Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Spotkanie otworzył wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski. Podkreślił rolę systemów klasy EZD w unowocześnianiu administracji publicznej i usprawnianiu obsługi spraw obywateli. Powiedział także o potrzebie dyskusji na temat transformacji administracji, która zachodzi wraz z upowszechnianiem EZD RP – bezpłatnego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, opracowanego w NASK.

Niedawno uczestniczyłem w spotkaniach z samorządowcami m.in. we Wrocławiu i na Pomorzu. Często pojawiały się pytania o przyszłość i rozwój EZD RP, stąd pomysł na kontynuowanie rozmów. Są po prostu potrzebne

– powiedział Dariusz Standerski.

Następnie głos zabrał Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK. W prezentacji „Strategia i rozwój EZD RP w świetle Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku” wspomniał m.in. o trwających pracach nad ustawą o EZD.

Zwrócił również uwagę na rozwijaną w NASK Platformę Wsparcia EZD RP, która ma umożliwić lepsze dopasowanie rozwiązań do potrzeb różnych typów instytucji. W jej ramach planowane jest udostępnienie m.in. Asystenta Urzędniczego AI. Narzędzie to ma wspierać przygotowywanie i redagowanie pism, automatyczne uzupełnianie i weryfikowanie metadanych, anonimizację dokumentów oraz inne zadania usprawniające codzienną pracę urzędników.

Warsztaty były także okazją do przedstawienia aktualnego obrazu funkcjonowania EZD RP w administracji publicznej. O skali wykorzystania systemu oraz działaniach wspierających instytucje korzystające z rozwiązania mówiła Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

Wskazała, że już ponad 5600 podmiotów wspieranych przez NASK korzysta z systemów EZD PUW i EZD RP. Ponad 3000 kolejnych instytucji znajduje się w trakcie procesu formalnego lub na etapie analizy wdrożenia.

EZD RP wdrażany jest m.in. w różnych jednostkach samorządu terytorialnego. Do projektu dołączyły tak duże instytucje jak Urząd Miasta Krakowa i Urząd m.st. Warszawy. W tym drugim przypadku system wdrażany jest w ponad tysiącu jednostek podległych. To wdrożenia imponujące pod względem skali, ale do korzystania z EZD RP zapraszamy oczywiście wszystkie zainteresowane podmioty

– powiedziała Magdalena Sawicka.

Wśród innych samorządów korzystających z EZD RP wymieniła m.in. Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego, a także urzędy miast w Siedlcach, Sopocie, Piotrkowie Trybunalskim i Tychach. Zachęciła również uczestników spotkania, którzy jeszcze nie podjęli decyzji o wdrożeniu systemu, do rozważenia tego kroku.

Automatyzacja obsługi dokumentów wpływających przez e-Doręczenia, ePUAP czy integracja z KSeF to tylko część korzyści. Lista możliwości jest znacznie dłuższa i naprawdę nie warto zwlekać

– podkreśliła Magdalena Sawicka.

Podczas warsztatów zaprezentowano także rozwiązania umożliwiające integrację EZD RP z innymi systemami informatycznymi. Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK, przedstawił Piaskownicę API EZD RP – centralnie udostępnione środowisko testowe, które pozwala partnerom technologicznym i dostawcom oprogramowania bezpiecznie sprawdzać integrację własnych rozwiązań z systemem.

Zainteresowanie testowaniem EZD RP szybko rośnie. Dostęp do środowiska deweloperskiego mają już 202 podmioty. W 2025 roku 55 nowych organizacji otrzymało konta testowe, a tylko w pierwszym kwartale tego roku zgłosiło się kolejnych 20

– wyliczał Jacek Orłowski.

Ważnym punktem programu była prezentacja planów rozwoju systemu. O kierunkach dalszych prac nad EZD RP oraz o rozwiązaniach przygotowywanych z myślą o przyszłych potrzebach administracji mówiła Dorota Szymańska, kierownik Działu Planowania i Rozwoju EZD w NASK.

Działania rozwojowe systemu EZD RP realizowane w 2026 roku.

Końcową część spotkania wypełniła dyskusja z udziałem przedstawicieli samorządów. Rozmowa dotyczyła praktycznych doświadczeń z użytkowania systemu, wyzwań pojawiających się podczas wdrożeń oraz oczekiwań wobec jego dalszego rozwoju.

Uczestnicy pytali m.in. o plany związane z implementacją pieczęci elektronicznej, migracją systemu z wersji A do B czy możliwości integracji z systemami dziedzinowymi. Eksperci NASK odpowiedzieli na pytania, a zebrane wnioski i opinie zostaną wykorzystane w kolejnych etapach rozwoju systemu oraz w działaniach wspierających jego wdrażanie w administracji publicznej.

Warsztaty „EZD RP w JST – status prac, wymiana doświadczeń i rozwój systemu” zostały zorganizowane w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, finansowanego z budżetu państwa w formie dotacji celowej Ministra Cyfryzacji.