Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Pod koniec 2024 roku z obu systemów – EZD RP i EZD PUW – korzystało 3041 instytucji administracji rządowej i samorządowej, co przekładało się na blisko 336 000 użytkowników. Wzrost do niemal 5300 podmiotów i prawie 465 000 użytkowników w kolejnym roku (dane na dzień 31 grudnia 2025 r.) był możliwy m.in. dzięki uruchomieniu środków z Krajowego Planu Odbudowy. Odegrały one istotną rolę w upowszechnianiu EZD w całym kraju.

Aby lepiej zobaczyć skalę zmian i kierunek rozwoju polskiej e-administracji, warto sięgnąć jeszcze dalej wstecz. W grudniu 2023 roku z systemów EZD PUW i EZD RP korzystało łącznie 1535 podmiotów oraz blisko ćwierć miliona użytkowników, a niemal 2000 instytucji pozostawało na etapie wdrożenia. Oznacza to, że w ciągu dwóch lat liczba użytkowników wzrosła niemal dwukrotnie, a skala korzystania z systemów EZD szybko wzrosła.

Od momentu uruchomienia projektu KPO we wrześniu 2024 roku do 31 grudnia 2025 roku system EZD RP został wdrożony w 702 nowych podmiotach, a liczba użytkowników zwiększyła się o 41 318 osób. Procesy wdrożeniowe trwają w kolejnych 1728 instytucjach. To wyraźny sygnał, że cyfryzacja administracji nabiera tempa – a przed sektorem publicznym stoją już konkretne i ambitne plany dalszego rozwoju.

Administracja publiczna dostrzega realne korzyści z przejścia na model pracy oparty na EZD, a liczba wdrożeń będzie dalej rosnąć. Środki z KPO umożliwiają rozbudowę chmury SaaS EZD RP, z której skorzysta nawet 300 000 pracowników administracji. Rozwój SaaS EZD RP to szansa na upowszechnienie systemu, szczególnie w jednostkach samorządowych.

Jednym z najbardziej widocznych trendów 2025 roku były wdrożenia kaskadowe realizowane przez duże miasta i instytucje centralne. Samorządy, takie jak Łódź czy Kraków, zdecydowały się objąć systemem EZD RP setki jednostek organizacyjnych, budując efekt skali i standaryzując sposób pracy.

Największe tego typu wdrożenie ruszyło w listopadzie po podpisaniu porozumienia z Urzędem m.st. Warszawy. Docelowo wdrożenie w modelu SaaS obejmie łącznie 1014 stołecznych jednostek, co usprawni procesy kancelaryjne oraz obieg dokumentów w całej warszawskiej administracji.

Warto podkreślić, że model kaskadowy znacząco skraca czas wdrożenia kolejnych jednostek, ogranicza koszty i ułatwia transfer wiedzy. W praktyce oznacza to, że EZD RP przestaje być rozwiązaniem punktowym, a staje się wspólną platformą pracy dla całych struktur administracyjnych.

Niedawna konferencja poświęcona upowszechnianiu EZD oraz cyfrowej transformacji administracji publicznej potwierdziła, że kierunek rozwoju EZD RP jest nie tylko utrzymany, ale i jasno zaplanowany. Podczas wydarzenia przedstawiono dotychczasowe działania realizowane ze środków KPO, a także najnowszą mapę rozwoju oraz harmonogram wdrożeń związanych z EZD RP.

Wyznaczane przez Ministerstwo Cyfryzacji cele oraz ścisła współpraca kluczowych instytucji – NASK, Centralnego Ośrodka Informatyki i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych – tworzą solidne fundamenty dla dalszej cyfryzacji administracji i upowszechniania elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Priorytetem pozostaje rozbudowa infrastruktury chmurowej i szerokie wdrażanie EZD RP, co w najbliższych latach ma znacząco usprawnić funkcjonowanie podmiotów publicznych i przyspieszyć procesy obsługi spraw.

Zachęcamy do obejrzenia udostępnionego niżej skrótu filmowego z grudniowej konferencji i do przypomnienia sobie najważniejszych wniosków z tego wydarzenia.