Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

9 czerwca 2026 roku ponad 600 przedstawicieli administracji publicznej spotkało się w łódzkim EC1, aby rozmawiać o rozwoju elektronicznego zarządzania dokumentacją, usługach chmurowych oraz kolejnych etapach cyfrowej transformacji administracji.

Dziś wracamy do tego wydarzenia w nieco innej odsłonie. Zamiast tradycyjnej relacji prezentujemy tzw. sketchnotes, czyli notatki graficzne, które porządkują najważniejsze idee, liczby i wnioski płynące z poszczególnych prezentacji.

Pierwsze wystąpienie należało do Krzysztofa Gawkowskiego, wicepremiera i ministra cyfryzacji. Podkreślił on, że EZD RP przestał być wyłącznie projektem wdrożeniowym, a stał się jednym z najważniejszych narzędzi transformacji administracji publicznej. W centrum jego wystąpienia znalazły się wyniki osiągnięte w ramach Krajowego Planu Odbudowy oraz tempo, z jakim kolejne instytucje przechodzą na elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

Minister zwrócił uwagę, że przekroczenie zakładanego wskaźnika wdrożeń jeszcze przed zakończeniem projektu najlepiej pokazuje skalę zachodzących zmian. EZD RP został przedstawiony jako rozwiązanie, które wspiera budowę nowoczesnego, sprawnego i przyjaznego obywatelom państwa.

Notatka graficzna prezentująca najważniejsze wątki z wystąpienia Krzysztofa Gawkowskiego, wicepremiera i ministra cyfryzacji.

Rosnąca liczba wdrożeń jest najlepszym dowodem na uniwersalność EZD RP. Radosław Nielek, dyrektor NASK, przypomniał, że z rozwiązania korzystają już tysiące instytucji publicznych, a kolejne deklarują chęć jego wdrożenia.

Zapewnił również, że system będzie konsekwentnie rozwijany zgodnie z oczekiwaniami użytkowników oraz zmianami prawa. Ważnym elementem tego procesu pozostają integracje z kolejnymi usługami administracji oraz szybkie reagowanie na zgłaszane potrzeby. NASK zamierza nadal rozwijać EZD RP jako powszechny standard pracy urzędów.

Rysunkowe podsumowanie wystąpienia Radosława Nielka, dyrektora NASK.

O roli chmury obliczeniowej w cyfrowej administracji mówił Radosław Maćkiewicz, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki. Przedstawił model SaaS EZD RP jako rozwiązanie, które eliminuje konieczność samodzielnego utrzymywania infrastruktury przez urzędy. Dzięki temu instytucje mogą szybciej rozpocząć pracę z systemem, ograniczyć koszty i korzystać z jednolitych standardów bezpieczeństwa.

Wskazał również korzyści dla obywateli, którzy dzięki cyfrowym usługom mogą szybciej załatwiać sprawy urzędowe.

Zilustrowane najważniejsze tezy z wystąpienia Radosława Maćkiewicza, dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki.

O strategicznym znaczeniu projektu EZD RP mówił Jarosław Nowak, zastępca dyrektora Departamentu Transformacji Cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji. Pokazał, jak system wpisuje się w Strategię Cyfryzacji Państwa do 2035 roku oraz jakie cele udało się osiągnąć dzięki środkom z KPO.

Przypomniał, że projekt obejmuje zarówno wdrażanie systemu w urzędach, jak i budowę nowoczesnej usługi chmurowej oraz rozwój kompetencji cyfrowych pracowników administracji. Współpraca Ministerstwa Cyfryzacji, NASK i COI ma przygotować administrację do powszechnego wykorzystania systemów klasy EZD.

Ilustracja prezentująca główne wątki wystąpienia Jarosława Nowaka, zastępcy dyrektora Departamentu Transformacji Cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji.

Skalę przedsięwzięcia podsumował Norbert Staszak, kierownik Działu Wsparcia EZD i kierownik projektu EZD KPO w NASK. Zaprezentował aktualne dane dotyczące wdrożeń, szkoleń oraz wsparcia udzielanego instytucjom publicznym.

Przypomniał, że projekt nie ogranicza się do udostępnienia oprogramowania, lecz obejmuje również kompleksowe przygotowanie organizacji do zmiany sposobu pracy. Szczególne znaczenie mają działania szkoleniowe, z których skorzystały już tysięce pracowników administracji.

Notatka graficzna podsumowująca prezentację Norberta Staszaka, kierownika Działu Wsparcia EZD i kierownika projektu EZD KPO w NASK.

Adrian Potocki, dyrektor Departamentu Rozwiązań Chmurowych w Centralnym Ośrodku Informatyki, omówił założenia usługi SaaS EZD RP. Wyjaśnił, że korzystanie z systemu w modelu chmurowym pozwala instytucjom szybciej rozpocząć pracę, ograniczyć koszty oraz korzystać z centralnie utrzymywanej infrastruktury.

