1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23.
   Wykonującymi obowiązki Administratora są dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ, kierownicy placówek zagranicznych oraz kierownicy urzędów konsularnych.
   
   Z Administratorem można się skontaktować:

• listownie na adres: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa,
• telefonicznie: +48 22 523 90 00,
• poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą MSZ: ePUAP,
• poprzez sekretariaty komórek organizacyjnych MSZ, placówek zagranicznych lub urzędów konsularnych właściwych dla poszczególnych wykonujących obowiązki Administratora.

2. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD) – pana Daniela Szczęsnego, który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. 

Z IOD można się skontaktować:

• mailowo: iod@msz.gov.pl
• listownie na adres: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez MSZ i placówki zagraniczne.

3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie przesłanek zawartych w art. 6 RODO, a także w określonych przypadkach w art. 9 i 10 RODO, w celu realizacji zadań Ministra Spraw Zagranicznych.
   
   Administrator powołuje się w szczególności na:

• wypełnianie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• wykonywanie przez Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej - art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
• ochronę żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej – art. 6 ust. 1 lit d RODO;
• prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zgodę osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

4. Dane pochodzą od osób, których dane dotyczą lub innych osób i podmiotów przekazujących dane w celu realizacji sprawy, w tym instytucji i organów publicznych.
5. Dane osobowe są przechowywane do czasu załatwienia sprawy, w której zostały zebrane, a następnie w przypadkach, w  których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i wydane na ich podstawie przepisy wewnętrzne MSZ – przez czas określony w tych przepisach. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (w tym dobrowolnego przekazania danych), dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane osobom i podmiotom trzecim uprawnionym do dostępu do nich na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcy usług IT.
7. Dane, w określonych w przepisach prawa polskiego lub prawie Unii Europejskiej przypadkach oraz zgodnie z przepisami art. 44–49 RODO, mogą zostać przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 
8. Osobie, której dane są przetwarzane przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15–19 i art. 21 RODO, w szczególności w zależności od sprawy:

• prawo do dostępu do treści swoich danych;
• prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe;
• prawo do usunięcia danych, w szczególności jeżeli przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, w myśl art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO lub dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą - wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.

oraz prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli była ona podstawą przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano n podstawie zgody przed jej wycofaniem.

9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć, w tym nie będą poddawane profilowaniu.
10. Podanie danych, z zastrzeżeniem szczególnych przepisów prawa, jest dobrowolne, lecz niezbędne do rozpatrzenia lub załatwienia sprawy, w szczególności w trybie właściwych przepisów. Konsekwencją niepodania danych będzie brak rozpatrzenia sprawy.
11. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Moniuszki 1A,
00-014 Warszawa