Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Zapisz się do Biuletynu EZD

4-5 minut czytania | 99% praktycznej wiedzy

Witaj w Biuletynie EZD!

Każda instytucja publiczna musi wiedzieć, jak postępować z dokumentacją od chwili wpływu, przez rejestrację i prowadzenie sprawy, aż po jej ostateczne zakończenie. Zasady te wyznacza instrukcja kancelaryjna (IK). To fundament zarządzania dokumentacją w polskiej administracji.

Instrukcja określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Stosowanie się do wymogów instrukcji kancelaryjnej:

• umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją;
• zwiększa bezpieczeństwo informacji i minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów;
• sprawia, że procesy obiegu dokumentacji są przejrzyste i zgodne z przepisami;
• pozwala na zatrzymanie dokumentu papierowego w składach chronologicznych i dalsze prowadzenie sprawy wyłącznie w postaci elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi zasadami.

EZD RP jest skalowalnym i elastycznym systemem, który pozwala dostosować narzędzie do wymogów prawnych, procedur oraz specyfiki danej organizacji. Z kolei wspomniane procedury wewnętrze podmiotu powinny realizować wymogi wynikające z IK.

Jak to wszystko dobrze połączyć? Zapraszamy do skorzystania z przygotowanych kursów online i odświeżenia wiedzy o instrukcji kancelaryjnej.

 

Georgios Jakobides, Czytająca dziewczyna (1882)

Kursy e-learningowe

• Instrukcja kancelaryjna – przepisy ogólne
• Czynności kancelaryjne cz. I – rejestracja i przetwarzanie przesyłek
• Czynności kancelaryjne cz. II – skład chronologiczny, dekretacja i sprawa

EZD w praktyce

Wywiad

Różnorodność jednostek zwiększała złożoność przedsięwzięcia. Urząd, szkoła, biblioteka czy jednostka pomocy społecznej mają inną strukturę organizacyjną, skalę działania i specyfikę prowadzonych spraw. Nie było więc możliwe zastosowanie identycznego modelu przygotowań w każdym przypadku – Krzysztof Chrobasik, pełnomocnik Prezydenta Miasta Żory ds. cyfryzacji, dyrektor Zarządu Budynków Miejskich oraz szef Centrum Obsługi Informatycznej.

👉 Poznaj historię wdrożenia EZD RP w 38 jednostkach miejskich w Żorach

Wskazówka

Wyniki wyszukiwania nie mieszczą się na ekranie? Dostosuj widok do swoich potrzeb.

Kiedy przeszukujesz dane w EZD RP wewnątrz modułów, obok pól Wyszukaj możesz znaleźć ikonę Pokaż kolumny: . Po jej kliknięciu pojawi się lista kolumn dostępnych w wynikach wyszukiwania. Jeśli chcesz:

• ukryć kolumnę – kliknij znak akceptacji. Znak zniknie, a kolumna zostanie ukryta.
• pokazać kolumnę – kliknij puste pole wyboru. Pojawi się znak akceptacji, a kolumna zostanie dołączona do tabeli z wynikami wyszukiwania.

👉 Dowiedz się więcej o wyszukiwaniu w EZD RP

Wideo

Obejrzyj nową serię filmów: Podstawy pracy w EZD RP i poznaj możliwości systemu z perspektywy pracownika merytorycznego.

Cały materiał podzieliliśmy na 23 tematy: od rejestracji dokumentów i prowadzenia spraw po obsługę korespondencji, podpisywanie pism czy współpracę z innymi użytkownikami.

W krótkich filmach pokazujemy krok po kroku realizację najczęstszych zadań. Dzięki temu możesz szybko uporządkować wiedzę lub nauczyć się podstaw pracy w EZD RP.

Kliknij obrazek, by zobaczyć listę filmów:

Aktualizacja

Sprawdź, co nowego pojawiło się w EZD RP:

• W Bazie Kontaktów umożliwiono weryfikację zakresu wprowadzanych zmian w poszczególnych kontaktach. W zakładce Historia stworzono strukturę historii zmian dla kontaktu/adresata.
• Umożliwiono wczytywanie zawartości nośników włączonych do systemu. Podczas rejestracji wpływu, użytkownik po zaznaczeniu opcji Nośnik włączony w całości lub w Metadane → Dodaj → Nośnik danych → Włączony w całości do systemu ma możliwość wczytania plików w różnych formatach.
• W module Administracja dodano kafelek Konfiguracja kanałów wysyłek rejestrowych w RKW dostępny wyłącznie z uprawnieniem Administracja.Podmiot.

👉 Zobacz pełną listę zmian w wersjach

 

Do zobaczenia w kolejnym wydaniu!

Zapisz się do Biuletynu EZD