Centrum Informacyjne Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego poszukuje Wykonawcy do świadczenia profesjonalnych usług video.

I. Przedmiot umowy:

Świadczenie profesjonalnych usług video polegających w szczególności na:

1. realizacji i montażu materiałów video ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb serwisów społecznościowych,
2. opracowywania materiałów video i foto dokumentujących obszary działalności Ministerstwa.

II. Zakres umowy 

1. Kompleksowa realizacja (średnio 6-7 zleceń w każdym miesiącu) materiałów foto/video m.in. na potrzeby serwisów społecznościowych Zamawiającego oraz zgodnie z jego wskazówkami, w tym: rejestracja, montaż oraz transkrypcja i tworzenie napisów do ww. materiałów przy pomocy własnego sprzętu i oprogramowania.
2. Gotowość do wyjazdów i realizacji usług w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego (średnio 1 wyjazd w miesiącu).
3. Bieżące konsultacje z Zamawiającym związane z realizacją przedmiotu umowy.
4. Wzór projektu umowy stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, ostateczna treść zostanie uzgodniona z wyłonionym w postępowaniu Wykonawcą.

III. Termin realizacji umowy

Od dnia podpisania umowy do końca grudnia 2026.

IV. Wymagania niezbędne do realizacji przedmiotu umowy obowiązywania/warunki udziału

1. Posiadanie profesjonalnego sprzętu oraz oprogramowania do realizacji przedmiotu umowy.
2. Znajomość obsługi ww. sprzętu i oprogramowania w stopniu biegłym.
3. Doświadczenie w zakresie realizacji materiałów foto/video (wymóg będzie weryfikowany w ramach kryterium „Doświadczenie”) z zastrzeżeniem, że ocenie będą podlegały wyłącznie oferty wykonawców, którzy wykażą się minimum 20 udokumentowanymi realizacjami spełniającymi warunki opisane w kryterium Doświadczenie pkt VII lit. B poniżej. Realizacje należy uwzględnić na Liście realizacji w punktach od nr 1 do 20. Lista realizacji stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego postępowania.
4. Wypełniony Formularz oferty stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego postępowania.

V. Termin składania dokumentów

Do 23 stycznia 2026, do godz. 14:00

VI. Miejsce składania dokumentów

Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie dokumentów, o których mowa w pkt IV lit. C i D w wersji elektronicznej na następujący adres poczty elektronicznej: ci@kultura.gov.pl.
W tytule maila prosimy o zapis: „Oferta CI – świadczenie usług video”

VII. Kryteria wyboru

Zamawiający dokona oceny złożonych ofert w oparciu o trzy kryteria, tj.:

Lp.	Kryterium	Znaczenie procentowe kryterium	Maksymalna liczba pkt, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium
A	Cena raty miesięcznej brutto w PLN	40%	40
B	Doświadczenie w zakresie świadczenia usług video	60%	60
SUMA		100%	100

1. Punkty w kryterium „Cena oferty brutto w PLN”

Wykonawca w poniższym kryterium może uzyskać maksymalnie 40 pkt

Punkty zostaną obliczone według następującego wzoru:

Cena oferty brutto  z najniższą ceną
--------------------------------------------------- x 100 x 40% = liczba punktów
Cena brutto oferty badanej

2. Doświadczenie

Ocena kryterium doświadczenie zostanie przeprowadzona w oparciu o udokumentowane doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia w zakresie świadczenia profesjonalnych usług video. Doświadczenie powinno zostać udokumentowane poprzez wskazanie zrealizowanych materiałów video w obszarze kultury, takich jak: filmy, reportaże, teledyski, klipy, transmisje na żywo, animacje, wraz z przywołaniem na Liście realizacji- stanowiącej załącznik do niniejszego ogłoszenia- linków umożliwiających ich odtworzenie, pobranie, zapoznanie się z nimi. Zamawiający- przy ocenie ofert w kryterium „doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia”- będzie punktował maksymalnie 20 realizacji video, z zastrzeżeniem, że za każdą wskazaną realizację, zgodnie z ww. kryterium doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, Zamawiający przyzna po 3 pkt. Punktowane będą realizacje od punktu nr 21 do 40 na Liście realizacji, czyli wskazane ponad minimalne warunki udziału, o których mowa w pkt IV lit. c. W przypadku wskazania doświadczenia dla więcej niż jednej osoby Zamawiający będzie punktował doświadczenie osoby wskazanej jako pierwsza wg załączonego Wykazu.

Ocena zostanie dokonana według następujących wzorów:

3 pkt = jedna poprawnie wykazana realizacja video

Uzyskana liczba punktów zostanie przeliczona wg poniższego wzoru uwzgledniającego wagę kryterium. Wykonawca w poniższym kryterium może uzyskać maksymalnie 60 pkt.