Rysunkowe przedstawienie najważniejszych zagadnień z wystąpienia Adriana Potockiego, dyrektora Departamentu Rozwiązań Chmurowych w Centralnym Ośrodku Informatyki.

O tym, że wdrożenie systemu EZD RP jest przede wszystkim zmianą organizacyjną, mówiła Marta Piłaszewicz-Łopatecka, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.

Wskazała najczęstsze błędy popełniane przez instytucje podczas wdrożeń oraz sposoby ich unikania. Podkreśliła znaczenie zaangażowania kierownictwa, odpowiedniego przygotowania procedur i systematycznego szkolenia pracowników. Jej wystąpienie pokazało, że sukces projektu zależy nie tylko od technologii, ale przede wszystkim od ludzi i organizacji pracy.

Notatka graficzna prezentująca główne wnioski z wystąpienia Marty Piłaszewicz-Łopateckiej, zastępcy kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.

Mniej oczywiste możliwości EZD RP zaprezentowała Joanna Szczepanik, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Technicznego EZD w NASK. Omówiła funkcje, z których użytkownicy korzystają rzadziej, choć mogą one znacząco usprawnić codzienną pracę. Wśród nich znalazły się szablony dokumentów, szablony obiegów, dodatkowe metadane, rejestry oraz integracje API.

Wszystkie te rozwiązania pomagają ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności, zwiększyć spójność danych i lepiej wykorzystać potencjał systemu.

Ilustracja przedstawiająca najważniejsze funkcje EZD RP omówione przez Joannę Szczepanik, zastępcę kierownika Zespołu Wsparcia Technicznego EZD w NASK.

Przyszłość elektronicznej komunikacji administracji była tematem prezentacji Łukasza Kaszuby, lidera projektu e-Doręczenia w Centralnym Ośrodku Informatyki. Przedstawił aktualny stan wdrożenia usługi oraz zmiany, które będą obowiązywać od 2026 roku. Podkreślił korzyści płynące z e-Doręczeń zarówno dla administracji, jak i obywateli – szybszy obieg korespondencji, niższe koszty oraz zgodność z europejskimi standardami.

Przypomniał również, że e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji z urzędami.

Rysunkowe podsumowanie wystąpienia Łukasza Kaszuby, lidera projektu e-Doręczenia w Centralnym Ośrodku Informatyki.

O współpracy z dostawcami oprogramowania mówił Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK. Zaprezentował możliwości Piaskownicy API EZD RP, czyli środowiska umożliwiającego bezpieczne testowanie integracji z systemem.

Omówił także dokumentację techniczną, rozwój interfejsów API oraz wsparcie oferowane partnerom technologicznym. Dzięki temu instytucje mogą łatwiej integrować EZD RP z wykorzystywanymi systemami dziedzinowymi.

Prezentacja najważniejszych zagadnień z wystąpienia Jacka Orłowskiego, kierownika Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK.

Jak usprawnić współpracę z użytkownikami systemu, wyjaśnił Daniel Ciesnowski, kierownik Zespołu Service Desk EZD w NASK.

Zwrócił uwagę, że sprawna obsługa zgłoszeń zależy nie tylko od pracy zespołu wsparcia, ale również od jakości informacji przekazywanych przez użytkowników. Przedstawił najczęściej popełniane błędy podczas zgłaszania problemów oraz zestaw dobrych praktyk, które pozwalają znacząco skrócić czas ich rozwiązywania. Podkreślił również rolę komunikacji i budowania zaufania między użytkownikami a zespołem wsparcia.

Ilustracja podsumowująca wystąpienie Daniela Ciesnowskiego, kierownika Zespołu Service Desk EZD w NASK.

Ekspercką część konferencji zamknęło wystąpienie Bartłomieja Gajka z Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK. Prelegent przypomniał podstawowe zasady funkcjonowania systemów kancelaryjnych oraz ich rozwój w ujęciu historycznym.

Omówił także rolę instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej, pokazując, że cyfryzacja administracji musi opierać się na dobrze uporządkowanych procesach. To właśnie połączenie technologii z właściwą organizacją pracy stanowi fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją.

Rysunkowe przedstawienie najważniejszych zagadnień z wystąpienia Bartłomieja Gajka z Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.

Notatki graficzne pokazują, że nawet złożone zagadnienia można przedstawić w prosty i uporządkowany sposób. Mamy nadzieję, że będą ciekawym uzupełnieniem konferencji dla jej uczestników, a dla wszystkich zainteresowanych systemem EZD RP staną się wygodnym kompendium najważniejszych informacji i inspiracją do dalszego poznawania systemu.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.