Zapytanie ofertowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł

Departament Ochrony Zabytków w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego poszukuje osoby do wykonywania zadań w ramach umowy cywilno-prawnej.

Przedmiotem umowy jest usługa polegająca na  wsparciu organizacyjno – administracyjnym członków kierownictwa w zakresie prowadzonych prac regulujących ochronę zabytków.

Termin realizacji umowy

Planowany termin na realizację umowy cywilno-prawnej: od dnia zawarcia Umowy przez 12 miesięcy.

Zlecenie wymaga obecności w siedzibie Zamawiającego  (ul. Krakowskie Przedmieście 15, Warszawa) nie rzadziej niż 2-3 razy w tygodniu.

Ww. czynności będą wykonane w czasie nie dłuższym niż 120 godzin miesięcznie/1440 godzin w czasie 12 miesięcy. Za czas wykonania czynności, uznaje się tylko czas faktycznej realizacji tych czynności. Wszelkie przerwy w wykonywaniu tych czynności nie stanowią czasu ich wykonywania i nie przysługuje za nie wynagrodzenie.

Wymagania związane z realizacją umowy zlecenia:

Wymagania niezbędne:

• wykształcenie wyższe,
• wiedza ogólna z zakresu ochrony dziedzictwa kulturowego, w tym znajomość ustawy
  o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
• biegła obsługa oprogramowania MS Office,
• umiejętności komunikacyjne i organizacyjne.

Wymagania pożądane:

• znajomość systemu EZD PUW,
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• dokładność, rzetelność, terminowość,  dobra organizacja pracy, umiejętność pracy
  w zespole,
• dyspozycyjność.

Wymagane dokumenty:

• Curriculum vitae,
• Załącznik nr 1 – formularz oferty
• Załącznik nr 2 - informacja dla osób, od których zbierane są dane

Termin składania dokumentów:

do 9 września 2025 r.

Miejsce składania dokumentów:

• Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie ww. dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej na formularzu załączonym do niniejszego zaproszenia, na adres: doz@kultura(dot)gov(dot)pl. W tytule e-maila prosimy  o zapis: „Oferta – usługa organizacyjno – administracyjna”.
• Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 10.09.2025 roku.
• Oferty złożone po upływie powyższego terminu nie będą brane pod uwagę.
• Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
• W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Kryteria wyboru:

• Cena oferty powinna zawierać wszystkie elementy cenotwórcze wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu zamówienia. Zaoferowane ceny winny być cenami całkowitymi i ostatecznymi, uwzględniającymi wszelkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną oferty podaną cyfrowo a słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta cena oferty podana słownie.
• W rozmowie kwalifikacyjnej będą oceniane umiejętności komunikacyjne i organizacyjne oraz predyspozycje do realizacji zadania. Wszyscy kandydaci w rozmowie kwalifikacyjnej otrzymają ten sam zestaw pytań, które będą punktowane zgodnie z przyjętymi przez Zamawiającego  punktacją.          

Wybór nastąpi po przeprowadzeniu oceny złożonych dokumentów (pod kątem spełniania określonych powyżej wymagań) oraz po przeprowadzeniu rozmowy wstępnej z wybranymi kandydatami, podczas której weryfikowane będą predyspozycje do realizacji zadania.

Dodatkowe informacje:

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. W sprawach niniejszego postępowania prosimy kontaktować się elektronicznie na adres: doz@kultura.gov.pl .
3. Odpowiedzi na pytania dotyczące niniejszego postępowania zostaną przesłane na adres poczty elektronicznej nadawcy.
4. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do połowy dnia, w którym upływa wyznaczony termin składania ofert.
5. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynął po upływie terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego, lub dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
6. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego.
7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania ofertowego.
8. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
9. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych/częściowych.
10. Termin związania ofertą wynosi 14 dni – bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu złożenia ofert.
11. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
12. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.
13. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
14. Przez kryteria wyboru rozumie się sumę punktacji uzyskanej przez oferenta z wszystkich kryteriów podlegających ocenie.
15. Zamawiający odrzuci oferty sporządzone niezgodnie z niniejszym Zapytaniem ofertowym do składania ofert oraz oferty zawierające rażąco niską cenę (po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do złożenia wyjaśnień / kalkulacji ceny i ocenie tychże przez Zamawiającego).
16. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy który jest podmiotem podlegającym wykluczeniu, o którym mowa w art. 7 ust. 1 w związku z ust. 9 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507).

Zastrzeżenia i negocjacje umowy.

1. Zamawiający nie gwarantuje zawarcie umowy z Wykonawcą, który uzyskał największą liczbę punktów lub który złożył jedyną ofertę w postępowaniu.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo na negocjacje w zakresie obniżenia wysokości wynagrodzenia zaoferowanego przez Wykonawcę.
3. Oferent zobowiązuje się, że podana w Formularzu ofertowym cena nie ulegnie podwyższeniu w czasie realizacji całego przedmiotu zamówienia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.
5. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie lub na adres poczty elektronicznej nadawcy.
6. Zamawiający zastrzega, iż w sytuacji, gdy wyłoniony Wykonawca będzie uchylał się od podpisania umowy zostanie wybrany Wykonawca, który zajął kolejne miejsca na liście rankingowej i potwierdzi chęć realizacji zamówienia.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

Płatności:

Zamawiający przewiduje płatność przelewem w terminie 14 dni od dnia otrzymania od Wykonawcy prawidłowo wystawionego rachunku.

Rozliczenia między Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w polskich złotych.

 Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
2. Oferta zawiera łączny koszt uwzględniającymi wszelkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia netto i brutto.