Agencja Restrukturyzacji
i Modernizacji Rolnictwa

Kontrole na miejscu tego mechanizmu realizowane są przez inspektorów terenowych w Oddziałach Regionalnych ARiMR.

W ramach kontroli na miejscu przeprowadzane są następujące postępowania:

Organizacja ma obowiązek realizować działania zatwierdzone w programie operacyjnym, zgodnie z opisem i w zakresie określonym w programie. Działania w programach operacyjnych powinny być zgodne z prawem UE oraz Strategią Krajową dla zrównoważonych programów operacyjnych organizacji producentów owoców i warzyw w Polsce na lata 2018-2022. Kontrole na miejscu weryfikują fizyczną realizację działania. Jeżeli z przyczyn technicznych weryfikacja taka jest niemożliwa w momencie kontroli, np. z uwagi na zakończenie realizacji działania i brak fizycznych dowodów, OP jest zobowiązana przedstawić dowody realizacji działania. Rodzaj dowodów jest zróżnicowany z uwagi na niewyczerpalną listę możliwości działań zatwierdzanych w programach operacyjnych. W zależności od działania dowodami mogą być np. listy uczestników szkolenia, dokumenty wynajęcia pomieszczeń na szkolenia, promocję produktów OP, potwierdzenia uczestnictwa w imprezach targowych, korespondencja dotycząca i wywołana targami, w tym dotycząca nawiązanych w wyniku targów kontaktów handlowych, zapisy w prowadzonych rejestrach zabiegów agrotechnicznych itp..

Poza fizyczną realizacją działania inspektorzy weryfikują również zgodność działania z opisem w zatwierdzonym programie operacyjnym (opracowanym zgodnie z ustanowioną krajową strategią na rzecz zrównoważonych programów operacyjnych), sprawdzają wykorzystywanie urządzenia przez OP, w tym czy sprzęt jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem zapisanym w programie.

W przypadku działań związanych z nasadzeniami trwałymi (plantacje sadownicze), realizowanymi w celu podniesienia jakości produktów, OP powinny, poza kontrolą dokumentów potwierdzających kwoty wydatków, liczyć się z możliwością kontroli powierzchni nasadzeń. Kontrola taka realizowana będzie na losowo wybranej próbie członków OP.

W tym, kontrola działań związanych z zapobieganiem kryzysom i zarządzaniem nimi, w tym działań związanych z nieprzeznaczeniem produktów do sprzedaży i przeznaczeniem produktów do bezpłatnej dystrybucji

W przypadku działań związanych z nieprzeznaczeniem owoców i warzyw do sprzedaży ARiMR, w tym mechanizmie, realizuje kontrole drugiego stopnia, które opierają się na kontroli dokumentów, w tym dokumentów sprzedaży, na podstawie których weryfikowana jest ilość zgłoszonych produktów nieprzeznaczonych do sprzedaży .Działania związane z zapobieganiem kryzysom i zarządzaniem nimi nie mogą przekroczyć jednej trzeciej wydatków w ramach programu operacyjnego.

W tym, kontrola działań w zakresie środowiska

Uwzględnienie w ramach programu operacyjnego środków ochrony środowiska i metod produkcji bezpiecznej dla środowiska, w tym rolnictwa ekologicznego, zgodnych z ramami krajowymi (zatwierdzonymi przez KE) są warunkiem zatwierdzenia programu przez kraj członkowski. Działania w zakresie ochrony środowiska są zgodne z wymogami dotyczącymi płatności rolno-środowiskowych, realizowanymi zgodnie z art. 28 ust. 3 RPEiR (UE) nr 1305/2013 lub art. 39 ust. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005.Programy operacyjne obejmują co najmniej 2 działania w zakresie ochrony środowiska.

Kontrole wydatków poniesionych na realizację działań zatwierdzonych w programie operacyjnym sprowadzają się do weryfikacji dokumentów finansowych prowadzonych w organizacji, potwierdzających rodzaj i wysokość kwot poniesionych przez OP z funduszu operacyjnego, które zostały zadeklarowane we wniosku o wypłatę pomocy finansowej. Weryfikowane są faktury dołączone do wniosku z dokumentami w siedzibie organizacji, w tym realizacja płatności, terminy płatności i zaksięgowanie kwot wydatków.

