Główny Inspektorat
Farmaceutyczny

W dniu 28 maja 2020 r. Komisja Europejska opublikowała kolejną aktualizację Wytycznych zawierających pytania i odpowiedzi dotyczące wymogów regulacyjnych w okresie pandemii COVID-19 dla produktów leczniczych przeznaczonych dla ludzi („QUESTIONS AND ANSWERS ON REGULATORY EXPECTATIONS FOR MEDICINAL PRODUCTS FOR HUMAN USE DURING THE COVID-19 PANDEMIC” Revision 2 – 26 May 2020).

W powyższym dokumencie, oprócz aktualizacji punktu 2.1 dotyczącego szybkiego wprowadzania zmian do dokumentacji rejestracyjnej kluczowych produktów leczniczych stosowanych w leczeniu pacjentów chorych na koronawirusa COVID-19, dodane zostały nowe pytania i odpowiedzi odnoszące się do:

• środków wprowadzonych w celu ograniczenia konsekwencji wstrzymania inspekcji miejsc pobierania osocza w Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanym dalej EOG) i w krajach trzecich (pkt 2.3)
• dodatkowej czasowej „elastyczności” w zakresie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania (pkt 6.2-6.4) i Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej produktów leczniczych (pkt 6.5-6.7).

W zakresie Dobrej Praktyki Wytwarzania (pkt 6.2-6.4) dla kluczowych produktów leczniczych stosowanych w leczeniu pacjentów chorych na koronawirusa COVID-19 dopuszczono następujące działania:

1. Ograniczona prospektywna kwalifikacja pomieszczeń i urządzeń.

Może być wprowadzona, jeżeli przeniesienie lub rozszerzenie produkcji są konieczne do zapewnienia ciągłej dostępności w/w kluczowych produktów leczniczych. Rutynowa kwalifikacja powinna zostać wznowiona po ustaniu epidemii COVID-19.

2. Równoczesna walidacja procesów wytwarzania.

Jest dopuszczalna w odniesieniu do w/w kluczowych produktów leczniczych w sytuacji kiedy opóźnienie w dostawach może wpłynąć na leczenie chorych na koronawirusa COVID-19. Jednak w przypadku sterylnych produktów leczniczych procesy, zapewniające jałowość muszą być zwalidowane prospektywnie.

3. Tymczasowe odroczenie terminów zaplanowanych działań jakościowych.

W celu uwolnienia zasobów niezbędnych dla zapewnienia ciągłości dostaw kluczowych produktów leczniczych stosowanych w leczeniu pacjentów chorych na koronawirusa COVID-19 możliwe jest, jeżeli nie będzie to miało negatywnego wpływu na jakość, skuteczność i bezpieczeństwo wytwarzanych produktów leczniczych tymczasowe odroczenie terminów zaplanowanych działań jakościowych, takich jak np.:

• konserwacja, rekwalifikacja, rewalidacja, rekalibracja,
• okresowy przegląd dokumentów Farmaceutycznego Systemu Jakości,
• audyty dostawców i zastąpienie ich audytami zdalnymi,
• szkolenia okresowe,
• badania stabilności.

Wymienione w pkt 1-3 działania mogą być wprowadzone pod warunkiem udokumentowania w Farmaceutycznym Systemie Jakości i zastosowania procesu Zarządzania Ryzykiem Jakości.

4. Odroczenie albo rezygnacja z badań jakościowych produktów leczniczych w kraju trzecim.

W celu zapewnienia szybszej dostępności kluczowych produktów leczniczych stosowanych w leczeniu pacjentów chorych na koronawirusa COVID-19 Osoba Wykwalifikowana może czasowo odroczyć albo, jeżeli to konieczne zrezygnować z badań jakościowych produktów leczniczych w kraju trzecim. Takie działanie należy traktować jako odchylenie, a seria powinna zostać w pełni przebadana na zgodność z wymaganiami pozwolenia na dopuszczenie do obrotu w kraju EOG.

5. Odroczenie niektórych badań jakościowych w krajach EOG.

W celu przeciwdziałania nagłym brakom, w uzasadnionych przypadkach związanych z nadzwyczajnymi okolicznościami, wynikającymi z pandemii koronawirusa COVID-19, może okazać się konieczne odstąpienie od badań jakościowych w krajach EOG przed certyfikacją serii przez Osobę Wykwalifikowaną dla importowanych, kluczowych produktów leczniczych, stosowanych w leczeniu pacjentów chorych na koronawirusa COVID-19. O każdej tego typu decyzji należy z wyprzedzeniem powiadomić właściwy Organ Kompetentny. W takim przypadku Osoba Wykwalifikowana może rozważyć certyfikację określonej/ych serii produktu leczniczego na podstawie badań przeprowadzonych przez wytwórcę w kraju trzecim. Niemniej jednak dla każdej serii produktu leczniczego muszą być wykonane w kraju EOG badania tożsamości w odniesieniu do substancji czynnej/ych, zgodnie z pozwoleniem na dopuszczenie do obrotu. Wszystkie badania opisane w pozwoleniu na dopuszczenie do obrotu, które zostały odroczone powinny zostać wykonane na terenie Unii Europejskiej po certyfikacji serii.

