Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

EZD RP jest wykorzystywany w różnorodnych instytucjach publicznych – od urzędów centralnych i ministerstw, przez urzędy wojewódzkie i samorządowe, po instytucje kultury, uczelnie i inne jednostki realizujące zadania publiczne. Produkcyjne uruchomienie EZD RP potwierdziło już 2550 jednostek, a około 1400 kolejnych rozpoczęło już proces wdrożeniowy.

Wdrożenie systemu klasy EZD w instytucji publicznej przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją i procesami w organizacji, co ma ogromny wpływ na poprawę jakości obsługi obywateli oraz skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedzi i usługi. Jednostki, które korzystają z EZD RP, mogą liczyć na szybsze przetwarzanie dokumentów, łatwiejszy dostęp do informacji oraz automatyzację wielu rutynowych czynności kancelaryjnych i archiwalnych. Wszystko to prowadzi do bardziej racjonalnego wykorzystania czasu pracy i zasobów, które można przeznaczyć na inne zadania.

Nie inaczej jest w Krakowie – korzystanie z EZD RP ma przyczynić się do znaczącego usprawnienia działań administracyjnych.

EZD RP jest systemem klasy EZD, spełniającym wymagania Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Umożliwia kompleksowe prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym wsparciu dokumentacji papierowej, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz nowoczesne podejście do zarządzania procesami administracyjnymi.

System jest stale rozwijany i dostosowywany do zmian prawnych, takich jak obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych (PURDE i PUH) czy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu miejskie jednostki organizacyjne mogą bezpiecznie i efektywnie funkcjonować w cyfrowym środowisku administracji publicznej.

Pełna elektronizacja procesów kancelaryjnych oraz poszczególnych grup spraw przekłada się na wymierne korzyści: ograniczenie kosztów materiałów biurowych, archiwizacji, w tym brakowania dokumentacji niearchiwalnej, oraz spedycji korespondencji wychodzącej. EZD RP jest już z sukcesem stosowany w innych miastach i urzędach administracji publicznej w całym kraju, co potwierdza jego skuteczność i użyteczność

– mówi Tomasz Karaś, kierownik projektu wdrażania EZD w Gminie Miejskiej Kraków.

W działania wdrożeniowe zaangażowane są m.in.: Wydział Organizacji i Nadzoru, Centrum Obsługi Informatycznej oraz Wydział Edukacji i Projektów Edukacyjnych. Szczególną rolę w procesie pełni Oddział Zarządzania Dokumentacją i Archiwum Zakładowe, w którego strukturze utworzono Stanowiska ds. Wdrożenia EZD w miejskich jednostkach organizacyjnych. To właśnie ten zespół zapewnia jednostkom miejskim bieżące wsparcie merytoryczne i organizacyjne, porządkując procesy kancelaryjne oraz wspierając ich optymalizację w kierunku pełnej cyfryzacji.

Pracownicy Oddziału oraz Centrum Obsługi Informatycznej mają wieloletnie doświadczenie merytoryczne oraz techniczne w zakresie wdrażania i rozwoju systemów klasy EZD. Od 2021 r. konsekwentnie realizujemy proces implementacji tych rozwiązań w Urzędzie Miasta Krakowa oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, budując kompetencje, wypracowując standardy i optymalizując procesy kancelaryjne. Zdobyte kompetencje pozwalają nam dziś skutecznie skalować rozwiązanie na kolejne jednostki miejskie oraz wspierać je w procesie transformacji cyfrowej

– podkreśla Tomasz Karaś.

W trakcie wdrożenia EZD RP bezpośrednim wsparciem NASK objęto 329 jednostek miejskich. Wsparcie obejmuje konfigurację systemu, szkolenia administracyjne i merytoryczne oraz pełną obsługę drugiej, trzeciej i czwartej linii serwisowej.

Co istotne, współpraca z NASK oznacza brak kosztów licencyjnych oraz konieczności inwestowania w infrastrukturę techniczną przez Gminę Miejską Kraków. System i środowisko chmurowe są utrzymywane oraz rozwijane przez NASK, co gwarantuje stabilność, bezpieczeństwo i zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi.

Uruchomienie produkcyjne EZD RP w jednostkach objętych wsparciem NASK planowane jest do czerwca 2026 r. W pierwszym etapie wdrażane są funkcje związane z obsługą korespondencji – integracja z ePUAP-em i e-Doręczeniami oraz rejestracja korespondencji tradycyjnej i e-mail. Kolejne etapy obejmą dalszą elektronizację procesów kancelaryjnych oraz sukcesywny rozwój usług elektronicznych świadczonych przez miejskie jednostki organizacyjne.

Docelowo wsparcie zespołu wdrożeniowego obejmuje nie tylko implementację systemu, lecz szeroko rozumianą transformację zarządzania dokumentacją – uporządkowanie procedur, zwiększenie wydajności pracy oraz rozwój komunikacji elektronicznej i e-usług dla mieszkańców.

Droga do tego celu będzie łatwiejsza, ponieważ Gmina Miejska Kraków od stycznia 2022 r. korzystała z systemu EZD PUW. Stał się on podstawowym narzędziem realizacji wielu procesów kluczowych dla funkcjonowania miasta. Dzięki temu wdrożenie EZD RP – systemu, który jest następcą EZD PUW – ma solidne podstawy, a zdobyte doświadczenia, wypracowane standardy obiegu dokumentów oraz utrwalone nawyki pracy cyfrowej znacząco przyspieszą proces adaptacji do nowego narzędzia. Dodatkowo ułatwi go znajomość logiki działania systemów klasy EZD, wcześniejsze przeszkolenie pracowników oraz gotowość organizacyjna, która była konsekwentnie budowana przez ostatnie lata.

• Portal EZD RP, czyli artykuły, wywiady i najważniejsze informacje o systemie.
• Kursy e-learningowe na platformie szkoleniowej administracji publicznej.
• Forum EZD RP – miejsce wymiany doświadczeń użytkowników i ekspertów.
• Kanał EZD RP na YouTube z filmami instruktażowymi i nagraniami z konferencji.
• Podręcznik użytkownika EZD RP – szczegółowa dokumentacja i instrukcja obsługi systemu.