Inspektor podczas kontroli musi odpowiedzieć na pytanie czy wydatek jest spójny z działaniem, którego dotyczy oraz porównuje krzyżowo zapisy księgowe w siedzibie organizacji z zestawieniem operacji na rachunku bankowym funduszu operacyjnego (założenie takiego rachunku jest warunkiem zatwierdzenia programu operacyjnego, a wydatki związane z realizacją programu mogą być ponoszone wyłącznie z tego rachunku). Wyniki kontroli mają dać odpowiedź czy zadeklarowane wydatki poniesione przez organizację kwalifikują się do dofinansowania.

Wartość produktów sprzedanych (WPS) w okresie referencyjnym jest podstawą do określenia wysokości zatwierdzonego funduszu operacyjnego. Fundusz nie może stanowić więcej niż 4,1% wartości produktów członków sprzedanych przez organizację. Fundusz wyjątkowo może stanowić 4.6% WPS organizacji w przypadku, kiedy różnica zostanie wykorzystana wyłącznie w zakresie środków zapobiegania kryzysom i zarządzania nimi. Członkowie mają obowiązek sprzedaży swojej produkcji poprzez organizację z możliwym, określonym w przepisach Wspólnotowych, niewielkim marginesem produkcji, która może zostać sprzedana bezpośrednio w gospodarstwach członków. Do WPS wliczane są wyłącznie faktury sprzedaży wystawione na organizację lub inną uznaną OP, poprzez którą za zgodą organizacji sprzedawane są produkty członków lub na spółkę zależna, w które przynajmniej 90% kapitału należy do OP/zrzeszenia OP. Wyłącznie produkcja członków organizacji producentów wprowadzona do obrotu bezpośrednio przez organizacje producentów wliczana będzie do wartości produkcji stanowiącej przedmiot obrotu. W tej sytuacji produkcja członków OP wprowadzona do obrotu za pośrednictwem innej OP wyznaczonej przez ich własną organizację wliczana będzie do tej drugiej OP. Do wystawiania faktur upoważnione są również przedsiębiorstwa zależne, w których organizacja posiada minimum 90% udziałów (wg. definicji wspólnotowej przedsiębiorstwo jest uważane za przedsiębiorstwo zależne, jeżeli powiększa wartość dodaną do produkcji członków, mogą to być np. specjalistyczne sortownie i pakownie przygotowujące produkty na sprzedaż itp).
Kontrola WPS przeprowadzana jest po zakończeniu rocznej realizacji programu operacyjnego i złożeniu przez OP wniosku o wypłatę i rozliczenie roczne pomocy na dofinansowanie funduszu operacyjnego. Kontrola WPS w dokumentach księgowych w siedzibie organizacji polega na weryfikacji deklarowanej przez OP wartości sprzedaży, zgodnie z zestawieniem faktur sprzedaży załączonym do wniosku. Ważnym dokumentem, z którego korzysta inspektor jest zatwierdzony przez walne zgromadzenie członków lub udziałowców bilans roczny organizacji. Kontroli podlegają zarówno dokumenty finansowe jak i dokumenty wewnętrzne przechowywane w siedzibie organizacji, jak np. dokumenty magazynowe oraz prowadzone przez OP rejestry wejścia i wyjścia produktów członków organizacji. Kontrola ma na celu zweryfikowanie deklarowanej WPS, wykluczenie podwójnego deklarowania produkcji członków w przypadku wystąpienia członków z OP w celu przejścia do innej OP, kontrolę naliczenia redukcji WPS związaną ze sprzedażą produktów przetworzonych ponad pierwsze przetworzenie, czy też wyłączenia kosztów transportu innych niż transport wewnętrzny na etapie loco-OP. Kontrole mają też zweryfikować wyłączenia z zadeklarowanej WPS produkcji innej niż produkcja członków organizacji. Okres referencyjny, przyjęty dla wyliczenia WPS, dotyczy okresu rocznego, poprzedzającego realizację programu operacyjnego, w którym liczona jest wartość produktów sprzedanych członków OP lub średnia tej wartości z trzech lat poprzedzających realizację rocznego programu operacyjnego, w przypadku zatwierdzenia i decyzji o dalszej realizacji P.O. w okresie przejściowym zgodnie z RK(UE)543/2011. Okres referencyjny nie może zostać zmieniony przez pełen okres realizacji programu.

