Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

EZD RP sprawdza się nie tylko w urzędach. Po wdrożeniach w jednostkach Centrum Edukacji Artystycznej przyszedł czas na szkoły wyższe. Od 1 września 2025 roku NASK, we współpracy z MNiSW, prowadzi projekt upowszechniania elektronicznego zarządzania dokumentacją na uczelniach. Działania realizowane są w ramach zadania: „Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w szkolnictwie wyższym – wdrażanie systemu EZD RP w uczelniach publicznych nadzorowanych przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego”.

Przedsięwzięcie, finansowane z dotacji ministra nauki, wspiera cyfryzację procesów administracyjnych w szkolnictwie wyższym . Realizacja została podzielona na dwa etapy, z których pierwszy miał charakter pilotażowy.

Konferencję, na której zaprezentowano rezultaty kilkumiesięcznej współpracy, otworzyła dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK Magdalena Sawicka.

Andrzej Dorociuk, zastępca dyrektora Departamentu Innowacji i Rozwoju, podsumował osiągnięcia pilotażu MNiSW. Ministerstwo miało bardzo konkretny cel – sprawdzenie jak system EZD wdrażany jest w realnym środowisku. Wspomniał, że na tym etapie wybór uczelni był poprzedzony inwentaryzacją, tak aby wyzwania stawiane przed instytucjami oświatowymi były różnorodne. Brano pod uwagę poziom przygotowania organizacyjnego (zespół wdrożeniowy, przepisy kancelaryjne) i technicznego (infrastruktura, doświadczenie w pracy z systemami EZD). Ostatecznie wskazano Politechnikę Lubelską i Politechnikę Wrocławską.

Cyfryzacja szkolnictwa wyższego nie jest wyłącznie kwestią technologiczną. To przede wszystkim zmiana sposobu pracy. (...) EZD RP może stać się ważnym narzędziem tej zmiany, ale jego skuteczność zależy od ludzi

– podkreślił Andrzej Dorociuk.

Arkadiusz Nogalski, kierownik Zespołu Wsparcia Technicznego w NASK, podzielił się danymi dotyczącymi projektu. Przedstawił cel pilotażu i jednostki uczestniczące:

• dwie wiodące, czyli Politechnikę Lubelską i Politechnikę Wrocławską,
• dwie towarzyszące Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie (UMCS) i Uniwersytet Zielonogórski.

Program szkoleniowy – prowadzony stacjonarnie i zdalnie – obejmował procesy kancelaryjne, archiwalne i systemowe. Według danych w szkoleniach wzięło udział 3785 uczestników, ale liczby nie są jeszcze zamknięte, ponieważ szkolenia wciąż trwają. Politechnika Wrocławska, Politechnika Lubelska i UMCS uruchomiły już produkcyjnie EZD RP, a Uniwersytet Zielonogórski jest jeszcze w trakcie tego procesu.

W trakcie współpracy NASK otrzymał wiele zgłoszeń rozwojowych, których rozwiązanie pozwoli lepiej dopasować EZD RP do potrzeb uczelni wyższych. Na spotkaniu przedstawiono również rekomendacje zapewniające spójność wdrożeń EZD RP i możliwość dostosowania do lokalnych uwarunkowań.

Wdrożenie EZD RP jest zmianą w całej uczelni. Nowy system wpływa na procesy administracyjne, dydaktyczne i badawcze, czyli na obszary, w których potrzebna jest dokumentacja. Stąd też kluczowe jest zaangażowanie władz uczelni w proces wdrożenia. Bez niego możliwe są opóźnienia w realizacji projektu

– powiedziała Marta Piłaszewicz-Łopatecka, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego EZD w NASK.

Lista rekomendacji, która zostanie przekazana uczelniom, została uznana za ważny efekt zakończonego pilotażu.

Ważnym punktem konferencji była również prezentacja doświadczeń uczelni biorących udział w projekcie. Prelegenci nie tylko podzielili się praktycznymi wnioskami, lecz także zaprezentowali dobre praktyki, które mogą stać się cenną wskazówką dla innych podmiotów planujących przygotowujących się do wdrożenia.

