Efektywny dostęp do danych referencyjnych
Administracja publiczna gromadzi i utrzymuje szereg podstawowych danych. Dane takie są niezbędne dla realizacji procesów administracyjnych - są także podstawą wielu procesów gospodarczych. Procesy te wykorzystują dane osób fizycznych, podmiotów gospodarczych, ich uprawnień, dane adresowe i lokalizacyjne, środków transportu, a także cały szereg danych specyficznych dla poszczególnych sektorów gospodarki takich, jak zdrowie, rolnictwo, edukacja i nauka, finanse czy sprawiedliwość.
Dla rozwoju gospodarki państwa kluczowe jest zapewnienie efektywnego - w tym optymalnego kosztowo - dostępu do aktualnych, kompletnych, wysokiej jakości, wiarygodnych (gwarantowanych przez państwo) danych, gromadzonych w zbiorach danych prowadzonych przez administrację publiczną (a szerzej - przez podmioty realizujące zadania publiczne).
Takie dane nazywane są danymi referencyjnymi. Przechowujące je zbiory danych to referencyjne rejestry publiczne.
Przykładami takich rejestrów są:
- rejestr PESEL, który przechowuje i udostępnia referencyjne dane osób fizycznych,
- rejestr REGON, referencyjny dla podstawowych danych wszystkich podmiotów gospodarczych,
- rejestr TERYT, będący urzędowym rejestrem podziału terytorialnego kraju,
- a także: Centralna Ewidencja Pojazdów i Centralna Ewidencja Kierowców, Centralny Wykaz Produktów Leczniczych, Krajowy Rejestr Karny, Rejestr Zwierząt Gospodarskich Oznakowanych i Siedzib Stad Tych Zwierząt czy Centralna Baza Danych Geologicznych.
Korzystanie wyłącznie z danych referencyjnych (prawidłowych i zaufanych) jest podstawą podejmowania prawidłowych decyzji administracyjnych i gospodarczych.
Korzystanie z danych już istniejących w rejestrach – jako realizacja zasady zasada once-only (tj. jednokrotnego wprowadzania danych) - to ułatwienie życia obywatelom i urzędnikom. Efektem stosowania zasady jednokrotnego wprowadzania danych jest między innymi automatyczne wypełnianie części formularzy istniejącymi danymi przez sam system teleinformatyczny oraz automatyczna weryfikacja poprawności danych. W takim przypadku obywatel czy przedsiębiorca nie muszą ręcznie wprowadzać (całości lub części) danych za każdym razem czy dostarczać zaświadczeń, których treść jest przechowywana już w publicznym systemie teleinformatycznym. Jest to znaczące usprawnienie - a co za tym idzie, optymalizacja kosztów usług publicznych oraz lepsza jakość danych wynikowych.
Poziom dostępu do wysokiej jakości, zaufanych danych referencyjnych przetwarzanych w zasobach informacyjnych państwa oraz sposób wykorzystania tych danych jest niezadowalający w wielu obszarach, chociaż jest stale ulepszany. Jego poprawa wymaga szeregu działań natury legislacyjnej, organizacyjnej i technicznej po stronie organów prowadzących rejestry publiczne i systemy teleinformatyczne. Inicjatywy takie powinny być wsparte działaniami horyzontalnymi, dotyczącymi całej administracji publicznej prowadzonymi przez ministra właściwego ds. informatyzacji prowadzonymi umocowanego na poziomie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM). Koordynacja działań resortów, ustalanie strategii, standardów i opracowywanie rozwiązań horyzontalnych, wsparcie w negocjacjach osób lub podmiotów potrzebujących danych (interesariuszy) z właścicielami (gestorami) danych jest niezbędne dla powodzenia przedsięwzięcia. Dzieje się tak, ponieważ spora część istniejących problemów wynika z „wyspowości” resortowej (zwanej inaczej silosowością podmiotów administracji rządowej). Kluczowe są zatem działania związane z identyfikacją i formalnym ustanowieniem referencyjnych rejestrów publicznych utrzymujących i udostepniających „jedną wersję prawdy” oraz efektywnym udostępnianiem danych referencyjnych z tych rejestrów w oparciu o planowaną Krajową Platformę Udostępniania Danych (KPUD).
Działania te prowadzone są w KPRM w ramach prac z zakresu Architektury Informacyjnej Państwa (AIP) we współpracy z Komitetem Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC) i zespołem zadaniowym KRMC - Radą Architektury IT. W pracach uczestniczą także inne instytucje administracji publicznej, które są zarówno gestorami rejestrów publicznych, jak i interesariuszami – konsumentami danych pochodzących z innych rejestrów.
Umocowanie prawne zagadnień dotyczących referencyjności danych jest planowane w ramach przygotowywanej nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zakłada się także wdrożenie niezbędnych komponentów technicznych w ramach projektów zgłoszonych do Krajowego Planu Odbudowy (KPO).
Działania te mają na celu zwiększenie jakości, dostępności, użyteczności i powtórnego wykorzystania zasobów danych państwa. Są kluczowe dla podniesienia interoperacyjności rejestrów i systemów teleinformatycznych podmiotów publicznych, a tym samym doskonalenia e-usług publicznych oraz ułatwienia i optymalizacji kosztów cyfryzacji. Inicjatywy te są podstawą i pierwszym krokiem do wdrożenia zarządzania danymi w państwie, podniesienia jakości danych państwa, eliminacji zbędnej redundancji (nadmiarowości danych), pełnego wdrożenia zasady once-only (jednokrotnego wprowadzania danych do rejestrów publicznych i wykorzystywania danych, które już są w posiadaniu administracji).