzacji Państwa do 2035 roku 100% podmiotów realizujących zadania publiczne ma korzystać z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami

– przypomniał Mariusz Madejczyk.

W drugiej części konferencji Dorota Szymańska, kierownik Działu Planowania i Rozwoju EZD w NASK przedstawiła mapę rozwoju EZD RP w 2026 roku, która przewiduje m.in. integrację z systemami KSeF i e-Nadawca, dodanie modułu AI czy dalsze usprawnianie Katalogu Usług i Podmiotów.

Następnie prelegenci z NASK i COI omówili m.in. dostępność SaaS EZD RP w ramach Rządowej Chmury Obliczeniowej, korzyści wynikające z uruchomienia systemu w środowisku produkcyjnym oraz wyzwania towarzyszące finalnemu etapowi wdrożeń.

Istotnym punktem programu była prezentacja dotycząca przyszłości cyfrowej komunikacji administracyjnej w kontekście e-Doręczeń. Na koniec zaprezentowano możliwości Piaskownicy API, a także zebrano dobre praktyki dotyczące wdrażania EZD RP, oparte na doświadczeniach partnerów projektu.

Ten ostatni wątek wybrzmiał również podczas panelu dyskusyjnego „Jak wdrożyć EZD i nie zwariować”, który poprowadził Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK. Paneliści – przedstawiciele podmiotów, które już korzystają z EZD RP – dyskutowali o najważniejszych wyzwaniach, najlepszych praktykach oraz doświadczeniach instytucji, które już przeszły proces wdrażania systemu.

Konferencja pokazała, że dzięki unijnym funduszom cyfryzacja podmiotrów publicznych w Polsce przyspieszyła. Dużą rolę w procesie modernizacji odgrywa system EZD RP, który staje się fundamentem cyfrowej administracji. Dziękujemy partnerom i wszystkim uczestnikom za obecność na konferencji i inspirujące rozmowy.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.