Główny Inspektorat
Farmaceutyczny

I. ZASADY OGÓLNE

1. Zasady wynikają z potrzeby dostosowania organizacji i porządku pracy w Głównym Inspektoracie Farmaceutycznym, zwanym dalej "Urzędem", do zapewnienia realizacji prawa dostępu do akt sprawy, o którym mowa w art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691), zwanej dalej "KPA".

2. Zasady nie mają zastosowania do informacji udzielanych na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 oraz z 2025 r. poz. 1844), z wyjątkiem postępowań prowadzonych w drugiej instancji.

3. Prawo dostępu do akt sprawy przysługuje stronie postępowania administracyjnego oraz uczestnikowi na prawach strony w postępowaniu, zwanym dalej „Stroną”. Zasady stosuje się odpowiednio do pełnomocnika Strony.

4. W przypadku działania Strony przez pełnomocnika, pracownik Urzędu udostępniający akta weryfikuje umocowanie pełnomocnika na podstawie dokumentów znajdujących się
w aktach sprawy albo na podstawie przedłożonego pełnomocnictwa. W przypadku braku dokumentów potwierdzających prawidłowe umocowanie pełnomocnika Strony, akta sprawy nie podlegają udostępnieniu.

5. Podczas jednej wizyty Strony w celu uzyskania dostępu do akt sprawy, co do zasady udostępnia się akta jednego postępowania. Zapoznanie się przez Stronę z aktami więcej niż jednego postępowania następuje z uwzględnieniem możliwości organizacyjnych Urzędu.

6. Ze względów organizacyjnych, podczas przeglądu akt sprawy Strona może być reprezentowana przez nie więcej niż dwie osoby.

II. TERMIN I MIEJSCE UDOSTĘPNIENIA AKT SPRAWY

1. Przyjęcie Strony w celu udostępniania akt sprawy odbywa się we wtorki i czwartki w godzinach od 10.00 do 15.00.

2. Ze względów organizacyjnych, przyjęcie Strony w celu udostępnienia akt sprawy wymaga wcześniejszego umówienia się za pośrednictwem sekretariatu komórki organizacyjnej, w której prowadzone jest postępowanie:

- Departament Inspekcji - tel. 22 44 10 705,

- Departament Nadzoru Farmaceutycznego - tel. 22 44 10 704,

- Departament Prawny - tel. 22 44 10 755,

- Departament Kontroli Wewnętrznej i Zarządzania Zgodnością - tel. 22 44 10 770,

- Biuro Dyrektora Generalnego - tel.  22 44 10 736,

lub mailowo na adres: gif@gif.gov.pl, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem oraz z podaniem danych identyfikujących Stronę i sygnatury akt sprawy.

3. Udostępnienie akt odbywa się w terminie umówionym i potwierdzonym telefonicznie lub mailowo przez pracownika Urzędu.

4. Po przybyciu do siedziby Urzędu, Strona obowiązana jest zgłosić się do kancelarii Urzędu, znajdującej się na parterze w siedzibie Urzędu.

5. Udostępnianie akt sprawy odbywa się w sali udostępniania akt w obecności pracownika Urzędu.

6. Ze względu na ochronę tajemnic prawnie chronionych, w sali udostępniania akt jednocześnie można prowadzić przegląd akt dotyczących jednej Strony postępowania.

III. PRAWA I OBOWIĄZKI STRONY POSTĘPOWANIA

1. Strona, przed rozpoczęciem przeglądania akt, zobowiązana jest do potwierdzenia swojej tożsamości dokumentem ze zdjęciem (dowodem osobistym lub paszportem).

2. Strona nie może naruszać integralności udostępnionych akt, w szczególności rozszywać, przekładać lub przemieszczać dokumentów.

3. Strona ma prawo do samodzielnego sporządzania notatek i odpisów oraz do sporządzania kopii/fotokopii udostępnianych akt sprawy za pomocą własnych urządzeń, w szczególności takich jak: telefon komórkowy, tablet, aparat fotograficzny.

4. W trakcie przeglądu akt sprawy Strona nie może utrwalać obrazu i dźwięku, z zastrzeżeniem prawa do sporządzania kopii akt sprawy, o którym mowa w pkt 3.

5. W przypadku przeglądania akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej, zabronione jest podłączanie przez Stronę do sprzętu komputerowego Urzędu wszelkich zewnętrznych nośników danych w celu skopiowania akt sprawy.

6. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem Strony.

7. Uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt sprawy oraz wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy podlega opłacie skarbowej, zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2026 r. poz. 1395). Dowód uiszczenia opłaty skarbowej załącza się do wniosku o wydanie uwierzytelnionych odpisów akt sprawy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.

8. Wniosek, o którym mowa w pkt 7, składa się osobiście w kancelarii Urzędu albo za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, na adres do doręczeń elektronicznych Urzędu. Wniosek rozpatruje się w terminie i na zasadach określonych w KPA, w szczególności
z uwzględnieniem art. 35 i art. 73 § 2 tej ustawy.

9. Po zapoznaniu się z aktami sprawy Strona zobowiązana jest przekazać akta sprawy pracownikowi Urzędu w stanie nienaruszonym, bez zmiany kolejności dokumentów.

10. W przypadku:

- naruszenia przez Stronę zasad wynikających z niniejszych Zasad,

- zachowywania się przez Stronę w sposób naruszający zasady współżycia społecznego, 
w szczególności posiadania przy sobie przedmiotów niebezpiecznych, które mogą stwarzać zagrożenie dla życia lub zdrowia osób przebywających w Urzędzie,

- podejmowania przez Stronę czynności zmierzających do utrudnienia udostępnienia akt lub zakłócających organizację pracy Urzędu,

proces udostępnienia akt sprawy zostaje zakończony.

IV. OBOWIĄZKI PRACOWNIKA URZĘDU UDOSTĘPNIAJĄCEGO AKTA SPRAWY

1. Z udostępnienia akt sprawy pracownik Urzędu sporządza kartę udostępnienia akt sprawy, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. Karta udostępnienia akt sprawy podlega włączeniu do akt sprawy.

2. W trakcie przeglądu akt pracownik Urzędu obowiązany jest do przekazania Stronie klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w związku z przeglądem akt sprawy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. Aktualizacja klauzuli informacyjnej nie powoduje konieczności zmiany zarządzenia.