Otwarte spotkania konsultacyjne
Otwarte spotkania konsultacyjne stanowią jeden ze sposobów realizacji zasady przejrzystości i jawności w procesie legislacyjnym. Jest to metoda, którą powinno stosować się jako forum wymiany informacji oraz poglądów, a także odnajdywania źródeł problemów i ich rozwiązań. Dzięki nim można dowiedzieć się, jakie są preferencje społeczne dotyczące określonego zagadnienia.
Spotkania te można przeprowadzać na różnych etapach procesu, począwszy od prekonsultacji, poprzez formalny etap konsultacji publicznych, a także po ich zakończeniu. Na każdym z nich można założyć sobie różne cele:
- podczas prekonsultacji – zebranie potrzeb społecznych i opinii nt. proponowanych rozwiązań, diagnoza dodatkowych luk w przepisach oraz spornych kwestii, zaproszenie do aktywnego udziału w formalnych konsultacjach publicznych;
- w toku konsultacji publicznych – zebranie opinii i poprawek do prezentowanych zmian w prawie w celu udoskonalenia projektu, a także wyjaśnienia wątpliwości;
- po zakończeniu konsultacji publicznych – udzielenie informacji zwrotnej o podjętych rozstrzygnięciach i kolejnych krokach, ewentualnie poznanie opinii po dokonaniu istotnych zmian w przepisach, które były wcześniej konsultowane.
Co przed spotkaniem?
Warto w zaproszeniu zwięźle zaprezentować powody, dla których są podejmowane zmiany w prawie. Można podać dane jakościowe i ilościowe, które zobrazują problem i staną się podstawą do dyskusji na temat proponowanych rozwiązań. Samo zaproszenie powinno być napisane prostym językiem, jasnym i zrozumiałym w odbiorze. Dodatkowo warto przedstawić planowaną agendę spotkania, w której będzie czas na dyskusję i zbieranie opinii.
Informacje o spotkaniu można przekazać różnymi kanałami, by dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Wykorzystać do tego można np. stronę internetową danej instytucji, profile w social mediach, mailing, ogłoszenia w siedzibie urzędu.
Jeszcze przed wydarzeniem warto sporządzić regulamin konsultacji publicznych, w którym zawarte będą informacje także o przebiegu otwartego spotkania konsultacyjnego.
Kogo zaprosić?
W kolejnym kroku należy zadbać o to, by informacja o organizowanym przedsięwzięciu dotarła do potencjalnie zainteresowanych osób, organizacji czy instytucji. W tym celu należy zaplanować listę interesariuszy, do których zostanie skierowane zaproszenie. Należy pamiętać o jawności takiej listy.
W doborze potencjalnych interesariuszy może pomóc Baza podmiotów do konsultacji. Dodatkowo można skorzystać z informacji wewnętrznych urzędu, np. danych kontaktowych podmiotów, które kierowały swoje apele lub petycje w określonych sprawach, uczestników grup roboczych lub innych wydarzeń konsultacyjnych.
Trzeba pamiętać, że w konsultacjach publicznych może wziąć udział każdy, kto jest zainteresowany przedmiotem regulacji. Dlatego, zgodnie z zasadą powszechności, należy zapewnić jak najszerszy dostęp do udziału w wydarzeniu. Najlepiej zadbać o to, by w spotkaniu wzięły udział osoby, które uprzednio formalnie zgłosiły swój udział.
Co na spotkaniu?
Podczas spotkania powinny zostać przedstawione bardziej szczegółowe założenia regulacji, a także najistotniejsze jej rozwiązania. To okazja do wymiany doświadczeń, udzielenia wyjaśnień i odpowiedzi na pytania.
Co ważne, podczas spotkania należy stworzyć realną możliwość jego uczestnikom do zadawania pytań i komentowania propozycji. Dodatkowo, aby spotkania otwarte było bardziej efektywne, szczególnie przy dużej liczbie zainteresowanych, można podzielić uczestników na zespoły robocze i zapewnić odpowiedni czas na zadaniową pracę.
By móc później w pełni skorzystać z informacji i doświadczeń wynikających z dyskusji, warto zadbać o sporządzenie protokołu spotkania. Dostęp do niego powinni mieć uczestnicy wydarzenia, a także wszystkie pozostałe zainteresowane osoby.
Aby dokumentacja spotkania była pełna, w protokole należy zawrzeć informacje takie jak:
- skrócony opis konsultowanego zagadnienia, ewentualnie projekt dokumentu danej regulacji;
- pytania zadawane uczestnikom i odpowiedzi;
- tryb pracy podczas spotkania (np. grupy robocze – ich organizacja, liczebność);
- zbiorcze zestawienie zebranych opinii i uwag wraz z odniesieniem do nich;
- dodatkowe ustalenia dotyczące m.in. terminów i planowanym dalszym procedowaniu.
Co po spotkaniu?
Bez względu na etap, na którym przeprowadzono spotkanie, istotną kwestią jest udzielenie uczestnikom spotkania kompletnej informacji o następnych planowanych krokach, a także możliwych rozstrzygnięciach. Kluczowe jest przekazanie wiadomości wynikających z protokołu. O wynikach przeprowadzonego spotkania należy poinformować w Ocenie Skutków Regulacji projektu, a także raporcie z konsultacji publicznych.
Dobrą praktyką będzie dodanie uczestników spotkania z etapu prekonsultacji do listy podmiotów zaproszonych do formalnych konsultacji publicznych.