Zgodnie z zasadami konkurencyjności Zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie usługi inwentaryzacji, w formie spisu z natury, ok. 14500 składników majątkowych, zapasów magazynowych oraz wartości niematerialnych i prawnych  Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Czynności inwentaryzacyjne muszą być zgodne z wewnętrzną instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

1. Zamawiający

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15
00-071 Warszawa
Fax: 22 8288773
Strona internetowa: www.gov.pl/web/kultura

2. Szczegółowy zakres

1. Etap nr 1. Opracowanie dokumentu zawierającego szczegółowe założenia oraz harmonogram wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych składników majątkowych, zapasów magazynowych oraz wartości niematerialnych i prawnych zidentyfikowanych w poniższych lokalizacjach:

• budynek położony w Warszawie przy ul. Ksawerów 13;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 15 wraz z galerią Kordegarda i parkingiem podziemnym;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 21/23;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 17;
• pomieszczenia najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Senatorskiej 27, Wierzbowej 9 i 11  
• pomieszczenia najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy Al. Jana Pawła II 29. .
• Pomieszczenie najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Południowej 46,
• Pomieszczenie najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Świętokrzyskiej 14.

Zakres Etapu nr 1 obejmuje uzgodnienie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych oraz opracowanie dokumentu zawierającego m. in.:

• harmonogram wszystkich czynności inwentaryzacyjnych: w tym m. in. terminy i godziny pracy zespołów spisowych w poszczególnych lokalizacjach oraz terminy wykonania poszczególnych etapów,
• zakres pliku migracyjnego z ewidencji bazowej z systemu finansowo – księgowego Enova wraz z określeniem, jakie dane ma on zawierać,
• sposób oznakowania składników majątku, które nie posiadają oznaczenia kodem kreskowym Ministerstwa (miejsce naklejenia oraz dane, jakie ma zawierać naklejka z kodem kreskowym),
• wskazanie sposobu postępowania przy zidentyfikowaniu rozbieżności pomiędzy ewidencją bazową a stanem faktycznym,
• katalog składników majątku, które zgodnie z obowiązującą instrukcją nie będą objęte spisem z natury tj. drobne przedmioty np. rolety, firanki, kosze na śmieci, itd.
• zakres prac w ramach tzw. skatalogowania obrazów (w tym dokumentacja fotograficzna i wymiary obrazów),
• określenie parametrów technicznych pliku migracyjnego po końcowym rozliczeniu z inwentaryzacji i terminu przeprowadzenia przez Wykonawcę migracji do systemu,
• kontakt do osoby nadzorującej umowę ze strony Wykonawcy i Zamawiającego.

Etap nr 1 zakończy się:

• uzgodnieniem pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą szczegółów wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych oraz opracowaniem ww. dokumentu uzgodnionego i zatwierdzonego przez Zamawiającego i Wykonawcę.

Dodatkowe informacje:

Przewidywana ilość środków podlegających spisowi to ok. 14 500 szt. pojedynczych przedmiotów.

2. Etap nr 2. Przeprowadzenie spisu z natury składników majątku, zapasów magazynowych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w poniższych lokalizacjach:

• budynek położony w Warszawie przy ul. Ksawerów 13;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 15 wraz z galerią Kordegarda i parkingiem podziemnym;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 21/23;
• budynek położony w Warszawie przy ul. Krakowskie Przedmieście 17;
• pomieszczenia najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Senatorskiej 27, Wierzbowej 9 i 11  
• pomieszczenia najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy Al. Jana Pawła II 29.  
• pomieszczenie najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Południowej 46
• Pomieszczenie najmowane przez Ministerstwo w budynku położonym w Warszawie przy ul. Świętokrzyskiej 14.

Spisem z natury objęte są wszystkie rodzaje składników majątku wymienione w kartotekach środków trwałych, pozostałych środków trwałych (wyposażenia), środków niskocennych i dóbr kultury oraz magazynu prowadzonych w systemie finansowo-księgowym Enova.

