Centrum informacji
o konsultacjach

Polega na przeprowadzeniu diagnozy sytuacji. Zanim rozpocznie się jakikolwiek proces konsultacyjny, należy nakreślić jego ramy i zaplanować poszczególne działania, które się na niego złożą. By wystrzec się wcześniejszych błędów lub posłużyć się sprawdzonymi rozwiązaniami, warto zrobić przegląd dotychczasowych działań w danym obszarze tematycznym oraz odświeżyć doświadczenia z podobnych procesów konsultacyjnych.

Na tym etapie należy:

1. precyzyjnie określić cel konsultacji publicznych (np. czy chodzi o wypracowanie nowych rozwiązań czy jedynie o zaopiniowanie gotowego projektu) i pod jego kątem dobrać najlepszą formę zasięgania opinii;
2. przeprowadzić analizę interesariuszy i zaplanować odpowiednie kanały dotarcia z informacjami o procesie. Dla każdych konsultacji publicznych należy przeprowadzić osobną analizę interesariuszy, ale w uproszczeniu tego procesu może pomóc przygotowanie wcześniej mapy interesariuszy dla danej instytucji, po którą można sięgać przy okazji każdego kolejnego procesu konsultacyjnego;
3. zastanowić się, jakich problemów można się spodziewać w trakcie konsultacji publicznych i zaplanować odpowiednie środki zaradcze;
4. ustalenie i zabezpieczenie niezbędnych zasobów potrzebnych do przeprowadzenia konsultacji (czas, środki finansowe, zasoby kadrowe) oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przebiegiem konsultacji publicznych.

Czas trwania:

W zależności od planowanego zasięgu konsultacji publicznych (np. potencjalnego grona interesariuszy, planowanych form zbierania opinii), zaleca się aby działania przygotowawcze rozpocząć co najmniej na miesiąc przed uruchomieniem konsultacji, tak aby możliwe było nie tylko przygotowanie prac wewnątrz organizatora konsultacji, ale też np. zorganizowanie działań wymagających uzgodnień z partnerami zewnętrznymi (np. zamieszczenia projektu na stronie internetowej, zapewnienia sal na spotkania konsultacyjne itp.).

Na tym etapie organizator zaprasza do planowanych przez siebie konsultacji wszystkich potencjalnych interesariuszy. Kluczowe jest by o konsultacjach dowiedziało się jak najszersze grono osób, które mogą być zainteresowane planowanymi rozwiązaniami, a organizator w efekcie uzyskał jak najwięcej opinii o projekcie z różnych środowisk. W tym celu pomocne mogą być listy kanałów dotarcia, poprzez które można wystosować zaproszenie do udziału w konsultacjach do możliwie szerokiego grona interesariuszy.

Kanały dotarcia:

W pierwszej kolejności należy wykorzystać wszelkie kanały tradycyjnie stosowane przez organizatora (np. stronę internetową instytucji, listy mailingowe, rozdzielniki itp.). Przy każdym procesie warto także osobno rozważyć, czy ze względu na zidentyfikowane w tym przypadku grupy interesariuszy można sięgnąć po przeznaczone im kanały informacji (np. branżowe media/ strony internetowe, media społecznościowe). Można również spróbować dystrybucji zaproszeń i informacji przy wsparciu rozmaitych „pośredników”, czyli np. instytucji czy organizacji pracujących na rzecz lub zrzeszających członków poszczególnych grup interesariuszy. Jeśli do konsultacji zaprasza się w sposób szczególny określone organizacje czy instytucje, zaleca się, aby ich lista oraz uzasadnienie ich wyboru były jawne. Takie działania nie powinny jednak oznaczać, że ograniczone jest prawo pozostałych instytucji i osób do swobodnego wypowiadania się w procesie konsultacji.

O czym pamiętać:

Zapraszając do udziału w konsultacjach, należy pamiętać o sformułowaniu precyzyjnego i zrozumiałego komunikatu. W zaproszeniu do udziału w konsultacjach należy umieścić:

1. informację o przedmiocie konsultacji;
2. kogo one dotyczą,​​​​;
3. jaki jest czas i możliwe formy przedłożenia uwag;
4. informację o przewidywanym terminie podjęcia decyzji w konsultowanej sprawie oraz miejscu, gdzie będzie można znaleźć podsumowanie konsultacji i informację zwrotną na temat przyjęcia bądź odrzucenia zgłoszonych uwag (nawet jeżeli zestawienia uwag publikowane są w serwisie Rządowego Procesu Legislacyjnego, warto tę informację podać wprost wraz z adresem strony).
5. informację o osobach odpowiedzialnych za dany proces konsultacyjny wraz danymi kontaktowymi.

