Zapytanie ofertowe

Departament Strategii Kultury i Mediów Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza do składania ofert zgodnie z poniższym zapytaniem ofertowym.

I. Zamawiający

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15
00-071 Warszawa

Osoba do kontaktu:

Magdalena Paluch-Wojtas

tel: 22 8293316.

mpaluch@kultura.gov.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia

1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku – z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 11 września  2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r.  poz. 1129) - art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy na podstawie Kodeksu cywilnego oraz Zarządzenia Nr 3/2026 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 21 kwietnia 2026 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

2. Zgodnie z wymogami Ustawy prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) art. 22 ust. 2 i art. 29 ust. 3a wskazującymi na wymogi w zakresie zastosowania aspektów i klauzul społecznych, dodatkowo zgodnie z wytycznymi sformułowanymi w § 20 ust. 4 Zarządzenia Nr 1/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu z dnia 11 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, odstępuje się od zastosowania aspektów i klauzul społecznych w zapytaniu ofertowym ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, w tym wymóg posiadania unikalnych kompetencji merytorycznych, doświadczeń w obszarze będącym przedmiotem zamówienia.

Wskazane kompetencje wymagają kierowania zapytania ofertowego do tych podmiotów, które spełniają warunki udziału w postępowaniu specyficznym podmiotów, a zarazem posiadają merytoryczne możliwości do zrealizowania przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający może, w oparciu o przekazane oferty, dokonać wyboru Wykonawcy. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi jednak zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nierozstrzygnięcia zapytania ofertowego oraz niewybrania żadnej oferty, bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do podjęcia negocjacji ceny z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny unieważnienia.

III. Przedmiot zamówienia

Opracowanie ekspertyzy metodologiczno – diagnostycznej dotyczącej dostępności kultury, jej zróżnicowania terytorialnego i identyfikacji luk badawczych

Zamówienie obejmuje dwa powiązane ze sobą moduły analityczne:

Moduł I: Analiza danych zastanych (desk research) w zakresie dostępności w kulturze

W ramach modułu I Wykonawca dokona przeglądu krajowych i międzynarodowych badań, raportów oraz danych z ostatnich 5-10 lat, dotyczących różnych wymiarów dostępności kultury, w tym m.in. architektonicznego, cyfrowego, edukacyjno-kulturowego, ekonomicznego, informacyjnego, infrastrukturalnego, społecznego, ze szczególnym uwzględnieniem zróżnicowania terytorialnego oraz przeprowadzi analizę danych zastanych pod kątem stanu wiedzy z poszczególnych obszarów dostępności.

Moduł II: Identyfikacja luk badawczych i opracowanie rekomendacji badawczych

Na podstawie przeprowadzonej analizy Wykonawca zidentyfikuje luki badawcze i obszary dostępności niedostatecznie rozpoznane w zakresie różnych wymiarów dostępności kultury, ze szczególnym uwzględnieniem wymiaru terytorialnego. Sporządzi zestawienie rekomendowanych do wykonania badań empirycznych (ilościowych i jakościowych) oraz opracuje rekomendacje wdrożeniowe dla Ministerstwa, w tym sformułuje wnioski i przedstawi propozycje działań na rzecz zwiększania dostępności kultury oraz wyrównywania szans lokalnych i regionalnych w tym zakresie.

Szczegółowe informacje nt. wykonania ekspertyzy znajdują się w załączniku nr 3 – szczegółowy zakres ekspertyzy.

IV. Kryteria wyboru

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie następujących kryteriów:

1. Kryterium 1 – wiedza i doświadczenie – maksymalna liczba punktów: 60
2. Kryterium 2 – cena – maksymalna liczba punktów: 40

 

Kryterium 1:

Wiedza i doświadczenie ekspertów zaproponowanych przez oferenta zostaną ocenione na podstawie informacji przedstawionych w ofercie. Ocena w ramach kryterium nr 1 zostanie dokonana z uwzględnieniem następujących elementów:

a) wiedza i doświadczenie w realizacji badań społecznych oraz opracowywaniu diagnoz i ekspertyz dotyczących zagadnień związanych z kulturą – od 0 do 10 punktów,

b) wiedz i doświadczenie w zakresie badań nad dostępnością kultury, ze szczególnym uwzględnieniem jej uwarunkowań społecznych i terytorialnych – od 0 do 20 punktów,

c) doświadczenie w wykonywaniu analizy danych zastanych (desk research), w tym opracowywaniu syntezy wyników badań i identyfikowaniu luk badwczych od 0 do 20 punktów.

d) wiedza i doświadczenie w przygotowywaniu badań na potrzeby administracji publicznej lub podmiotów kultury – od 0 do 10 punktów

 

Kryterium2:

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru: (Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 40 = liczba punktów Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

3. W przypadku gdy dwie lub więcej ofert otrzymało najwyższą ilość punktów, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie ceny. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Zostanie wybrana oferta, która wykazała niższą cenę.

4. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 i art. 661 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

7. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert

V. Opis sposobu przygotowania i złożenia ofert

1. Wycenę i opis zadania wraz z propozycją realizacji należy złożyć według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania poprzez przesłanie na adres mailowy: mpaluch@kultura.gov.pl do dn. 6 listopada 2026r. do godz. 12.00 wedle wzoru  Zał. 2 – Formularz oferty, w którym Oferent powinien wykazać:

• informacje przedstawiającymi  wiedzę i doświadczenie adekwatne względem przedmiotu zamówienia;
• wstępny opis realizacji ekspertyzy
• ewentualne propozycje rozszerzenia/modyfikacji zakresu tematycznego przedstawionego w zapytaniu ofertowym, inne informacje ważne z punktu widzenia Oferenta

2. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Wykonawca określi cenę za wykonanie całego zamówienia. Cena ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszelkie koszty opłaty i podatki niezbędne do wykonania zamówienia w tym koszty dojazdów do siedziby Zamawiającego. Tak określona cena stanowić będzie podstawę do dokonania szacowania wartości zamówienia, oceny oferty oraz stanowić będzie podstawę określenia wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

VI. Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa;
2) w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pomocą poczty tradycyjnej na adres Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres: iod@kultura.gov.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przetwarzania obejmuje cały czas trwania umowy a w przypadku postępowań finansowanych ze środków pozabudżetowych - okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu* do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

*Prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony prawnej innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.

2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane zostaną przekazane Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający bezpośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

3. Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKIDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

4. Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

5. Informacja dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych przez Administratora oraz praw osób, których dane są przetwarzane została zamieszczona na stronie http://bip.mkidn.gov.pl w zakładce ochrona danych osobowych.

 

Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, ani zaproszenia w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.