Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Przedsięwzięcie realizowane w dwóch etapach zgodnie z założeniami i celami określonymi w Umowie nr MNiSW/2025/DIR/512 z dnia 29.08.2025 r. oraz kontynuowane zgodnie z założeniami i celami określonymi w Umowie nr MNiSW/2026/DIR/585 z dnia 23 czerwca 2026 r.

Rezultatem przedsięwzięcia w etapie I była elektronizacja procesów back-office w dwóch uczelniach wyższych zainteresowanych wdrożeniem i wskazanych do pilotażu. W tych jednostkach został uruchomiony system EZD RP. Dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją zoptymalizowane zostały procedur wewnętrzne oraz zwiększona transparentność i efektywność pracy uczelni.

Głównym celem zadania było przygotowanie do drugiego etapu przedsięwzięcia, którego celem jest maksymalizacja skali wdrożeń systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez MNiSW, a tym samym wsparcie elektronizacji procesów backoffice oraz podniesienie kompetencji pracowników uczelni, w których dotychczas nie wdrożono systemu klasy EZD.

NASK podczas realizacji etapu I zapewnił pełne wsparcie wdrożeniowe wytypowanym uczelniom. Efektem było wypracowanie (we współpracy z MNiSW oraz uczelniami pilotażowymi) wzorów normatywów, instrukcji, materiałów szkoleniowych i rekomendacji (tzw. pakietu wdrożeniowego) dla uczelni biorących udział w etapie II, określenie zakresu integracji kluczowych systemów uczelnianych z EZD RP oraz wybór – we współpracy z MNiSW – uczelni zakwalifikowanych do etapu II na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji.

Efekty realizacji etapu I:

1. Uczelnie objęte pilotażem uzyskały przygotowanie techniczne, merytoryczne i organizacyjne do dalszych etapów wdrożenia EZD RP.
2. Przeprowadzono inwentaryzację sprzętu i przygotowania uczelni do wdrożenia.
3. Przeprowadzono cykl szkoleń technicznych oraz weryfikacji środowisk, co potwierdziło poprawność konfiguracji instancji testowych.
4. Przeprowadzono cykl szkoleń merytorycznych.
5. Podniesiono i ujednolicono poziom wiedzy oraz kompetencji zespołów wdrożeniowych poprzez opracowanie wspólnego podejścia do konfiguracji, utrzymania i obsługi systemu EZD RP.
6. Udostępniono uczelniom zestaw oficjalnych materiałów NASK, w tym: Podręcznik EZD RP, szkolenia online (e-learningi), tutoriale wspierających samodzielną pracę.
7. Zidentyfikowano bariery organizacyjne, procesowe i techniczne wymagające dodatkowego wsparcia – w szczególności w zakresie integracji systemów dziedzinowych i dostosowania procedur kancelaryjnych do specyfiki uczelni.
8. Uruchomiono produkcyjnie system EZD RP w dwóch uczelniach wiodących objętych pilotażem (100% zakładanego wskaźnika). Dodatkowo system został uruchomiony produkcyjnie w jednostce towarzyszącej – Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.
9. Wypracowano pakiet wdrożeniowy obejmujący wzory normatywów, instrukcji, rekomendacji, materiały szkoleniowe oraz dobre praktyki, które zostaną wykorzystane podczas wdrażania systemu EZD RP w kolejnych uczelniach wyższych.
10. Opracowano plan wdrażania systemu EZD RP w etapie II projektu.

Drugi etap zadania polega na wdrożeniu systemu EZD RP w zainteresowanych uczelniach. Obejmuje cyfryzację procesów administracyjnych, kancelaryjnych i archiwalnych, elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz optymalizację procesów wspierających funkcjonowanie uczelni.

Założone cele etapu II:

1. Wdrożenie w okresie realizacji projektu systemu EZD RP w co najmniej 40 uczelniach nadzorowanych przez MNiSW.
2. Podniesienie kompetencji wskazanych grup pracowników (koordynatorów, kierownictwa, pracowników kancelarii) uczelni w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
3. Promocja elektronicznego zarządzania dokumentacją w uczelniach wyższych nadzorowanych przez MNiSW.

Głównym celem zadania jest maksymalizacja skali wdrożeń systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez MNiSW, a tym samym wsparcie elektronizacji procesów back-office oraz podniesienie kompetencji pracowników uczelni, w których dotychczas nie wdrożono systemu klasy EZD.