W miarę możliwości, zapraszając do konsultacji należy poza udostępnieniem dokumentu sformułować pytania/dylematy, w których rozstrzygnięciu pomóc mają konsultacje.

Czas trwania:

Działania informacyjne powinny rozpocząć się w miarę możliwości jeszcze przed etapem zasięgania opinii, np. na 7 dni przed jego oficjalnym ogłoszeniem. W przypadku, gdy informowanie o konsultacjach rozpoczyna się równolegle z samym zgłaszaniem opinii, działania takie powinny być szczególnie intensywne w pierwszych dniach konsultacji oraz zostać powtórzone np. na 7 dni przed upływem terminu zgłaszania uwag.

Ten etap stanowi zasadniczą część procesu konsultacji publicznych – poznania opinii w danej sprawie, wypracowania rozwiązań lub stanowisk. W zależności od skomplikowania przedmiotu konsultacji, ale też czasu, jaki można poświęcić na przeprowadzenie tego procesu, zasięganie opinii może uwzględniać różne metody – np. prowadzone równolegle spotkania konsultacyjne i zbieranie uwag na piśmie. W przypadku tematów, co do których można przewidywać duże zróżnicowanie opinii, należy zastanowić się nad zastosowaniem przynajmniej jednej metody, która umożliwia różnym stanowiskom wybrzmienie w trakcie osobistego spotkania reprezentujących je osób, np. w formie wysłuchania publicznego.

Zasięganie opinii w ramach konsultacji można przeprowadzić dwuetapowo, np. po zebraniu uwag od szerokiego grona interesariuszy zorganizować spotkania konsultacyjne z tymi osobami, które zgłosiły konkretne, postulaty wymagające pogłębionej dyskusji.  Szczególnie ma to sens, gdy w pierwszym etapie zgłoszono nowe postulaty, które warto dokładniej omówić, by móc wziąć je pod uwagę w pracach nad procedowanym projektem.

Niezbędnym minimum powinno być zapewnienie możliwości zgłaszania uwag w ramach konsultacji drogą elektroniczną – poprzez e-mail lub w ramach rozwiązania online (formularza internetowego lub internetowej platformy do konsultacji).

Wszystkie działania prowadzone w ramach konsultacji publicznych i ich podsumowania (w tym wszystkie zgłaszane uwagi) powinny zostać podane do publicznej wiadomości. Przekazując projekt do konsultacji publicznych należy dbać o to, aby komunikat był możliwie jasny, zwięzły, a także łatwo i szeroko dostępny. W przypadku, gdy przedmiotem konsultacji są dokumenty pisane skomplikowanym językiem, należy rozważyć sporządzanie przystępnych streszczeń w formie punktów, słowniczków pojęć etc. Dostępność dokumentu oznacza możliwość uzyskania zarówno tradycyjnej, papierowej formy dokumentu, jak i wersji elektronicznej (w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści pliku w programach komputerowych, a więc np. nie wyłącznie w formie skanu, ale też przeszukiwalnego pliku pdf). Kluczowe jest zadbanie o rozmaite szczegóły będące operacjonalizacją zasady powszechności konsultacji publicznych, a składające się na dostępność procesu dla różnych uczestników (dostosowanie pomieszczeń, w których odbywają się spotkania konsultacyjne do potrzeb osób niepełnosprawnych, możliwość zapoznania się z konsultowanym projektem w wersji przyjaznej dla osób niedowidzących itp.). Niezwykle istotne jest też zapewnienie odpowiedniego czasu na zgłaszanie opinii w konsultacjach.

Jak długo powinny trwać konsultacje publiczne?

Regulamin pracy Rady Ministrów szczegółowo określa minimalny czas trwania konsultacji publicznych. Wyznaczenie krótszego czasu do zajęcia stanowiska niż minimalny termin wymaga szczegółowego uzasadnienia. Należy zaznaczyć, że czas ten liczy się od udostępnienia projektu, czyli od momentu, w którym podmiot zainteresowany mógł się z nim zapoznać. W wypadku komunikacji elektronicznej moment ten nie budzi wątpliwości. Jednak w przypadku tradycyjnej, papierowej komunikacji adresat otrzyma informację dopiero po kilku dniach, dlatego należy w tym przypadku doliczyć odpowiednią liczbę dni.

