Zapytanie ofertowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 170 tys. zł

Działając na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1320 z późn. zm.) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:

Opis przedmiotu zakupu:

Przedmiotem zakupu jest usługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia dla pracowników Zamawiającego szkoleń zamkniętych z tematu: Identyfikowanie podrobionych dokumentów jako instrument przeciwdziałania nadużyciom finansowym, w tym w FEnIKS. Szkolenia zostaną przeprowadzone stacjonarnie w maju 2026 r.

Szczegółowy program szkolenia przedstawiony przez Wykonawcę będzie podlegać akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy. Szkolenie powinno mieć bardziej praktyczny niż teoretyczny (wykładowy) charakter, być zilustrowane przykładami i powinno angażować uczestników w temat.

Szkolenie Identyfikowanie podrobionych dokumentów jako instrument przeciwdziałania nadużyciom finansowym, w tym w FEnIKS powinno obejmować co najmniej następujące zagadnienia:

1. Fałszerstwa dokumentów – skala zjawiska i jego konsekwencje
2. Techniki fałszowania dokumentów (zilustrowane przykładami) – w tym pieczęci, dat, podpisów
3. Sposoby weryfikacji autentyczności dokumentów
4. Weryfikacja dokumentów elektronicznych
5. Kluczowe dokumenty i wytyczne dotyczące wykrywania nadużyć finansowych, w tym w funduszach europejskich

Informacje dotyczące organizacji zajęć w ramach szkolenia:

• Szkolenie z tematu Identyfikowanie podrobionych dokumentów jako instrument przeciwdziałania nadużyciom finansowym, w tym w FEnIKS zostanie zrealizowane w ramach czterech jednodniowych stacjonarnych sesji szkoleniowych.
• W szkoleniu weźmie udział maksymalnie 100 osób (średnio około 25 osób na 1 sesję, nie więcej niż 28 osób w jednym terminie). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia całkowitej liczby uczestników, nie więcej jednak niż o 20% tj. do 80 osób.
• Każdy dzień szkoleniowy będzie realizowany w wymiarze 8 godzin lekcyjnych.
• Sesje szkoleniowe odbędą się w maju 2026 r., w uzgodnionych z Zamawiającym terminach wskazanych w formularzu ofertowym w dzień roboczy (tj. z wyłączeniem świąt, sobót i niedziel).

Przedmiot zamówienia obejmie:

1. Przeprowadzenie szkoleń w trybie stacjonarnym, zgodnie z uzgodnionymi terminami, harmonogramem, programem i warunkami z zapytania ofertowego oraz złożoną ofertą.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację szkoleń, którą Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym.
3. Zaangażowanie co najmniej 1 trenera do prowadzenia szkoleń. Jeżeli sesje szkoleniowe ma prowadzić więcej niż jeden trener, należy odpowiednio dodać pola w załączniku nr 2 (zduplikować punkty 7, 8 i 9 formularza). Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty i spełniać założone warunki.
4. Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkoleń (podlegających akceptacji Zamawiającego); Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego propozycję harmonogramu oraz szczegółowego programu szkoleń. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa powyżej, w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy propozycje uwzględniające uwagi Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego.
5. Przygotowanie i przekazanie uczestnikom w czasie sesji szkoleniowych materiałów szkoleniowych w formie papierowej obejmujących:

• program szkoleń,
• prezentację wykorzystywaną podczas szkoleń,
• notatnik (nie mniej niż 20 kartek) oraz długopis,
• segregator lub teczkę w twardej oprawie na materiały szkoleniowe.

6. Oznaczenie logotypami zgodnie z Zasadami komunikacji marki Fundusze Europejskie 2021-2027 materiałów szkoleniowych oraz zaświadczeń dla wskazanych przez Zamawiającego osób.
7. Zamawiający zastrzega możliwość zgłoszenia konieczności dostosowania materiałów szkoleniowych dla niektórych uczestników szkoleń zgodnie ze „Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027”: w szczególności ze standardem informacyjno-promocyjnym w części dot. materiałów, informacji pisanej oraz informacji elektronicznej, stanowiącymi załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027[*].
8. Dostarczenie Zamawiającemu elektronicznej wersji materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej.
9. Zapewnienie sali szkoleniowej wskazanej w formularzu ofertowym - dostosowanej do wielkości grupy, usytuowanej w odległości do 3 km od siedziby MKiDN (ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa), liczone w linii prostej, odpowiednio oświetlonej (w tym światło dzienne) i wyposażonej w klimatyzację oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia, w tym stoły i krzesła z miękkim siedziskiem, sprzęt niezbędny do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych i warsztatowych - ekran, projektor multimedialny, flipchart, pisaki. Miejsce szkolenia powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową.
10. Zapewnienie dla każdego uczestnika szkoleń wyżywienia, tj. odpowiednio na każdej sesji szkoleniowej:
    • poczęstunku w czasie przerw kawowych w następującym asortymencie: kawa, herbata, mleko do kawy, woda, zimne napoje, ciasteczka, owoce, (trzy serwisy kawowe każdego dnia szkolenia);
    • dwudaniowego obiadu ze świeżych produktów (do wyboru na miejscu posiłek wegetariański), podanego na zastawie obiadowej w odrębnym pomieszczeniu przystosowanym bądź służącym do spożywania posiłków z możliwością spożywania posiłku na siedząco; miejsca siedzące powinny być wydzielone (zarezerwowane) dla uczestników szkolenia, a czas oczekiwania na posiłek nie dłuższy niż 10 min. Miejsce przeznaczone na spożycie posiłku powinno umożliwiać uczestnikom dotarcie do miejsca spożywania posiłku, zjedzenie obiadu oraz powrót do sali szkoleniowej w ciągu trwania przerwy obiadowej.
    • w przypadku wcześniejszego zgłoszenia (dla maksymalnie trzech osób na 1 sesję szkoleniową) wyżywienia spełniającego specjalne potrzeby żywieniowe (np. dieta wegańska, bezglutenowa, bezlaktozowa, uwzględniająca alergie itp.).