Liczba punktów oferty badanej w kryterium „Doświadczenie”
---------------------------------------------------------------------------------  x 100 x 60% = liczba punktów
Najwyższa liczba punktów przyznanych w kryterium „Doświadczenie”

Oceny ofert dokona Komisja powołana przez Zamawiającego.

VIII. Wybór oferty najkorzystniejszej

W przypadku, gdy w ocenie w ramach kryterium B „Doświadczenie” Wykonawca  uzyska mniej niż 30 punktów jego oferta będzie podlegała odrzuceniu jako niezgodna z warunkami zamówienia (tj. zostanie uznana za ofertę złożoną przez Wykonawcę, który nie gwarantuje osiągnięcia w wystarczającym stopniu celu przedmiotu zamówienia).

Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w ogłoszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. Złożenie oferty w odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty zakupu w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Otrzymanie przez Zamawiającego oferty nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony oferenta do zawarcia umowy.

IX. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego w każdym momencie bez podawania przyczyn.

X. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszego postępowania prosimy kontaktować się elektronicznie w godzinach pracy urzędu, tj. 8:15-16:15, na następujący adres mailowy: ci@kultura.gov.pl.

Pytanie 1.

Czy jako usługę foto- video należy rozumieć jednoczesną pracę ekipy filmowej oraz fotografa/fotoreportera przy wydarzeniu kulturalnym?

Odpowiedź

Jednoczesna relacja video i foto nie jest wymagana.

Pytanie 2.

Czy w materiałach filmowych konieczny będzie lektor? Jeśli tak to ,czy tylko  w j. polskim?

Odpowiedź

Udział lektora nie jest konieczny, incydentalnie wyłącznie w języku polskim.

Pytanie 3.

W treści zapytania jest zapis: "Kompleksowa realizacja (średnio 6-7 zleceń w każdym miesiącu) materiałów foto/video gotowość do wyjazdów i realizacji usług w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego (średnio 1 wyjazd w miesiącu)." Jak należy rozumieć to sformułowanie? 6-7 zleceń w każdym miesiącu i średnio 1 wyjazd w miesiącu?

Odpowiedź

Zlecenia kwalifikujemy jako realizacje na miejscu, tj. w stolicy, wszystkie wyjazdy dotyczą realizacji poza Warszawą, z tym, że zdarzają się sytuacje, w których część lub całość wskazanej w zapytaniu miesięcznej puli 6-7 zleceń w miesiącu jest realizowana podczas wyjazdu.

Pytanie 4.

Czy kwota oferty obejmuje całość realizacji od podpisania umowy do końca 2026 (11 mies. lub mniej) i jak ma się to do wskazanych w projekcie 6 rat?

Odpowiedź

Załącznik nr 3 należy wypełnić wskazując kwotę za całość zamówienia oraz ratę miesięczną. Dostosowano zapis kryterium A tabeli w pkt VII. Poprawiono zapis par. 3 ust. 2 projektu umowy

Pytanie 5.

Czy dokumenty muszą być podpisane elektronicznie? 

Odpowiedź

Dokumenty nie muszą być podpisane elektronicznie. Dokumenty należy przesłać drogą elektroniczną, przesłanie skanu z podpisem odręcznym jest równoważne.

Pytanie 6.

W jaki sposób Wykonawca ma podać koszt projektu, nie mając informacji co dokładnie będzie do wykonania, w jakiej ilości, etc. Nie ma nigdzie informacji możliwej do wyceny zapytania ofertowego.

Odpowiedź

Zakres oraz sposób wykonania usług video ze wskazaniem liczby realizacji podlegających wycenie wynika bezpośrednio z treści zapytania oraz Załącznika nr 1.

Pytanie 7.

W przedmiocie umowy piszą Państwo o 6-7 miu realizacjach miesięcznie. Czy nasza oferta cenowa ma obejmować uśrednioną kwotę jednej realizacji, czy 6-7 realizacji miesięcznie, czy 6-7 realizacji przez cały okres umowy.

Odpowiedź

Określając ofertę cenową należy wypełnić Załącznik nr 3 zgodnie z opisem pół w pkt 3.

Pytanie 8.
W drafcie umowy jest mowa o 6 ciu równych miesięcznych ratach - czy to oznacza, że umowa zawarta będzie na 6 miesięcy (po 6-7 realizacji miesięcznie)?

Odpowiedź

Odpowiedź znajduje się na stronie www Ministerstwa: „Pytanie 4 i odpowiedź” pod linkiem: https://www.gov.pl/web/kultura/zapytanie-ofertowe---swiadczenie-profesjonalnych-uslug-video

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję że, administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15 00-071 Warszawa

• • Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: abi@kultura.gov.pl 
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy,
  • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, uprawnione na podstawie obowiązującego prawa do kontrolowania działalności Zamawiającego,
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat z uwagi na obowiązek archiwizowania dokumentów przez jednostkę sektora finansów publicznych,
  • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; §
  • posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;  − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• • nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d i e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu - wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b, d i e RODO.