Kontrole funkcjonowania organizacji przeprowadzane są po zakończeniu rocznej organizacji programu operacyjnego i przynajmniej raz w trakcie programu operacyjnego. Są to:

Kontrola demokratycznego sposobu podejmowania decyzji w OP

Podstawową zasadą funkcjonowania organizacji jest zapewnienie demokratycznego udziału członków zarówno w zakresie podejmowania decyzji dotyczących rodzaju działań realizowanych w ramach programu operacyjnego, jak i w zabezpieczeniu praw członków do korzystania z tych działań. Przedmiot kontroli stanowią protokoły z posiedzeń walnych zgromadzeń członków, spotkań zarządu oraz decyzje podjęte przez te gremia. Dodatkowo kontrolowane są takie dokumenty w organizacji jak statut OP i wprowadzone zmiany w statucie, prowadzenie przez OP rejestrów produkcji członków i ich możliwości produkcyjnych, w tym dysponowanie przez OP informacją o aktualnej i historycznej powierzchni produkcyjnej członków, w tym numerami działek ewidencyjnych pod uprawami w kategorii uznania.

Kontrola wartości produktów członków dostarczonych do organizacji

Kontrola przeprowadzana jest na wytypowanej metodą analizy ryzyka próbie członków OP. Kontrolowane są dokumenty, zarówno w siedzibie organizacji, jak i w gospodarstwie członka, potwierdzające zadeklarowane ilości i wartość produktów dostarczonych do OP oraz dokumenty potwierdzające posiadane powierzchnie produkcyjne członków. Drugim elementem kontroli jest fizyczna kontrola powierzchni pod uprawami w kategorii uznania, celem dostarczenia jednostce wdrożeniowej informacji, na podstawie której możliwa będzie weryfikacja uzyskanego plonu.

Kontrola wpłat składek członkowskich na fundusz operacyjny

Kontrolą objęta jest wysokość wpłat składek, sposób oraz zasady zasilania funduszu operacyjnego przyjęte przez OP, a także demokratyczne metody podejmowania decyzji w tym zakresie. Kontrola przyjętych przez organizacje zasad zasilania funduszu przeprowadzana jest na próbie minimum 10% członków organizacji. Podstawowym kryterium obowiązującym, zgodnie z rozporządzeniami UE, przy naliczeniu wysokości składek jest ilość lub wartość produktów członków dostarczonych do organizacji. W ramach kontroli składek członkowskich, inspektor kontroluje również sposób zasilania funduszu operacyjnego przez OP w celu wykluczenia korzystania przy zasilaniu funduszu ze środków, które otrzymują dofinansowanie krajowe lub wspólnotowe.

Inspektorzy kontrolują zarówno sposób naliczania i zatwierdzania wysokości składek przez organizację, jak i dokumenty finansowe potwierdzające kwoty i terminy zaksięgowania składek oraz przelewy na fundusz operacyjny.

Organizacja dla celów sprawozdawczych i kontrolnych powinna prowadzić zestawienie wpłat składek poszczególnych członków na fundusz operacyjny.

Kontrole spełnienia warunków uznania przez organizacje producentów, w tym:

• kontrole wydajności produkcji członków oraz kontrole powierzchni upraw członków pod uprawami w grupie produktów, dla których OP uzyskała uznanie;

• kontrole powierzchni uprawy w grupie uznania, w tym:

  • fizyczny obmiar działek użytkowanych przez członków

  • kontrola dokumentów w siedzibie OP potwierdzających posiadane powierzchnie

• kontrole spełnienie istotnych warunków uznania prowadzone na bazie kontroli dokumentów w siedzibie OP

Kontrole spełnienia warunków uznania są wymagane w ramach obsługi rocznych wniosków o wypłatę pomocy finansowej składanych przez organizacje.