Wszystkie produkty żywnościowe muszą spełniać określone przepisami normy jakości żywienia. Miejsce posiłku powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową.

11. Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia obecności na sesjach szkoleniowych podpisanego przez każdego z uczestników.
12. Przygotowanie i wydanie uczestnikom papierowych imiennych zaświadczeń o ukończeniu szkoleń.
13. Przeprowadzenie pod koniec każdej sesji szkoleniowej ankiety ewaluacyjnej wśród uczestników szkoleń.
14. W terminie 5 dni roboczych od daty zakończenia ostatniej sesji szkoleniowej, sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu w formie elektronicznej: raportu końcowego składającego się co najmniej z analizy Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia (wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego) zawierającej oceny uczestników oraz wnioski i rekomendacje dla Zamawiającego, a także kopie wydanych zaświadczeń, listę uczestników, którzy brali udział w szkoleniu oraz elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej. W formie papierowej Zamawiającemu zostaną przekazane papierowe listy obecności oraz arkusze oceny szkoleń.
15. W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu jednej lub więcej sesji szkoleniowej Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany oraz przedstawi propozycję nowego terminu lub terminów, nie późniejszego jednak niż 8 czerwca 2026 r. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycję nowego terminu lub terminów w ciągu 3 dni roboczych od jej otrzymania.

Koszty:

1. W ofercie należy zawrzeć koszt uczestnictwa 1 osoby w szkoleniu, a także całościowy koszt za realizację całego przedmiotu zamówienia.
2. Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych i stanowi usługę kształcenia zawodowego dla pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775 z późn. zm.).
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Warunki udziału:

O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:

1. posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia przedstawionego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

2. w okresie od 01.01.2023 r. do dnia poprzedzającego termin na złożenie ofert wykonały co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń stacjonarnych w formule zamkniętej dla minimum 80 uczestników każda;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

3. posiadają odpowiadający potrzebom Zamawiającego wstępny szczegółowy programy szkolenia;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

4. dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie tj. wyznaczą co najmniej 1 trenera dedykowanego do prowadzenia szkoleń, spełniającego łącznie następujące warunki:

• posiadanie co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia szkoleń,
• w okresie od 01.01.2023 r. do dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin na składanie ofert przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z zakresu tematycznego szkolenia.

W przypadku chęci wyznaczenia większej liczby trenerów każdy z nich musi spełniać łącznie powyższe warunki. Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1  i nr 2 do zapytania ofertowego.

5. złożą w terminie kompletną ofertę. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

6. zatrudniają na podstawie umowy o pracę co najmniej jedną osobę, która będzie wykonywała czynności związane z usługą, w wymiarze co najmniej pół etatu. (Jeżeli Wykonawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i osobiście wykonuje czynności związane z usługą, Zamawiający traktuje to jako równoważne do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tj. warunek może zostać uznany za spełniony).

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

7. nie podlegają wykluczeniu zgodnie z art.7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514 ze zm.)

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

8. nie znajdują się w stanie likwidacji lub upadłości

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:

• wstępny szczegółowy program szkoleń;
• doświadczenie trenera/trenerów wraz z informacjami na temat kwalifikacji niezbędnych do przeprowadzenia szkoleń;
• łączna cena za przeprowadzenie projektu szkoleniowego (szkolenie będzie w 100% finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego pracowników wobec czego zwolnione będzie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29, lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775 z późn. zm.)).

Informacje dodatkowe:

1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
6. Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego szkolenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
7. Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Informacje na temat procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów w MKiDN znajdują się na stronie: https://bip.mkidn.gov.pl/pages/zgloszenia-wewnetrzne-sygnalistow.php
10. Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Danuta Pietrzak – główny specjalista w Wydziale Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 369 lub pani Monika Just Naczelnik Wydziału Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 216.
11. W razie zadania pytań merytorycznych przez jednego z potencjalnych Wykonawców do terminu składania ofert, odpowiedź udzielona przez Zamawiającego zostanie opublikowana pod zapytaniem ofertowym. Pytania prosimy kierować na niżej podane adresy mailowe.
12. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres: dpietrzak@kultura.gov.pl oraz mjust@kultura.gov.pl do 13 kwietnia 2026 r. do godz. 10:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Prosimy o upewnienie się, że złożona oferta dotarła do MKiDN pod wyżej wymienionymi numerami telefonów.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: iod@kultura.gov.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją procedury rozstrzygnięcia zapytania ofertowego, zgodnie z ustawami o zamówieniach publicznych i finansach publicznych oraz dla wypełnienia obowiązujących przepisów w zakresie archiwizacji dokumentów;
• dane będą przetwarzane do czasu zakończenia czynności związanych z rozstrzygnięciem postępowania, terminami określonymi w przepisach o finansach publicznych, a następnie przez okres przechowywania przewidziany dla kategorii archiwalnej dokumentacji postępowania;
• podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
• ^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą umowy
• ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że jeśli w szkoleniu wezmą udział pracownicy zaangażowani we wdrażanie FEnIKS, Administratorem danych może stać się Minister Funduszy i Polityki Regionalnej: https://www.feniks.gov.pl/strony/zasady-przetwarzania-danych-osobowych-w-programie-fundusze-europejskie-na-infrastrukture-klimat-srodowisko/

Ponadto Zamawiający informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w procedurze określonej w zapytaniu ofertowym.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.