Zamawiający przekaże Wykonawcy w formie elektronicznej wykazy składników majątku, zapasów magazynowych oraz wartości niematerialnych i prawnych figurujących w kartotekach ewidencyjnych (ewidencja inwentaryzacyjna).

Etap 2 zostanie przeprowadzony zgodnie z dokumentem zatwierdzonym przez Zamawiającego i Wykonawcę w etapie 1.

Zakres etapu nr 2 obejmuje:

• sporządzenie spisu z natury przez Wykonawcę,
• sprawdzenie poprawności ocechowania i nazwy danego przedmiotu z ewidencji bazowej ze stanem faktycznym,
• oznaczenie przez Wykonawcę przedmiotów nie w pełni ocechowanych oraz nieocechowanych naklejką z kodem kreskowym wygenerowanym przez Wykonawcę,
• sprawdzenie (dla urządzeń) numeru seryjnego danego przedmiotu zawartego w ewidencji bazowej z rzeczywistym numerem seryjnym urządzenia i w przypadku rozbieżności wpisanie w polu uwagi poprawnego numeru seryjnego przedmiotu,
• sprawdzenie prawidłowego przypisania sprzętu teleinformatycznego (w tym m. in. telefonów, komputerów, monitorów)  oraz innych urządzeń (w tym m. in. niszczarek) do osoby odpowiedzialnej za dany sprzęt, z wyjątkiem mebli,
• sprawdzenie prawidłowego przypisania składników majątku w tym m. in. sprzętu teleinformatycznego , mebli oraz innych urządzeń do danej lokalizacji,
• naniesienie dla wszystkich spisywanych składników majątkowych w polu „uwagi” brakujących charakterystycznych danych takich jak: producent, typ, model, numer seryjny, lokalizacja, kolor i kształt, lub inne cechy rozpoznawcze,
• sporządzenie skatalogowania obrazów tj. dokumentacji fotograficznej wraz z podaniem wymiarów (ok. 320 pozycji).

Spis przeprowadzany będzie przy użyciu systemu informatycznego Wykonawcy:

• system musi być tak zaprojektowany, aby umożliwić pełną kontrolę nad przebiegiem spisu z natury,
• system musi generować raporty w oparciu o dane zebrane podczas procesów spisowych. Tworzenie raportów musi odbywać się w sposób automatyczny, natychmiast po zakończeniu spisu w danej lokalizacji,
• system musi wyeksportować wyniki inwentaryzacji do plików Excela (minimalne dane zawarte w pliku to data inwentaryzacji, lokalizacja, numer inwentaryzacyjny i nazwa składnika).

Dane składnika majątkowego zbierane są poprzez:

• dokonanie odczytania z tabliczki inwentarzowej (naklejki) za pośrednictwem kolektora danych, który pozwala na odczytywanie kodów kreskowych 2D (dwuwymiarowych), bądź
• wprowadzenie ręczne składnika majątkowego w przypadku braku tabliczki inwentarzowej bądź tabliczki inwentarzowej bez kodów kreskowych 2D,
• dokonanie ręcznego zliczenia ilościowego poszczególnych zapasów magazynowych.
• W przypadku braku oznakowania na meblach lub innych przedmiotach należy spisać dany przedmiot poprzez wpisanie wszystkich charakterystycznych i jednoznacznie identyfikujących danych dotyczących danego przedmiotu (producent, typ, model, numer seryjny, lokalizacja, kolor i kształt, status użytkowania, zewnętrzny stan techniczny, wymiar lub inne cechy rozpoznawcze),
• Sporządzenie ręcznego arkusza odbywa się wyłącznie w przypadkach uzgodnionych z Zamawiającym. Dane z arkusza ręcznego są niezwłocznie wprowadzane do systemu informatycznego Wykonawcy i przekazane w wyeksportowanych plikach Zamawiającemu.

