Agencja Restrukturyzacji
i Modernizacji Rolnictwa

Przyjmowanie przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa zgłoszeń naruszeń prawa

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa) w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (dalej: ARiMR) i Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (dalej: Procedura zgłoszeń zewnętrznych), sygnalista dokonuje zgłoszenia zewnętrznego:

1. elektronicznie na adres: sygnalista@arimr.gov.pl;
2. pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe z dopiskiem na kopercie „nie otwierać - poufna informacja
   ws. zgłoszenia naruszenia prawa w ARiMR”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na Departament Kontroli Wewnętrznej w Centrali ARiMR, ul. Poleczki 33, 02-822 Warszawa;
3. ustnie podczas bezpośredniego spotkania z upoważnionymi pracownikami ARiMR, zorganizowanego na wniosek sygnalisty (wniosek o spotkanie należy przesłać na adres wskazany w pkt 1) lub pkt 2).

Zgłoszenia anonimowe nie podlegają w ARiMR rozpoznaniu w trybie Ustawy.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić,
że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Po wpływie zgłoszenia zewnętrznego, Departament Kontroli Wewnętrznej ARiMR - działając
z należytą starannością i z zachowaniem poufności - podejmuje następujące działania:

• przesyła osobie dokonującej zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub ARiMR ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
• dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
• wszczyna postępowanie wyjaśniające, jeśli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania ARiMR i podlega rozpatrzeniu w reżimie Ustawy – w tym w szczególności powołuje komisję do rozpatrzenia zgłoszenia;
• kontaktuje się z sygnalistą – jeśli zaistnieje konieczność uzupełnienia informacji podanych w zgłoszeniu;
• podejmuje adekwatne w sprawie dalsze działania następcze (jeśli jest to uzasadnione).

Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania ARiMR – jest ono przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, o czym sygnalista jest informowany.

Informacja zwrotna przekazywana sygnaliście

ARiMR przekazuje sygnaliście informację zwrotną (tj. informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodów takich działań) w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zasady poufności

Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz zasady przetwarzania danych osobowych obowiązujące w ARiMR uniemożliwiają uzyskanie dostępu do danych osobowych i informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Pracownicy mający dostęp do danych osobowych i informacji objętych zgłoszeniem posiadają upoważnienie Prezesa ARiMR i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

Zasady przetwarzania danych osobowych

ARiMR (administrator) przetwarza dane osobowe w celu i w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego i prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych, w związku z realizacją obowiązków prawnych ciążących na administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą oraz Procedurą zgłoszeń zewnętrznych, a w przypadku gdy w zgłoszeniu znajdują się dane szczególnych kategorii lub gdy takie dane zostaną pozyskane w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z Ustawą oraz Procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

ARiMR przetwarza dane osobowe:

• sygnalisty;
• osób, których dotyczy zgłoszenie;
• innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe pozyskano w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia (w szczególności osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób mających lub mogących mieć związek ze zgłoszeniem lub sprawą).

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do ARiMR lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania, chyba że sygnalista udzielił wyraźnej zgody lub wynika to z przepisów prawa. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w ARiMR w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.

Podanie danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie jest dobrowolne ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych. Niepodanie tych danych uniemożliwi przyjęcie zgłoszenia oraz podjęcie działań następczych.

Podanie danych osobowych innych osób (np. pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub osób mających lub mogących mieć związek ze zgłoszeniem lub sprawą) jest dobrowolne ale może okazać się niezbędne dla rozpatrzenia zgłoszenia. Niepodanie tych danych może uniemożliwić lub utrudnić podjęcie działań następczych.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Po wpływie zgłoszenia w ARiMR zostaną podjęte adekwatne w sprawie działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe (w szczególności określone w art. 12 Ustawy) ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Reguły dotyczące zachowania poufności tożsamości sygnalisty służą ochronie przed działaniami odwetowymi.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Odpowiedzialności karnej, określonej w art. 57 Ustawy, podlega osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienie publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

Skorzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych ARiMR

Zgłoszenie naruszenia prawa w pierwszej kolejności może zostać dokonane według procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w ARiMR (zgłoszenie wewnętrzne).

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich i informacje o możliwości uzyskania poufnej porady

Rzecznik Praw Obywatelskich udziela porad w zakresie, o którym mowa w art. 31 pkt 4 Ustawy.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Adres do korespondencji: al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
Strona internetowa: www.brpo.gov.pl