Spotkania otwarte dla uczestników konsultacji pisemnych
Spotkania dla osób i instytucji, które wzięły udział w konsultacjach pisemnych, są efektywną metodą, której celem jest pogłębienie dialogu nad zgłoszonymi propozycjami. Metoda ta wyróżnia się precyzyjnym doborem uczestników oraz jasno określonymi celami.
Uczestnicy spotkania
Kluczowym elementem tej metody jest zawężenie grona uczestników spotkania. Zaprasza się wyłącznie osoby czy podmioty, które sformułowały i zgłosiły uwagi do konsultowanego rozwiązania na wcześniejszym etapie konsultacji pisemnych. Takie podejście zapewnia, że wszyscy obecni mają już wcześniejsze rozeznanie w temacie i konkretne, pisemnie wyrażone stanowiska do omówienia.
Głównym zadaniem tych spotkań jest przeprowadzenie dyskusji nad wcześniej zgłoszonymi uwagami. Spotkanie to ma umożliwić:
- doprecyzowanie stanowisk uczestników;
- zadanie pytań autorom zgłoszonych uwag;
- wypracowanie wspólnych rozwiązań.
Przebieg spotkania
Spotkanie należy rozpocząć od zwięzłego przedstawienia rodzaju uwag zgłoszonych do projektu. Należy podkreślić kwestie, które wzbudziły najwięcej kontrowersji, by w drodze dyskusji móc odpowiedzieć na zastrzeżenia, wyjaśnić wątpliwe wątki i doprecyzować zapisy.
Nad prawidłowym przebiegiem spotkania czuwa moderator. Jego rola jest kluczowa dla efektywności dyskusji, w której mogą ścierać się różne punkty widzenia i interesy. Moderator powinien rozpocząć spotkanie od zaprezentowania stanowisk dotychczas zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych. To ustawia kontekst i zapewnia, że wszyscy uczestnicy są świadomi zakresu wcześniejszych uwag.
W sytuacji, kiedy konsultowany temat jest rozległy bądź budzi kontrowersje, zaleca się zastosowanie strategii podziału. W takich przypadkach warto podzielić uczestników na mniejsze grupy. Zadaniem tych grup jest praca nad wyodrębnionymi wątkami, które następnie składają się na propozycję rozwiązania. Taka segmentacja pozwala na bardziej dogłębną analizę poszczególnych aspektów problemu i efektywniejsze wypracowywanie spójnych wniosków.
O tym jak organizacyjnie przygotować i przeprowadzić spotkanie otwarte można dowiedzieć się z artkułu nt. otwartych spotkań konsultacyjnych.
O wynikach przeprowadzonego spotkania należy poinformować w Ocenie Skutków Regulacji (OSR) projektu, a także raporcie z konsultacji publicznych.