Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wysoka frekwencja wskazuje, że spotkanie trafiło w realną potrzebę administracji publicznej. Skala zainteresowania tematyką Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jego integracji z systemami EZD udostępnianymi przez NASK nie powinna dziwić, biorąc pod uwagę zbliżający się termin wdrożenia nowej platformy do obsługi e-faktur – 1 lutego 2026 roku.

Jednym z głównych punktów webinarium było omówienie zasad funkcjonowania KSeF oraz harmonogramu jego wdrażania. Od 1 lutego br. zasadą stanie się wystawianie faktur wyłącznie w postaci faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, ale obowiązek ten będzie wprowadzany etapami.

Najważniejszą częścią webinarium było omówienie integracji KSeF z systemami do elektronicznego zarządzania dokumentacją – EZD RP i EZD PUW. Prelegenci skupili się na wymaganiach organizacyjnych i technicznych, które należy spełnić, aby integracja przebiegała sprawnie i zgodnie z przepisami.

Podkreślono, że integracja pozwala nie tylko spełnić obowiązki ustawowe, lecz także realnie usprawnić obieg dokumentów finansowych, zautomatyzować procesy i ograniczyć ryzyko błędów.

Spotkanie poprowadzili eksperci Ministerstwa Finansów i NASK. Otworzył je Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK, a do uczestników zwróciła się także Szefowa Służby Cywilnej – minister Anita Noskowska-Piątkowska. W części poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur wystąpił Krzysztof Rogowski, dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów, który przedstawił założenia KSeF oraz najważniejsze zmiany wynikające z przepisów.

Zagadnienia związane z integracją EZD RP i EZD PUW z KSeF omówili Dorota Szymańska, kierownik Działu Planowania i Rozwoju EZD w NASK, oraz Maciej Gudowski, starszy specjalista ds. analizy biznesowej w NASK.

Podczas wystąpień poruszono wiele istotnych kwestii, w tym tę, że integracja EZD z KSeF nie jest obowiązkowa. Choć organizacje mogą korzystać z KSeF na różne sposoby, integracja systemów jest szczególnie rekomendowana, gdy EZD pełni funkcję głównego narzędzia obiegu i akceptacji dokumentów zakupowych.

W praktyce takie rozwiązanie okazuje się opłacalne, zwłaszcza gdy faktury przechodzą proces akceptacyjny w EZD, system jest centralnym punktem wejścia dokumentów, a dział księgowości potrzebuje spójnego obiegu i metadanych w jednym miejscu. Należy podkreślić, że nie jest to wymóg prawny, lecz decyzja biznesowa.

Duża frekwencja przełożyła się na liczne pytania zadawane w trakcie sesji Q&A. Dotyczyły one m.in. praktycznych aspektów korzystania z KSeF, w tym możliwości drukowania faktur. Wyjaśniono, że jest to możliwe, jednak rekomendowane pozostaje korzystanie z rozwiązań elektronicznych, które zapewniają pełną funkcjonalność w zakresie zarządzania dokumentacją.

Zachęcamy do zapoznania się z udostępnionym poniżej nagraniem z webinarium i prezentacjami. W najbliższym czasie opracujemy dokument zawierający odpowiedzi na pytania uczestników, który zostanie opublikowany w Portalu EZD RP.