Środki niedostępne w dniu spisywania będą inwentaryzowane metodą potwierdzenia przy użyciu elektronicznych formularzy użytkowania poza jednostką. Wzór formularza przygotuje Wykonawca.

Etap nr 2 zakończy się:

1. Przekazaniem Zamawiającemu arkuszy spisu z natury – składników majątkowych, zapasów magazynowych oraz wartości niematerialnych i prawnych w dwóch egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej;
2. potwierdzeniem poprawności i uczestnictwa ze strony Zamawiającego w spisie oraz dokonaniem kontroli zapisów zawartych w arkuszach spisowych,
3. przedstawieniem przez Wykonawcę raportu zawierającego wynik wykonanych prac, w tym m. in.

1. informację o prawidłowo ocechowanych składnikach majątku,
2. informację o składnikach majątku, które były nie w pełni ocechowane tj. (nieczytelnym kodem kreskowym lub z uszkodzoną naklejką z kodem kreskowym),
3. informację o składnikach majątku bez naklejki, jedynie z ręcznym oznaczeniem numeru inwentarzowego,
4. informację o numerach seryjnych spisanego sprzętu teleinformatycznego,

4. oznakowaniem przedmiotów naklejkami z kodami kreskowymi wygenerowanymi przez Wykonawcę.

3. Etap nr 3 Rozliczenie inwentaryzacji

Wykonawca na podstawie potwierdzonych przez Zamawiającego arkuszy spisowych po weryfikacji danych z arkuszy z danymi z ewidencji inwentaryzacyjnej, określi:

• liczbę środków spisanych;
• liczbę środków zgodnych;
• liczbę środków ujawnionych (nadwyżki);
• liczbę niedoborów;
• propozycję kompensaty stwierdzonych nadwyżek i niedoborów wraz z propozycją wyceny niedoborów i nadwyżek według aktualnych cen sprzedaży takiego samego lub podobnego składnika.

Wykonawca dokona ostatecznego uzgodnienia i rozliczenia inwentaryzacji z ewidencją inwentaryzacyjną przy bezpośrednim uczestnictwie Zamawiającego.

Do dokumentacji przekazywanej do Zamawiającego, w ramach etapu nr 3, należą:

• sprawozdanie końcowe z przeprowadzonej inwentaryzacji zawierające:

• raport z przebiegu inwentaryzacji w formie spisu z natury;
• raport ujawnionych nadwyżek;
• raport niedoborów z podziałem na niedobory wyjaśnione, rzeczywiste, pozorne;
• rekomendacje rozliczenia stwierdzonych niedoborów i nadwyżek.

Etap nr 3 zakończy się:

1. przedstawieniem przez Wykonawcę sprawozdania końcowego z przeprowadzonej inwentaryzacji  i jego zaakceptowaniem przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
2.  zaimportowaniem do systemu finansowo-księgowego Enova pliku z danymi z przeprowadzonych prac przez Wykonawcę,
3. obligatoryjnym usunięciem przez Wykonawcę etykiet kontrolnych spisu z składników majątkowych, w przypadku ich wykorzystania w procesie inwentaryzacji.

3. Termin wykonania usługi

Wykonawca zobowiązuje się zrealizować całość przedmiotu niniejszej umowy od dnia, w którym umowa została zawarta, z uwzględnieniem poniższego harmonogramu:

• przedmiot usługi określony jako etap nr 1,  zostanie zrealizowany w terminie do dnia 31 sierpnia 2026 r.   od dnia podpisania umowy.
• przedmiot usługi określony jako etap nr 2, zostanie zrealizowany w terminie do dnia 30 września  2026 r.  od dnia podpisania umowy.
• przedmiot usługi określony jako etap nr 3, zostanie zrealizowany w terminie do dnia 30 listopada  2026 r.  od dnia podpisania umowy.

