Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wydarzenie, które odbyło się 14 lipca br., spotkało się z ogromnym zainteresowaniem – uczestniczyło w nim około 2200 osób, z czego 120 wzięło udział osobiście w siedzibie NASK przy ul. Kolskiej. Konferencję otworzyła Magdalena Sawicka, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku, witając uczestników – zarówno tych obecnych w siedzibie NASK w Warszawie, jak i łączących się zdalnie.

Przedstawimy najważniejsze zagadnienia dotyczące inwestowania środków z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) w upowszechnianie EZD RP. Opowiemy o tym, co realizujemy już dziś, aby elektroniczne zarządzanie dokumentacją stało się podstawą codziennej pracy urzędników, a także o wskaźnikach projektowych i planach na przyszłość

– zapowiedziała dyrektor Sawicka.

Silne wsparcie polityczne dla wdrażania EZD RP wybrzmiało już w pierwszych wystąpieniach. Jako pierwszy głos zabrał Krzysztof Gawkowski, wicepremier i minister cyfryzacji. Podkreślił on rolę systemu nie tylko jako narzędzia cyfryzacji procesów w administracji publicznej, lecz także jako mechanizmu zwiększającego bezpieczeństwo i transparentność instytucji publicznych.

Aby wdrożyć EZD RP, trzeba odwagi (…). Nie zmienimy wszystkiego w jeden dzień, bo to niemożliwe. Upowszechniając EZD RP, robimy jednak realny – i wierzę, że bezpieczny – krok w stronę utrzymania tempa cyfrowego rozwoju Polski, budowania synergii państwa, samorządu i obywateli. Wszyscy musimy być ambasadorami tej zmiany

– zachęcał wicepremier Gawkowski.

Niezwykle istotny wątek poruszył wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski, zapowiadając, że do końca kadencji rządu planowane jest wprowadzenie zmian legislacyjnych, które uproszczą i przyspieszą wdrażanie EZD RP.

Przed nami uchwalenie ustawy o Operatorze EZD oraz ważne zmiany w innych aktach prawnych. Z jednej strony mamy technologię z XXI wieku, a z drugiej np. kodeks postępowania administracyjnego z lat 60. XX wieku. Mimo nowelizacji wciąż zawiera on pojęcia i zasady, które nie współgrają z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją

– powiedział wiceminister Standerski.

Ważne informacje padły w wystąpieniu Radosława Nielka. Dyrektor NASK podkreślił, że zapowiadane zmiany w prawie, zatwierdzenie strategii, a także stabilne finansowanie, które udało się zapewnić od 2024 roku, to solidny fundament, dzięki któremu można mieć pewność, że EZD RP będzie wspierany i rozwijany w kolejnych latach.

W zakresie upowszechniania EZD RP istotna rola przypadnie Centralnemu Ośrodkowi Informatyki (COI), o czym opowiadał dyrektor tej instytucji – Radosław Maćkiewicz. COI odpowiada za budowę SaaS EZD RP, co ma doprowadzić do masowego zastosowania systemu w sektorze publicznym.

Pokazujemy, że potrafimy działać wspólnie. Co istotne, realizując takie projekty jak SaaS EZD RP, zapewniamy suwerenność technologiczną państwa. Nie musimy się obawiać, czy usługi dostarczane przez wielkie zagraniczne firmy będą dostępne czy nie. SaaS EZD RP to projekt, który znacząco przyspieszy cyfryzację kraju

– przekonywał dyrektor Maćkiewicz.

Jednym z kluczowych punktów programu konferencji była prezentacja założeń nowej „Polityki wdrażania EZD w RP”, którą przedstawił Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK. W swoim wystąpieniu zarysował przyszłość zarówno systemu EZD PUW (wdrażanego od 2011 roku), jak i jego następcy – EZD RP.

Dyrektor Madejczyk szczególną uwagę poświęcił zmianom w otoczeniu prawnym elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Polityka wdrażania EZD w RP” to dokument, który obecnie jest procedowany w Ministerstwie Cyfryzacji i mam nadzieję, że wkrótce zostanie przyjęty jako uchwała Rady Ministrów

– powiedział dyrektor Madejczyk.

To istotne, ponieważ dokument ten zawiera plan cyfryzacji back office w instytucjach publicznych do 2035 roku, zgodnie ze Strategią Cyfryzacji Polski. Określenie katalogu jednostek uprawnionych do korzystania z usług Operatora EZD i SaaS EZD RP oraz przygotowanie do prac nad ustawą o EZD to tylko niektóre z celów przyjęcia tej polityki.

Następnie dyrektor Madejczyk zapowiedział kilka kolejnych usprawnień systemu, w tym budowę platformy EZD RP, która pozwoli lepiej dopasować rozwiązania do specyficznych potrzeb różnych instytucji, integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), dalszą automatyzację, wykorzystanie narzędzi opartych na AI oraz migrację systemów EZD PUW i eDOK do EZD RP.

W dalszej części konferencji dyrektor Magdalena Sawicka omówiła rolę EZD jako narzędzia realizacji celów polityk publicznych. Jak podkreśliła, wdrożenie EZD RP w jednostce to nie tylko szansa na rozwój, ale także wyzwanie wymagające zaangażowania i determinacji zarówno ze strony kierownictwa, jak i pracowników merytorycznych oraz technicznych. Jeśli proces zostanie starannie zaplanowany i poprzedzony odpowiednimi przygotowaniami, przyniesie efekt w postaci unowocześnienia sposobu działania instytucji, uporządkowania metod pracy i ujednolicenia obowiązujących procedur.

Duże zainteresowanie wzbudziła prezentacja dotycząca wdrażania systemu w przywoływanym już modelu chmurowym. Jak podkreślił Tomasz Stojek z COI, przygotowywana platforma SaaS EZD RP ma obsłużyć nawet 300 tys. użytkowników, oferując dostępność, bezpieczeństwo i skalowalność. COI ma odpowiadać za zarządzanie infrastrukturą, jej monitorowanie i utrzymanie systemów, wdrażanie środków bezpieczeństwa i zarządzanie nimi, a także wdrożenie klientów w usłudze SaaS EZD RP.

Z kolei Norbert Staszak, kierownik Działu Wsparcia EZD w NASK, przedstawił konkretne scenariusze wdrożeniowe oraz korzyści płynące z przystąpienia do grona Partnerów EZD RP – zarówno dla administracji centralnej, jak i samorządowej. Podkreślił, że wybór modelu wdrożenia (on-premise lub usługa chmurowa) oraz odpowiednie zaplanowanie instalacji EZD RP mają kluczowe znaczenie dla powodzenia całego procesu. Przedstawił także rekomendacje dotyczące środowiska technicznego i dostępnych ścieżek instalacji.

W ostatniej części konferencji prelegenci skupili się na aspektach praktycznych – od scenariuszy wdrożeniowych, przez wymagania techniczne, po integrację z usługą e-Doręczeń. Szczegóły prezentacji dostępne są w materiałach zamieszczonych pod artykułem – zachęcamy do zapoznania się z nimi.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.