Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w stolicy usprawni pracę urzędników i podniesie jakość obsługi mieszkańców. NASK zapewnia pełne wsparcie w trakcie wdrożenia EZD RP – od szkoleń użytkowników po udostępnienie chmury, w której przechowywane są dane i informacje. 

Spotkanie z warszawskimi urzędnikami, które zorganizowano 5 listopada, otworzył Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK, dyrektor ds. Nowych Technologii dla Polityk Publicznych. Krótko przedstawił ideę stojącą za EZD RP. Poinformował, że system finansowany jest w ramach budżetu państwa, a także projektów europejskich, zatem urzędy nie ponoszą kosztów wdrożeniowych, licencyjnych oraz związanych z utrzymaniem usługi chmurowej.

System opracowany przez NASK jest wygodnym rozwiązaniem dla jednostek administracyjnych. Nie musicie państwo ponosić kosztów, takich jak budowanie infrastruktury czy zatrudnianie informatyków, bo system jest całkowicie bezpłatny. Gwarantuje on także bezpieczeństwo – dane znajdujące się w systemie przechowywane są w krajowej, rządowej chmurze

– powiedział Mariusz Madejczyk.

Kolejną prelegentką była Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK. Przekonywała, że wdrożenie EZD RP w stołecznych jednostkach organizacyjnych to ważny krok w stronę e-administracji. 

Nasze porozumienie pozwoli na awans cyfrowy mniejszych i większych jednostek, między innymi do przedsięwzięcia włączamy Straż Miejską m.st. Warszawy, ale również małe jednostki, takie jak szkoły, czy przedszkola i biblioteki.

– mówiła Magdalena Sawicka.

Każda jednostka wdroży EZD RP we własnym tempie. Dzięki temu pracownicy nie muszą obawiać się barier technologicznych. Wdrożenie będzie przebiegało w modelu kaskadowym, co oznacza, że większe jednostki będą szkoliły te mniejsze.

Dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD podkreśliła też, że dzisiaj z EZD RP korzysta już ponad 1500 podmiotów, a blisko drugie tyle jest w trakcie wdrażania systemu.

Szkolenia użytkowników systemu rozpoczną się w grudniu i będą przebiegały w formule stacjonarnej. Każdy uczestnik będzie mógł poznać moduły i funkcje systemu, niezbędne do pracy. Natomiast już w listopadzie rozpoczną się szkolenia dla administratorów, czyli tych osób, które będą odpowiedzialne za wdrażanie systemu i nadawanie użytkownikom odpowiednich uprawnień.

To przedsięwzięcie ma przede wszystkim wesprzeć Państwa pracę, a NASK wraz z Ministerstwem Cyfryzacji zrobią wszystko, żeby odbyło się to na najwyższym poziomie.

– dodała Magdalena Sawicka.

Cyfryzacja jest dziś niezbędna. Wsparcie NASK sprawia, że przejście z papierowego obiegu dokumentów na elektroniczny staje się łatwiejsze. Wdrożenie EZD RP oznacza przede wszystkim optymalizację pracy i transparentność. W ramach jednego systemu połączone będą wszystkie etapy związane z obsługą dokumentów – od wpłynięcia pisma i jego dekretację, po akceptacje i archiwizację. Ponadto EZD RP jest zintegrowany z ePUAP-em, e-Doręczeniami i Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

EZD RP daje ogromne możliwości. Jestem bardzo usatysfakcjonowana, że możemy podjąć tę współpracę i w imieniu prezydenta Warszawy Rafała Trzaskowskiego bardzo dziękuję za Państwa działania.

– mówiła Elżbieta Markowska, dyrektor Magistratu.

Z kolei Adam Grzegrzółka, dyrektor Biura Organizacji Urzędu, podkreślił, że już 1014 warszawskich jednostek wyraziło gotowość do wdrożenie EZD RP.

Współpraca z NASK wydaje się być wyjątkowo korzystna, bo instytut daje bardzo duże wsparcie – udostępnia oprogramowanie, chmurę SaaS, w której znajdują się dokumenty, oferuje szkolenia dla użytkowników systemu, utrzymuje go i rozwija. To bardzo mocno ogranicza koszty, jakie musimy ponosić

– dodał Adam Grzegrzółka.

Projekt EZD RP należy do najważniejszych przedsięwzięć realizowanych w ramach KPO. Jego wartość przekracza 200 milionów złotych. Umożliwia to stworzenie nowoczesnej infrastruktury informatycznej obsługującej około 300 tysięcy użytkowników. System obejmie ponad 2000 instytucji administracji publicznej, a częścią projektu jest również szkolenie 75 tysięcy pracowników urzędów, którzy będą z niego korzystać.