W zakresie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej produktów leczniczych (pkt 6.5-6.7) dopuszczono wymienione poniżej działania, wynikające ze stanu pandemii koronawirusa COVID-19, odnoszące się do poniższych aspektów:

1. Osoba Odpowiedzialna

• Wykonywanie obowiązków Osoby Odpowiedzialnej w ramach pracy zdalnej, podczas wprowadzenia przez władze krajowe lub regionalne działań związanych z przeciwdziałaniem rozprzestrzeniania się koronawirusa COVID-19, pod warunkiem: dostępu do wszystkich wymaganych informacji koniecznych do wykazania, że hurtownia farmaceutyczna spełnia wymagania Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej; realizacji zadań, wynikających z tytułu świadczenia usług publicznych oraz wypełniania obowiązków wymienionych w pkt. 2.2 Wytycznych UE w sprawie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej.
• Czasowe delegowanie obowiązków Osobie Odpowiedzialnej z innej hurtowni farmaceutycznej tego samego przedsiębiorstwa lub innego przedsiębiorstwa tej samej grupy, pod warunkiem wyrażenia zgody przez Organ Kompetentny.
• Jeżeli to konieczne, delegowanie obowiązków Osoby Odpowiedzialnej innemu odpowiednio przeszkolonemu pracownikowi, który nie jest Osobą Odpowiedzialną, powołanemu na podstawie pkt 2.3 Wytycznych UE w sprawie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej.
• W przypadku zaistnienia wyjątkowych okoliczności takich jak np. ograniczenia w możliwości podróżowania, wynikające ze stanu pandemii COVID-19 lub długa nieobecność z powodu choroby, może być konieczne natychmiastowe zastąpienie Osoby Odpowiedzialnej przez pracownika o odpowiednich kompetencjach, doświadczeniu, wiedzy i przeszkoleniu z Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez Organ Kompetentny) albo Osobę Odpowiedzialną strony trzeciej. Wymagane jest wcześniejsze poinformowanie Organu Kompetentnego o planowanym zastąpieniu Osoby Odpowiedzialnej.

2. Korzystanie, na podstawie ograniczonej kwalifikacji prospektywnej, z nowych sprzętów albo pomieszczeń do przechowywania i dystrybucji objętych nowo zmienionym zezwoleniem na obrót hurtowy produktami leczniczymi.

Jeżeli zmiana miejsca przechowywania produktów leczniczych jest konieczna w celu zaspokojenia popytu podczas pandemii koronawirusa COVID-19, nowy sprzęt lub sprzęt o nowym przeznaczaniu mogą być używane, po przeprowadzeniu ograniczonej prospektywnej kwalifikacji.

Jeżeli prospektywna walidacja została ograniczona dla pomieszczeń i sprzętu wykorzystywanego do magazynowania i dystrybucji produktów leczniczych wtedy należy ją uzupełnić poprzez wprowadzenie, odpowiedniego, ciągłego monitoringu w taki sposób aby mieć dowody, że produkty lecznicze są magazynowane i transportowane w wymaganych warunkach. Pełna kwalifikacja i walidacja powinny zostać ukończone bezzwłocznie po ustąpieniu stanu pandemii COVID-19.

Na użytkowanie nowych pomieszczeń wymagana jest zgoda Organu Kompetentnego.

3. Planowe odchylenia wynikające z pandemii koronawirusa COVID-19.

Można wprowadzić wymienione poniżej, ograniczone czasowo, planowane odchylenia, jeżeli zostało to udokumentowane w systemie jakości, zatwierdzone przez Osobę Odpowiedzialną i ocenione indywidualnie dla każdego przypadku zgodnie z procesem zarządzania ryzykiem w zakresie jakości opisanym w pkt 1.5 Wytycznych UE w sprawie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej:

• Dokumentacja

Częstotliwość rutynowego przeglądu procedur może być zmniejszona w okresie pandemii.

• Audyty i audyty wewnętrzne

Osoba Odpowiedzialna może polegać na audytach dokumentacji oraz brać pod uwagę wyniki inspekcji i audytów przeprowadzonych przez strony trzecie.

Harmonogram audytów wewnętrznych (inspekcji wewnętrznych) może być zmieniony, w celu umożliwienia personelowi wykonania zadań uznanych za krytyczne podczas okresu pandemii.

• Niezgodności i działania korygująco-zapobiegawcze (CAPA)

Wdrożenie działań korygująco-zapobiegawczych (CAPA) może być odroczone dla odchyleń, które niosą niskie ryzyko dla jakości produktu lub działalności hurtowej.

Postępowanie wyjaśniające odnośnie zdarzeń sklasyfikowanych jako „drobne” może być również odroczone do czasu ustania pandemii.

Przygotowanie dokumentacji zarządzania zmianą w odniesieniu do wdrażania działań korygująco-zapobiegawczych (CAPA) może zostać przełożone, jednakże zatwierdzenie zmiany powinno być odnotowane.

• Szkolenia

Plan szkoleń przedsiębiorstwa może być zmieniony w odniesieniu do rutynowych szkoleń okresowych doświadczonego personelu w celu realizacji priorytetowych potrzeb w okresie pandemii.

Szkolenie nowego i niedawno zatrudnionego personelu powinno być przeprowadzane z uwzględnieniem obecnych nietypowych warunków pracy.