Zapytanie ofertowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł

Działając na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 poz. 1320) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:

Opis przedmiotu zakupu:

Zakup, dostawa wraz z  montażem dwóch elektronicznych depozytorów służących do bezpiecznego przechowywania kluczy w obiekcie Atrium Plaza al. Jana Pawła II 29 w Warszawie

Przedmiot zamówienia obejmie:

1. dostawa na potrzeby Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie dwóch elektronicznych depozytorów na klucze wraz z oprogramowaniem niezbędnym do prawidłowego działania, a także uruchomienie urządzeń, przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi oraz świadczenie pomocy technicznej w okresie trwania gwarancji.
2. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1
3. zamawiający wymaga dołączenia do składanej oferty opisy oferowanych elementów zamówienia, których opisy zostały określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Zamawiający dopuszcza wskazania linków z własnej strony, do oferowanego asortymentu.
4. oferta nie spełniająca wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia będzie podlegała odrzuceniu i nie będzie oceniana przez Zamawiającego.

Koszty:

1. w ofercie należy zawrzeć koszt netto = brutto za realizację całego przedmiotu zamówienia.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Warunki udziału:

O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:

1. oferta kompletna złożona w terminie do 13 października 2025 r.
   Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia.
2. oferta złożona po wyznaczonym terminie nie będzie rozpatrywana.
3. złożenie oferty na formularzu załączonym do niniejszego zapytania– załącznik nr 2.
4. formularz oferty ma posiadać podpis Wykonawcy.
5. niekompletna i bez podpisu oferta złożona w wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

 Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie kryteriów:

1. Cena – 100%

Informacje dodatkowe:

1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie.
4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
6. Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanych warsztatów praktycznych. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
7. Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Agnieszka Łęgowska –tel. (22) 42 10 462.
10. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres: alegowska@kultura.gov.pl  do 13 października 2025 r. do godz. 9:00  (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Prosimy o upewnienie się, że złożona oferta dotarła do MKiDN pod wyżej wymienionymi numerami telefonów.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;
• w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pomocą poczty tradycyjnej na adres Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres: iod@kultura.gov.pl;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych;
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przetwarzania obejmuje cały czas trwania umowy a w przypadku postępowań finansowanych ze środków pozabudżetowych - okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiada:
  • na podstawie art. 15 RODO prawo do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu* do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  • * Prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony prawnej innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane zostaną przekazane Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający bezpośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.