Spotkania grup roboczych
Grupy robocze stanowią efektywną formę pracy nad projektami regulacji, ze względu na możliwość uzyskania konkretnych informacji i precyzyjnego formułowania rozwiązań.
Grupa może być stała i funkcjonować jako zespół pomocniczy, np. przy ministerstwie, lub być doraźnie powoływana do wykonania określonego zadania związanego z procesem legislacyjnym.
Grupy robocze można dodatkowo podzielić tematycznie, zadaniowo lub w inny sposób, który zapewni jeszcze lepsze rezultaty. Głównym celem pracy takiej grupy powinno być wypracowanie konkretnych rozwiązań, rekomendacji i propozycji doskonalenia rozwiązań oraz przepisów, a w przypadku grup stałych – również monitorowanie wdrożonych rozwiązań i proponowanie ulepszeń.
Grupy robocze mogą być elementem innej metody – otwartych spotkań konsultacyjnych.
Na jakim etapie powołać grupę roboczą?
Metoda grup roboczych jest szczególnie skuteczna w określonych sytuacjach:
- na etapie prekonsultacji - sprawdza się przy przygotowywaniu oraz diagnozowaniu potrzeb społecznych i koncepcji;
- w trakcie konsultacji publicznych - jest przydatna, gdy założenia interwencji legislacyjnej są gotowe i upublicznione, a regulację można doskonalić. Wówczas uwagi pojawiające się podczas spotkań powinny być poddane analizie i rozstrzygnięciu, a także opisane w raporcie z konsultacji;
- po konsultacjach - spotkania grup roboczych są szczególnie potrzebne, gdy przedmiot prac jest skomplikowany i w trakcie konsultacji pojawiały się rozbieżne stanowiska i interesy; w tej sytuacji mogą pomóc w podjęciu konsensualnych rozstrzygnięć.
Skład grupy roboczej
Przed powołaniem grupy roboczej kluczowe jest określenie jej składu. Możliwe są dwa podejścia:
- grupy reprezentujące różne zainteresowane strony – to rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sytuacjach, gdy zarysowują się odrębne stanowiska, a poszczególni członkowie spotkania mogą mieć różne perspektywy, a czasami także sprzeczne interesy;
- grupy skupiające ekspertów – w tym przypadku istotne jest posiadanie listy specjalistów w danej dziedzinie, prezentujących różnorodne i reprezentatywne punkty widzenia. W tej sytuacji warto rozważyć ogłoszenie otwartego naboru, pamiętając o precyzyjnym określeniu zasad rekrutacji do takiej grupy.
Jak wykorzystać potencjał spotkania grupy roboczej?
Sprawne działanie grupy roboczej zależy od kilku istotnych elementów:
- koordynacja prac – niezbędne jest wyznaczenie osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za koordynację. Do zadań koordynatora należy rekrutacja, komunikacja z członkami, monitorowanie postępów, a także ustalanie agendy spotkań i ich regulaminu;
- zasady działania – prace grupy powinny odbywać się według wcześniej ustalonych reguł, można je zawrzeć np. w stworzonym regulaminie. Obejmują one:
- sposób podejmowania decyzji: należy określić, czy grupa dąży do konsensusu, czy dopuszcza głosowanie, a jeśli tak, to jakie reguły nim rządzą,
- postępowanie w sytuacjach impasu: ważne jest ustalenie procedur na wypadek kontrowersyjnych kwestii,
- zasady przechowywania danych i komunikacji: dotyczy to zarówno wymiany informacji między organizatorem a członkami, jak i wzajemnej komunikacji między samymi członkami grupy, zwłaszcza w przerwach między spotkaniami;
- moderacja – spotkania powinny być prowadzone przez doświadczonego moderatora. Jego rola polega na czuwaniu nad równym udziałem wszystkich uczestników w dyskusji oraz nad tempem pracy, aby grupa efektywnie realizowała postawione cele.
Dobrą praktyką po zakończeniu spotkań grup roboczych jest przekazywanie informacji zwrotnej o ich przebiegu, a także o podjętych rozstrzygnięciach. Transparentne postępowanie i komunikowanie może zachęcić w przyszłości do dalszego udziału w pracach tego typu gremiów. O wynikach prac grup roboczych należy poinformować w Ocenie Skutków Regulacji (OSR) projektu, a także w raporcie z konsultacji publicznych.