Politechnika Lubelska

Uczelnię z Lublina reprezentowali dr hab. inż. Konrad Gromaszek, prorektor ds. cyfryzacji i komercjalizacji, oraz inż. Mateusz Fornal. Przedstawiając etapy wdrażania systemu, prorektor przyznał, że najistotniejsza była zmiana mentalna, a samo wdrożenie EZD RP to dopiero początek nowej drogi.

Omówiono tez kwestię przygotowań do wdrożenia. W przypadku Politechniki Lubelskiej trwało to dwa lata, gdyż przygotowanie dokumentacji i legislacji to długi proces, podczas którego sprawdzano, czy poprzednie zarządzenia nie wchodzą w konflikt z wprowadzaniem nowego systemu.

Mateusz Fornal zwrócił też uwagę na kwestię budowania zespołu wdrożeniowego: kto powinien się znaleźć w zespole, jak liczny powinien być zespół i jak powinna wyglądać współpraca. Zaznaczył, że po wdrożeniu EZD RP nie należy rozwiązywać zespołów, wręcz przeciwnie należy korzystać z ich doświadczeń.

Politechnika Wrocławska

Koordynatorką Zespołu Wdrożeniowego ds. EZD na Politechnice Wrocławskiej jest doradczyni prorektora ds. informatyzacji – dr hab. Agnieszka Tubis, prof. uczelni. Przyznała, że największym wyzwaniem w procesie wdrożenia była instrukcja kancelaryjna i stworzenie odpowiedniego JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt).

Zwróciła też uwagę na istotny aspekt wdrożenia: komunikację ze społecznością akademicką. Uczelnia przygotowała serię filmów informacyjnych z towarzyszącymi im quizami. Ponadto zdaniem Agnieszki Tubis wdrożenia tego typu rozwiązań przebiegają najefektywniej w mniejszych jednostkach. Pomimo wyzwań system system został wdrożony produkcyjnie w skali całej uczelni w maju bieżącego roku.

Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej

Z kolei Wojciech Widelski, główny specjalista IT z UMCS, zaznaczył na wstępie swojego wystąpienia, że wdrażanie EZD RP nie jest zadaniem dla samych informatyków. Podobnie jak na Politechnice Lubelskiej, przygotowania trwały blisko 2 lata. W tym czasie pomocna była możliwość pracy w środowisku testowym.

Pozwoliliśmy na popełnianie błędów. Mogliśmy zakładać sprawy testowe, nawet robiąc to niepoprawnie. Nie było z tego żadnych konsekwencji. Ten okres pozwolił nam utrwalić wiedzę

– mówił Wojciech Widelski.

Uniwersytet Zielonogórski

Dr Mirosław Świt, dyrektor Archiwum Uniwersytetu Zielonogórskiego, skierował swoje wystąpienie przede wszystkim do uczelni stawiających pierwsze kroki w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją, akcentując najważniejsze elementy skutecznego wdrożenia.

Podkreślił, że wprowadzenie systemu klasy EZD trzeba zacząć od podstaw, czyli uporządkowania systemu kancelaryjnego. Fundamentalne jest prawidłowe skonstruowanie JRWA, który należy dopasować do potrzeb uczelni, a także przemyślana aktualizacja struktury organizacyjnej. Wspomniał również o wartości szkoleń prowadzonych przez NASK i konieczności stworzenia komórki organizacyjnej zajmującej się wdrożeniem EZD RP.

Na koniec zapowiedział, że Uniwersytet Zielonogórski planuje uruchomienie produkcyjne już 1 czerwca 2026 r.

Michał Reczek, radca Wydziału Cyfryzacji Szkolnictwa Wyższego i Nauki, przedstawił założenia drugiego etapu projektu. Omówił harmonogram i poinformował, że uczelnie będą zgłaszać chęć udziału. W swoim wystąpieniu podkreślił, że drugi etap to nie tylko projekt technologiczny – to zmiana sposobu pracy administracji uczelnianej.

Na zakończenie konferencji Magdalena Sawicka podziekowała przedstawicielom ministerstwa i uczelni za przygotowanie prezentacji. 

Na pewno nie kończymy etapów wsparcia uczelni wyższych, zarówno na ścieżce wdrożeniowej, jak i utrzymaniowej. NASK nieodpłatnie będzie świadczył na rzecz Państwa Service Desk w obszarze technicznym i merytorycznym i będziemy Państwa zapraszać do udziału w licznych inicjatywach szkoleniowych

– podsumowała dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.