» Udostępnianie dokumentacji osobowej i płacowej do celów emerytalno-rentowych 

Zasób archiwum zakładowego służy przede wszystkim potrzebom wewnętrznym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Udostępniany jest również, w różnych celach (np. naukowych, prawnych, genealogicznych) osobom trzecim, a także uprawnionym do tego jednostkom organizacyjnym (np. sądy i prokuratury).

Dokumentację z zasobu archiwum zakładowego udostępnia się przez:

• umożliwienie do niej wglądu na miejscu w archiwum zakładowym,
• jej wypożyczenie (pracownikom ministerstwa, sądom, prokuraturom),
• przekazanie kopii tej dokumentacji,
• przekazanie informacji o zawartości dokumentacji.

Udostępnienie materiałów archiwalnych (akta kat. A) osobom trzecim odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w szczególności art. 35 ust. 3, art. 16a ust. 1, art. 16b, art. 16c ust. 1 i 4) na podstawie wniosku, przekazanego do Ministerstwa w postaci tradycyjnej (pocztą, ew. osobiście w biurze podawczym) lub elektronicznej (poprzez ePUAP lub pocztą elektroniczną). Zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych wydaje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.

Dokumentacja niearchiwalna (akta kat. B) zgromadzona w archiwum zakładowym może zostać udostępniona w oparciu o inne akty prawne, np. ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (również na podstawie wniosku).

Wniosek o udostępnienie dokumentacji z archiwum powinien zawierać możliwie pełne informacje o tematyce akt, które miałaby zostać udostępnione. Archiwista po przeprowadzeniu kwerendy w ewidencji i zasobie archiwum zakładowego może wskazać konkretne teczki, jakie zostaną udostępnione lub przekazać zainteresowanemu spisy zdawczo-odbiorcze celem osobistego wytypowania teczek do udostępnienia.

Archiwum zakładowe dysponuje jednym stanowiskiem pracy dla korzystających z dokumentacji. Podczas umówionej wizyty w archiwum zakładowym użytkownik zapoznający się z aktami i ewidencją archiwum zakładowego może je fotografować (o ile nie zachodzą wynikające z przepisów przesłanki do ograniczenia dostępu do dokumentacji).