Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Zapisz się do Biuletynu EZD

3-4 minuty czytania | 99% praktycznej wiedzy

Witaj w Biuletynie EZD!

Co dzieje się z tysiącami listów, które każdego dnia trafiają do polskich urzędów w tradycyjnej postaci papierowej? Odpowiedzią jest skład chronologiczny – fizyczne miejsce (pudło, segregator, regał), do którego trafiają oryginały dokumentów po ich uprzednim zeskanowaniu i zarejestrowaniu w systemie EZD.

Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby przenoszenia teczek między biurkami: papier bezpiecznie składowany jest w jednym miejscu, a urzędnicy pracują wyłącznie na cyfrowym odwzorowaniu dokumentu. W tym wydaniu biuletynu podpowiadamy, jak skonfigurować skład chronologiczny i jak go używać.

 

Caspar David Friedrich, Wędrowiec nad morzem mgły (1818)

ABC składu chronologicznego w EZD RP

• Konfiguracja składu chronologicznego
• Rejestracja pism wpływających
• Zamówienie wypożyczenia dokumentów ze składów chronologicznych

Kurs e-learningowy

• Czym jest skład chronologiczny?
• Jak rejestrować dokumenty w składzie chronologicznym?
• Jak obsługiwać kartony i składy dokumentów w systemie EZD RP?

📝 Weź udział w kursie

Lista najczęściej zadawanych pytań (FAQ)

• Kiedy należy uruchomić skład chronologiczny?
• Czy trzeba go dodatkowo przygotować do archiwizacji?
• Jak wygląda brakowanie dokumentów z takiego składu?

👉 Znajdź odpowiedź na swoje pytanie

EZD w praktyce

Wywiad

Jako podmiot wiodący możemy centralnie zarządzać systemem – uruchomienie nowej jednostki zajmuje zaledwie kilkanaście minut, a zmiany w uprawnieniach czy konfiguracji wprowadzane są z jednego miejsca – Jacek Lara, zastępca dyrektora Biura Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego i główny koordynator EZD w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego (UMPT).

👉 Poznaj historię wdrożenia EZD RP w UM Piotrkowa Trybunalskiego

Grafika

System EZD RP jest udostępniany bezpłatnie na licencji freeware, co oznacza, że każdy zainteresowany podmiot (również osoba fizyczna czy firma prywatna) może pobrać oprogramowanie i z niego korzystać bez opłat licencyjnych. W związku z tym, każdy może wdrożyć system samodzielnie, bez wsparcia NASK. Musi się jednak liczyć z tym, że tym samym rezygnuje z takich udogodnień jak:

• wsparcie wdrożeniowe i doradztwo;
• wsparcie techniczne i Service Desk;
• chmura SaaS EZD RP, w ramach której NASK odpowiada za bezpieczeństwo systemu, aktualizacje oraz wykonywanie kopii zapasowych;
• kompleksowy program szkoleń;
• migracja danych do nowego systemu.

Podstawowe kroki postępowania w przypadku samodzielnego wdrożenia podsumowuje poniższa grafika.

 

👉 Dowiedz się, jak samodzielnie wdrożyć EZD RP

Wideo

Administratorzy mogą korzystać z nowego zbioru filmów, który pokazuje krok po kroku, jak wykonywać najważniejsze czynności w systemach EZD RP i KUiP. Seria obejmuje między innymi takie tematy jak:

• zarządzanie użytkownikami KUiP,
• konfiguracja składów chronologicznych,
• zarządzanie słownikami.

Kliknij obrazek, by zobaczyć listę filmów:

 

Wskazówka

Jeśli potrzebujesz oznaczyć prowadzoną sprawę, posiadane pismo czy dokument, możesz dodać wyróżnik. Pozwala on zdefiniować obiekt i ułatwia jego znalezienie.

👉 Sprawdź, jak dodawać wyróżniki

Aktualizacja

Nowa wersja aplikacji NASK Desk 2.0.2.71. jest już dostępna w Podręczniku użytkownika EZD RP. Od 10 sierpnia starsze wersje NASK Desk nie będą współpracować z najnowszą wersją EZD RP, stąd też aktualizacja jest niezbędna, by aplikacja działała prawidłowo.

Przekaż tę informację osobom odpowiedzialnym za utrzymanie środowiska EZD RP w twojej jednostce.

👉 Przeczytaj, jak zainstalować aplikację i jak usunąć jej starą wersję

 

Do zobaczenia w kolejnym wydaniu!

Zapisz się do Biuletynu EZD