Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

[WIDEO] Nagranie z webinarium

Spotkanie było poświęcone integracji EZD RP z Krajowym Systemem e-Faktur i stanowiło kolejny etap przygotowań Partnerów EZD RP do pracy z e-fakturami. Warto przypomnieć, że dwa tygodnie wcześniej odbyło się webinarium współorganizowane z Ministerstwem Finansów i Szefową Służby Cywilnej, poświęcone integracji KSeF nie tylko z EZD RP, lecz także z EZD PUW.

Dzisiejsze spotkanie koncentrowało się na rozwiązaniach związanych wyłącznie z systemem EZD RP – zarówno w wymiarze technicznym, jak i organizacyjnym. Otworzył je Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK, który podkreślił, że Partnerom EZD RP udostępniono testową wersję SaaS EZD RP zintegrowaną z KSeF. Testy przebiegły pozytywnie.

Dyrektor Madejczyk dodał, że od 29 stycznia dostępna będzie wersja produkcyjna – w modelu SaaS oraz on-premise (dla wersji A i B systemu EZD RP).

Prelegenci przedstawili najważniejsze założenia projektu integracji. Jej fundamentem jest automatyczne pobieranie faktur w formacie XML z KSeF do EZD RP.

Po stronie EZD RP faktury:

• są automatycznie rejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających,
• otrzymują numer RPW,
• są opisywane metadanymi,
• trafiają do dalszego obiegu zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji.

Jednocześnie podkreślono, że EZD RP nie jest systemem do wystawiania faktur. Generowanie e-faktur odbywa się w systemach finansowo-księgowych lub narzędziach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Istotnym elementem integracji jest także możliwość zdefiniowania konta technicznego lub osoby odpowiedzialnej za pobieranie dokumentów z KSeF.

Jednym z najważniejszych wątków webinarium były decyzje organizacyjne, które w praktyce decydują o powodzeniu wdrożenia integracji.

Zwrócono uwagę m.in. na konieczność:

• zapewnienia kontroli spójności danych między EZD RP a systemami finansowo-księgowymi / ERP,
• weryfikacji umów i zapisów dotyczących identyfikatorów podmiotów,
• przygotowania procedur na wypadek naruszenia bezpieczeństwa certyfikatu KSeF,
• określenia działań na wypadek przerwy w integracji,
• rozdzielenia odpowiedzialności technicznej i merytorycznej,
• dostosowania procedur rejestracji faktur do nowego modelu wpływu dokumentów.

Prelegenci z NASK wskazali, że poprawne pobranie faktury z KSeF nie oznacza automatycznie jej poprawności biznesowej lub prawnej, co wymaga precyzyjnego podziału ról i odpowiedzialności.

Integracja EZD RP z KSeF budzi pytania dotyczące organizacji pracy, bezpieczeństwa, odpowiedzialności oraz praktycznych scenariuszy wdrożenia. Wiele z nich pojawiało się już podczas wcześniejszych spotkań z Partnerami EZD RP.

Pytania i odpowiedzi zostały zebrane i uporządkowane w artykule, który pomaga przygotować organizację do pracy z KSeF w środowisku EZD.

Zachęcamy do zapoznania się z udostępnionym poniżej nagraniem z webinarium.