Co do zasady, w przypadku projektu ustawy czas konsultacji nie powinien być krótszy niż 21 dni.  Szczegóły dotyczące terminów zamieściliśmy w zakładce Ważne terminy

Na tym etapie organizator konsultacji publicznych powinien zdać relację z ich przebiegu - przekazać wszystkim zainteresowanym podmiotom podsumowanie efektów procesu konsultacyjnego oraz zapowiedzieć, co będzie się dalej działo z przedmiotem konsultacji. Nadesłane stanowiska powinny podlegać wnikliwej analizie – uczestnicy konsultacji publicznych nie mogą spodziewać się, że organizator konsultacji zgodzi się zawsze ze sformułowanymi przez nich opiniami. Mogą jednak oczekiwać, że uzyskają merytoryczną odpowiedź na przedstawione opinie. Każdy uczestnik konsultacji powinien uzyskać dostęp do informacji zwrotnej na temat rezultatów procesu, w który się zaangażował. 

Jeżeli istnieje taka możliwość, taka informacja powinna trafić do każdego z uczestników konsultacji publicznych indywidualnie (np. drogą powiadomienia mailowego – warto w tym celu wykorzystywać kontakty do uczestników zbierane w toku samego zasięgania opinii). Podstawą jest jednak upublicznienie podsumowania konsultacji w łatwo dostępnym miejscu, np. na stronie internetowej organizatora konsultacji. Najważniejsze, by do uczestników konsultacji dotarł komunikat, że podsumowanie jest już dostępne i gdzie można się z nim zapoznać. Przebieg i efekty procesu konsultacji powinny zostać ujęte w raporcie podsumowującym, gdzie należy zamieścić m.in. przedstawione w toku konsultacji stanowiska lub opinie wraz ze stanowiskiem organizatora konsultacji publicznych. Nie ma przeciwwskazań, by uwagi o podobnej wymowie traktować zbiorczo – istotne jest by każda jakościowo odrębna grupa uwag została opatrzona odpowiedzią ze strony organizatora konsultacji. Jeżeli uwag wpłynęło bardzo dużo, należy przygotować streszczenie, gdzie zawarte zostaną najważniejsze kwestie poruszone w konsultacjach i zaprezentować ostateczne decyzje co do ich przyjęcia bądź odrzucenia. W miarę możliwości, powinno się równolegle upublicznić odpowiedzi na zgłoszone uwagi i zmienioną w procesie konsultacji wersję dokumentu stanowiącego przedmiot konsultacji.

Upublicznienie informacji zwrotnej na temat wyników konsultacji jest bardzo ważne nie tylko jeśli chodzi o podmioty które w nich uczestniczyły, ale także wszystkich innych zainteresowanych, którzy z różnych powodów mogli w samych konsultacjach nie wziąć udziału, ale interesują się danym tematem. Za informację zwrotną w procesie konsultacji publicznych nie można uznać jedynie ogólnej formuły dziękującej za zainteresowanie i uczestnictwo w nich. Należy przedstawić uczestnikom konsultacji i wszystkim zainteresowanym jakie uwagi wpłynęły oraz czy i jak zostały uwzględnione w projekcie danej regulacji. 

Ewaluacja to próba oceny przeprowadzonego procesu: czy udało się osiągnąć założony przez organizatora cel procesu. Jest to również analiza, tego jakie metody działania sprawdziły się i co o samym procesie sądzą jego uczestnicy. Każdy proces konsultacji powinien w wersji minimum zostać poddany wewnętrznej ewaluacji przez jego organizatorów.

Należy określić:

1. czy udało się dotrzeć do wszystkich interesariuszy;
2. czy wiedza zebrana w trakcie konsultacji będzie przydatna w dalszych pracach nad projektem;
3. czy sprawdziły się procedury wewnątrz instytucji i sposób prowadzenia dialogu.

Efekty takiej analizy powinny zostać przekazane wszystkim osobom w danej instytucji, które mogą w przyszłości stanąć przed wyzwaniem związanym z prowadzeniem konsultacji publicznych. W przypadku szczególnie złożonych procesów konsultacyjnych, warto objąć proces konsultacji dokładniejszą, systematyczną ewaluacją – np. poświęcić czas na analizę danych o uczestnikach procesu i przebiegu poszczególnych etapów (ile głosów udało się zebrać, jak różnorodne grupy reprezentowali interesariusze, czy sprawdziły się kanały docierania z informacją itp.).

Wnioski z ewaluacji pozwolą ocenić, na ile skuteczne są działania prowadzone w ramach konsultacji w danej instytucji i co warto w nich zmienić. Taka pogłębiona ocena może zostać zlecona „na zewnątrz”, np. w formie badania ewaluacyjnego. Dogłębna ewaluacja powinna mieć charakter kroczący, tzn. badaniu powinno się poddawać poszczególne etapy procesu jeszcze w trakcie ich trwania lub zaraz po ich zakończeniu.