4. Kryteria oceny ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Cena (C) – waga 80% i doświadczenie (D) - waga  20 %

1. Liczba punktów w kryterium cena, zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

gdzie:

• Cmin – cena najtańszej oferty
• Cb – cena oferty badanej (ocenianej)

2. Liczba punktów w kryterium doświadczenie, zostanie obliczona odpowiednio w zależności od liczby przeprowadzonych inwentaryzacji składników majątkowych, zapasów magazynowych oraz wartości niematerialnej i prawnej w ilości co najmniej 10 000 pozycji dla jednej inwentaryzacji w okresie ostatnich dwóch latach:

1. D = 0 pkt. – w przypadku jednej przeprowadzonej inwentaryzacji,
2. D = 5 pkt. – w przypadku dwóch przeprowadzonych inwentaryzacji,
3. D = 10 pkt. – w przypadku trzech przeprowadzonych inwentaryzacji,
4. D = 15 pkt. – w przypadku czterech przeprowadzonej inwentaryzacji,
5. D = 20 pkt. – w przypadku pięciu i więcej przeprowadzonych inwentaryzacji.

3. Ostateczna ocena oferty (O) zostanie obliczona jako suma punktów w kryterium cena i doświadczenie zgodnie ze wzorem:

O = C + D

gdzie:

• O - ocena oferty
• C - liczba punktów uzyskana w kryterium cena
• D - liczba punktów uzyskana w kryterium doświadczenie

5. Warunki udziału w postępowaniu, które muszą spełnić wykonawcy:

1. Za wykonane prace obowiązuje cena ryczałtowa, obejmująca cały zakres prac składających się na przedmiot zamówienia.
2. Za prace nieujęte w kalkulacji kosztów przedstawionej w ofercie, a konieczne do wykonania przy realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca nie otrzyma dodatkowego wynagrodzenia. Uregulowanie płatności nastąpi po kompletnym wykonaniu usługi.
3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał doświadczenie w prowadzeniu inwentaryzacji w Jednostkach Administracji Publicznej i wykonał w okresie ostatnich 2 lat co najmniej jedną, tożsamą z przedmiotem zamówienia, inwentaryzację środków trwałych i niskocennych składników majątkowych w ilości co najmniej 10 000 pozycji dla danej inwentaryzacji.

6. Sposób przygotowania i termin złożenia oferty:

1. Ofertę należy złożyć drogą elektroniczną na adres: BDG@kultura.gov.pl
2. Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27.07.2026 r., do godz. 14.00.
3. Za moment złożenia oferty uznaje się wpłynięcie oferty do Zamawiającego. Oferta otrzymana po wskazanym terminie nie będzie rozpatrywana.

7. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty następujące dokumenty:

1. Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy – Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz wraz z aktualnym adresem do korespondencji oraz adresem poczty elektronicznej i numerami telefonów do osób upoważnionych do prowadzenia korespondencji w tej sprawie.
3. Jeżeli upoważnienie do reprezentowania firmy na zewnątrz nie wynika z dokumentów rejestrowych firmy należy dołączyć stosowne pełnomocnictwa.
4. Dla udokumentowania posiadania doświadczenia należy załączyć do oferty wykaz wykonanych usług (wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego), o których mowa w ust 4. pkt. 3, wraz z poświadczeniami właściwego wykonania tych usług.
5. Poświadczenia mogą mieć formę referencji, protokołów odbioru usługi bez zastrzeżeń oraz innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi.
6. W przypadku braku udokumentowania poświadczenia, oferta będzie podlegała odrzuceniu.
7.  Wraz z ofertą należy złożyć podpisany załącznik nr 3 oraz załącznik nr 4.
8. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcą:

W sprawie dodatkowych informacji   z zakresu prac proszę zwracać się w godzinach pracy urzędu do pani Moniki Bagińskiej tel. 22/421 02 28.

Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu oferentowi zmówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej.