Zamawiający - Ministerstwo Sprawiedliwości zamierza zlecić wykonywanie przeglądów
i obsługę serwisową, przez okres 24 miesięcy, systemów zasilania rezerwowego UPS zamontowanych w obiektach Ministerstwa Sprawiedliwości położonych w Warszawie.

 

Szczegółowy opis zamówienia i warunki realizacji przedmiotu umowy zawarte są w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ).  

 

Zamawiający prosi o przekazanie oferty w ww. zakresie do 22.05.2024 r. do godziny 14:00 pisemnie na adres:

Ministerstwo Sprawiedliwości

Biuro Administracyjne

Al. Ujazdowskie 11

00-950 Warszawa

 

lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat.ba@ms.gov.pl

 

Oferta musi zawierać:

1. tabelę z zestawieniem cenowym zawierającym łączną cenę netto i brutto wykonania    zlecenia;
2. oświadczenie, że wycena obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zlecenia;
3. oświadczenie, że oferta zachowuje swoją ważność przez okres min. 30 dni od wyznaczonego terminu na jej składanie.

 

Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej po uprzednim umówieniu jej terminu.

 

1. Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego wg kryteriów:

1. K1-cena - 85 pkt.
2. K2-skrócenie czasu przybycia serwisu na zgłoszenie w stosunku do wymaganych 3 godzin określonych w Istotnych postanowieniach umowy – 15 pkt.

2. Maksymalną liczbę punktów (85 pkt.) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę brutto za realizację całego zamówienia, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

 

       gdzie:

       P – liczba punktów przyznanych Wykonawcy

       C_N – najniższa cena brutto

       C_OB – cena brutto oferty

3. Maksymalną liczbę punktów (15 pkt.) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najkrótszy czas przybycia serwisu na zgłoszenie, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę.  Wykonawca otrzyma 5 pkt.  za każde 30 minut skrócenia czasu przybycia serwisu na zgłoszenie w stosunku do wymaganych maksymalnie 3 godzin.
4. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów uzyskaną jako sumę powyższych kryteriów.   

                                               SP = K1 +K2 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia
1964 r. – Kodeks cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r.  Prawo zamówień publicznych. W związku z powyższym odpowiedź na niniejsze zapytanie ofertowe nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego oraz nie stanowi podstawy do roszczenia prawa ze strony Wykonawcy do zawarcia umowy.

 

Osobą do kontaktu w przedmiotowej sprawie jest Paweł Weselak tel. 22 52 12 807,
e-mail: pawel.weselak@ms.gov.pl

 

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

 

1. Wykaz urządzeń:
   1. Zestaw UPS Makelsan BOXER 80 kVA HF 33080 ze 124 szt. akumulatorów
      o pojemności 22 Ah (rok montażu 2019).
   2. Zestaw UPS Makelsan BOXER 80 kVA HF 33080 ze 124 szt. akumulatorów
      o pojemności 22 Ah (rok montażu 2019).
   3. Zestaw UPS TESCOM DS 3200 z 60 szt. akumulatorów o pojemności 120 Ah (rok montażu 2017).
   4. Zestaw UPS TESCOM DS 3200 z 60 szt. akumulatorów o pojemność 120 Ah (rok montażu 2017).
   5. Zestaw UPS CENTRIC-L-200K z 60 szt. akumulatorów o pojemności 150 Ah (rok montażu 2014).
   6. Zestaw UPS CENTRIC-L-200K z 60 szt. akumulatorów o pojemności 150 Ah (rok montażu 2014).
   7. Zestaw UPS CENTRIC-L-200K z 60 szt. akumulatorów o pojemności 150 Ah (rok montażu 2014).
   8. Zestaw UPS COVER NGS 40 z 38 szt. akumulatorów o pojemności 45 Ah (rok montażu 2022).
   9. Zestaw UPS MODULYS GREEN POWER 2.0 z 72 szt. akumulatorów o pojemności 140 Ah (rok montażu 2019).
   10. Zestaw UPS COVER NGS-15 o mocy 15 kVA z 36 szt. akumulatorów o pojemności
       9 Ah (rok montażu 2016).
   11. Zestaw UPS MST 30-A0 o mocy 30 kVA z bateriami umieszczonymi wewnątrz szafy bateryjnej (rok montażu 2017).

 

2. Zakres przeglądów, obsługi serwisowej i czynności sprawdzających:
   1. Usuwanie awarii i stanów awaryjnych oraz  wymiana części lub podzespołów w tym akumulatorów zgodnie z warunkami określonymi w umowie (stan awaryjny tzn. niewłaściwy stan techniczny instalacji i urządzeń, niedostateczne wyniki pomiarów i testów wykraczające poza dopuszczalne parametry, komunikaty o błędach).
   2. Wykonywanie prac przeglądowych systemów zasilania rezerwowego UPS w zakresie między innymi:

     - sprawdzenia stanu baterii za pomocą specjalistycznego miernika ich pojemności i rezystancji wewnętrznej,

 -    sprawdzenia stanu połączeń baterii i połączeń wewnątrz UPS–a ze szczególnym uwzględnieniem połączeń śrubowych w obwodach mocy z ewentualnym oczyszczeniem zacisków i końcówek oraz dokręceniem lub wymianą na nowe,

-     sprawdzenia poprawności działania układu przewietrzania z oczyszczeniem otworów wentylacyjnych i wnętrza UPS – a,

-     sprawdzenia poprawności działania układów ładowania baterii akumulatorów UPS, z pomiarem prądu ładowania systemów podtrzymujących,

-     sprawdzenia parametrów wejściowych i wyjściowych urządzenia we wszystkich trybach pracy,

-     sprawdzenia stanu izolacji przewodów wewnątrz urządzeń i zasilania baterii z ewentualną wymianą przegrzanych lub uszkodzonych odcinków kabli i przewodów,

-     ewentualnej regulacji i kalibracji urządzeń,

-    testu urządzeń systemu zasilania rezerwowego UPS,

-     sprawdzenia stanu połączeń instalacji rozdzielczej zasilania rezerwowego UPS z ewentualnym dokręceniem,

-     sprawdzenia poprawności zastosowanych zabezpieczeń,

-     wykonania innych czynności przewidzianych w Dokumentacji Techniczno- Ruchowej (DTR) urządzeń, które nie zostały wymienione wyżej,

-     sporządzania protokołów z przeprowadzonych przeglądów zawierających między innymi wyniki testów i pomiarów oraz informację o zarejestrowanych przez urządzenia zdarzeniach,

-  sporządzania ekspertyz technicznych dotyczących oceny stanu wyeksploatowania urządzeń,

-     sporządzania specyfikacji części, których wymiana będzie konieczna z oszacowaniem kosztów ich zakupu.

 

 

3. Termin realizacji:

Umowa zostanie zawarta na okres 24 miesięcy i będzie obowiązywała od dnia
06.06.2024 r.

 

4. Istotne postanowienia umowy:

1. Zamawiający w trakcie trwania umowy zastrzega możliwość zmiany urządzeń, ich ilości oraz lokalizacji świadczenia usługi objętej przedmiotem umowy.

 

2. Czynności sprawdzające systemów zasilania rezerwowego UPS wykonywane będą
   w odstępach jednego miesiąca.

 

3. Czynności przeglądowe systemów zasilania rezerwowego UPS wykonywane będą w odstępach trzech miesięcy.

 

4. Czas przybycia serwisu na zgłoszenie nie może przekraczać …. godzin od momentu zgłoszenia awarii lub stanu awaryjnego.

 

5. Czas usunięcia awarii lub stanu awaryjnego od momentu jej zgłoszenia nie może przekraczać 5 godzin, jeżeli usunięcie awarii lub stanu awaryjnego nie wymaga wymiany części, a w przypadku konieczności wymiany uszkodzonej części lub podzespołu, na zakup której Zamawiający wyraził zgodę, czas usunięcia awarii lub stanu awaryjnego nie może przekraczać 24 godzin od terminu zgłoszenia.

 

6. Do czasu usunięcia awarii lub stanu awaryjnego z koniecznością wymiany części nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy.

 

7. W szczególnie wyjątkowych przypadkach z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub z uwagi niemożność pozyskania części na rynku polskim w terminie umożliwiającym usunięcie awarii, Strony mogą ustalić inny termin usunięcia awarii lub stanu awaryjnego. Inny termin usunięcia awarii lub stanu awaryjnego zostanie ustalony w formie pisemnej.

 

8. W przypadku wystąpienia awarii wymagającej wymiany zużytych części, za zgodą Zamawiającego Wykonawca będzie dostarczał zakupione w trybie awaryjnym części zamienne. Przed dokonaniem zakupu takich części Wykonawca jest zobowiązany
   do przedłożenia pisemnej informacji dotyczącej ceny zakupu danej części zamiennej oraz uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego na dokonanie zakupu takiej części.

 

9. Dokonanie zakupu części zamiennych bez uzyskania zgody Zamawiającego, nie uprawnia Wykonawcy do żądania zapłaty wynagrodzenia z tego tytułu.

 

10. Podstawą wystawienia faktury za zakupione części zamienne będzie podpisany przez Zamawiającego protokół odbioru zakupu i dostawy danej części.

 

11. Wykonawca zobowiązany jest do:
    1. zapewnienia całodobowej możliwości zgłoszenia awarii lub stanu awaryjnego,
    2. zapewnienia bezawaryjnej pracy systemów zasilania rezerwowego UPS
       i terminowego wykonywania czynności sprawdzających, przeglądów i usuwania awarii lub stanu awaryjnego oraz wymiany uszkodzonych części lub elementów systemu zasilania rezerwowego UPS w tym zużytych baterii akumulatorowych, 
    3. zakupu i dostarczenia na własny koszt części, których konieczność wymiany nie jest podyktowana naturalnym ich zużyciem, lecz jest wynikiem wadliwie wykonywanych czynności przewidzianych w umowie lub zaniedbania Wykonawcy,
    4. wykonywania wszystkich prac wymagających wyłączenia systemu zasilania rezerwowego UPS lub przełączenia urządzeń w tryb pracy bypass nie wcześniej, niż po uzyskaniu uprzedniej zgody przedstawiciela Zamawiającego lub użytkownika systemów informatycznych zasilanych z tego UPS-a,
    5. przestrzegania warunków bezpieczeństwa i higieny pracy,
    6. przestrzegania wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenach obiektów,
    7. niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego o stwierdzonych nieprawidłowościach i zagrożeniach z nich wynikających,
    8. niezwłocznego usuwania każdej awarii lub stanu awaryjnego z ustaleniem przyczyny jej powstania i sporządzenia protokołu z tego zdarzenia,
    9. dokonywania czynności przewidzianych niniejszą umową także tych urządzeń i elementów instalacji, które w czasie trwania umowy zostały wymienione
       na inne - wymiana urządzeń i elementów instalacji nie stanowi zmiany treści umowy,
    10. niezwłocznego podjęcia działań przewidzianych umową na wezwanie Zamawiającego,
    11. niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego w formie telefonicznej i pisemnej o wszelkich zmianach numeru telefonu i faksu, pod którym przyjmowane będą zgłoszenia awarii lub stanu awaryjnego oraz o zmianie adresu elektronicznej skrzynki pocztowej,
    12. utylizacji wymienionych części lub podzespołów systemu zasilania rezerwowego UPS, zgodnie z przepisami prawa,
    13. sporządzania protokołów z przeglądu, awarii lub stanu awaryjnego oraz czynności sprawdzających dla każdego systemu UPS oddzielnie,
    14. wykonania powtórnego pomiaru, próby lub testu w obecności przedstawiciela Zamawiającego na własny koszt w terminie wskazanym przez Zamawiającego,
        w przypadku zastrzeżeń przedstawiciela Zamawiającego, co do poprawności ich wykonania.
12. Każdy protokół z awarii lub stanu awaryjnego musi zawierać nr kolejny, datę, godzinę pełny opis przyczyny powstania awarii lub stanu awaryjnego, jej skutków, opis sposobu usunięcia awarii lub stanu awaryjnego, specyfikację części koniecznych
    do wymiany z oszacowaniem kosztów zakupu tych części,

 

13. Każdy protokół z dokonanych czynności sprawdzających lub przeglądowych, musi zawierać nr kolejny, datę, godzinę zakres wykonanych czynności z wynikami przeprowadzonych pomiarów lub testów, ocenę aktualnego stanu technicznego UPS-a
    i baterii oraz wykaz części, których wymiana będzie konieczna z oszacowaniem kosztów
    zakupu i dostawy.

 

14. Zamawiający dopuści do wykonania czynności przeglądowych i serwisowych tylko osoby wskazane przez Wykonawcę, posiadające wymagane przepisami prawa świadectwo kwalifikacji w zakresie eksploatacji urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznej.

 

15. Zamawiający dopuszcza zmianę osób skierowanych do realizacji umowy i napraw gwarancyjnych pod warunkiem posiadania przez nich świadectwa kwalifikacji w zakresie wymienionym w pkt. 14. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy dopuszczenia do wykonywania umowy i napraw, osób skierowanych przez Wykonawcę bez podania przyczyny. W takim wypadku Wykonawca skieruje do wykonywania umowy i dokonywania napraw gwarancyjnych inne osoby spełniające postawiony warunek, a z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.

 

16. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynagrodzeniem ryczałtowym i obejmującym wszystkie koszty związane z poprawnym wykonaniem przedmiotu umowy w tym w szczególności: koszt czynności sprawdzających i przeglądów, koszt usuwania awarii lub stanu awaryjnego, wymiany lub naprawy elementów systemu zasilania awaryjnego UPS, pracy w godzinach pracy i poza godzinami pracy urzędu, w nocy i w dni wolne od pracy, utylizacji odpadów, dojazdów, ubezpieczeń, należności publiczno-prawnych, wynajęcia specjalistycznego sprzętu, itp.

 

17. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę po zakończeniu każdego miesiąca trwania umowy na podstawie protokołu odbioru nie zawierającego uwag, w którym zostanie potwierdzone wykonanie wszystkich prac przewidzianych w umowie w danym miesiącu.

 

18. Faktury płatne będą w terminie 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury Zamawiającemu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze.

 

19. Za datę zapłaty faktury uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

 

20. Po zakończeniu każdego miesiąca spisany będzie protokół odbioru prac serwisowych
    i przeglądów wykonanych w danym miesiącu.

 

21. Zamawiający ma prawo odmowy podpisania protokołu odbioru wówczas, gdy Wykonawca nie wykonał należycie czynności przewidzianych w umowie lub nie wywiązuje się z przyjętych zobowiązań umownych. 

 

22. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji, jakości na bezawaryjną pracę systemów zasilania rezerwowego UPS będących przedmiotem umowy na okres 3 miesięcy po zakończeniu terminu realizacji umowy z tym zastrzeżeniem, że jeżeli okres gwarancji na części i materiały zakupione przez Wykonawcę do realizacji umowy będzie dłuższa gwarancja Wykonawcy obejmować będzie ten okres.

 

23. W czasie trwania umowy i w okresie udzielonej gwarancji Wykonawca nieodpłatnie wykona na wezwanie Zamawiającego wszelkie naprawy awaryjne w terminie określonym w umowie.

 

24. Wykonawca udzieli Zamawiającemu rękojmi za wady fizyczne i prawne na dostarczone
    w ramach umowy części zamienne na okres gwarancji udzielonej przez producenta, lecz nie krócej niż na okres 2 lat liczonych od daty podpisania protokołu odbioru czynności,
    w ramach, których dokonano wymiany części.  

 

25. Na okres gwarancji, tytułem zabezpieczenia należytego umowy, Zamawiający z ostatniej faktury potrąci kwotę w wysokości 50 % wynagrodzenia miesięcznego brutto.

 

26.  Zwrot potrąconej kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy nastąpi
     w terminie 15 dni po zakończeniu okresu gwarancji.

 

27. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

1. za niedotrzymanie terminu usunięcia zgłoszonej awarii lub stanu awaryjnego
   w wysokości 1 000,00 zł brutto za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia w usunięciu awarii lub stanu awaryjnego liczoną od czasu określonego na jej usunięcie do czasu jej usunięcia,
2. za nieprzystąpienie do wykonania w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie przeglądu w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień opóźnienia;
3. za niewykonanie przeglądu serwisowego w terminie w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień opóźniania,
4. za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę w wysokości 20 % wynagrodzenia umownego brutto,
5. za niewłaściwe wykonanie prac przeglądowych i obsługi serwisowej
   (tj. niezgodne z obowiązującymi zasadami oraz warunkami umowy) w wysokości 4 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy taki przypadek,
6. za zniszczenie mienia Zamawiającego lub osoby trzeciej podczas lub w związku
   z realizacją przedmiotu umowy lub spowodowanie szkód na osobie w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego brutto,
7. za każdy inny przypadek nienależytego wykonania umowy w wysokości 0,2 % wynagrodzenia brutto, a jeżeli naruszenie będzie miało charakter ciągły kara liczona będzie z każdy dzień naruszenia.

   

28. Zamawiający zastrzega sobie prawo, a Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy oraz kosztów poniesionych przez Zamawiającego z tytułu niewywiązania się Wykonawcy z postanowień zawartej umowy. Do kosztów poniesionych przez Zamawiającego zalicza się również koszt usunięcia awarii lub stanu awaryjnego przez inny podmiot w przypadku, gdy Wykonawca przekroczy termin na ich usunięcie.

 

29. Łączna kwota kar umownych nie może przekroczyć wartości 30 % wynagrodzenia brutto przedmiotu umowy. 

 

30. Oprócz przyczyn wskazanych w Kodeksie cywilnym Zamawiający będzie upoważniony
    do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym i nałożenia na Wykonawcę kary umownej w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia umownego brutto, gdy Wykonawca w istotny sposób narusza postanowienia zawartej umowy a w szczególności poprzez:

1. nierzetelne wykonywanie czynności objętych niniejszą umową, których efektem
   są częste awarie i przyspieszone zużycie urządzeń,
2. nieprzeprowadzanie czynności sprawdzających lub przeglądowych w terminach wynikających z postanowień umowy, gdy opóźnienie wyniesie co najmniej 7 dni,
3. niepodejmowanie albo niekontynuowanie prac pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie, w terminie 3 dni od chwili otrzymania wezwania,
4. nieprzyjmowanie zgłoszeń awarii lub stanu awaryjnego,
5. utracenie zdolności Wykonawcy do wykonywania umowy przede wszystkim, gdy przestał on dysponować wykwalifikowaną kadrą pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia i przygotowanie zawodowe do wykonywania przedmiotu umowy,
6. niestosowania się do wskazań i zaleceń Zamawiającego mimo pisemnego wezwania, w terminie 7 dni od jego otrzymania.

 

31. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy. W takiej sytuacji Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za czynności zrealizowane do dnia odstąpienia od umowy. Wykonawcy nie przysługują żadne inne roszczenia.

 

32. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy wraz z uzasadnieniem musi zostać złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

 

33. Odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze Stron, nie powoduje utraty prawa do kar umownych należnych na podstawie umowy.
34. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian treści umowy dotyczących:
    1. konieczności zmniejszenia wartości umowy w przypadku zmniejszenia środków przewidzianych na realizację przedmiotowego zamówienia w kolejnym roku budżetowym,
    2. zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy z uwagi na:

1. 1. konieczność zmiany sposobu wykonania umowy, o ile zmiana taka jest konieczna
      w celu prawidłowego wykonania umowy,
   2. zmniejszenia ilości urządzeń,
   3. wystąpienia przyczyny zewnętrznej niezależnej od Stron umowy, skutkującej niemożliwością wykonania przedmiotu umowy.

 

35. Wszelkie zmiany umowy dokonane będą w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

 

36. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego (jak i inne osoby), a wynikające z działania lub zaniechania w trakcie lub w związku z realizacją przedmiotu niniejszej umowy, a w szczególności Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową na zasadzie ryzyka, za uszkodzenia sprzętu biurowego oraz informatycznego i zawartych w nim informacji oraz z tytułu szkody powstałej w wyniku wykonywania prac objętych umową przez Wykonawcę.

 

37. Za działania lub zaniechania osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu niniejszej umowy Wykonawca odpowiada jak za własne działania i własne zaniechania.

 

38. Wykonawca będzie ponosić pełną odpowiedzialność z tytułu realizacji niniejszej umowy, w szczególności za szkody i następstwa nieszczęśliwych wypadków dotyczące osób
    i uszkodzenie mienia.

 

39. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego od Wykonawcy, przekraczającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

 

40. Wykonawca bez pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego, nie może powierzyć wykonania całości lub części umowy podmiotowi trzeciemu.

 

41. Wszelkie spory mogące wynikać w związku z realizacją niniejszej umowy będą rozstrzygane polubownie, a jeśli to nie będzie możliwe to poddane zostaną rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

 

42. Wykonawca oświadcza, że posiada ochronę ubezpieczeniową odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem umowy na kwotę nie niższą niż kwota umowy i zapewni jej ciągłość przez cały okres realizacji umowy. Wykonawca w terminie 5 dni roboczych zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu kopii umowy poświadczonej za zgodność z oryginałem.

 

43. Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy na osobę trzecią bez pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego.