Główny Inspektorat
Farmaceutyczny

Zmiana zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego, jest decyzją administracyjną wydawaną przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego (właściwy organ) i uprawniającą do prowadzenia działalności w zakresie wytwarzania lub importu produktów leczniczych, na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne.

Proces obsługi sprawy o zmianę zezwolenia na wytwarzanie  produktu leczniczego odbywa się na zasadach, w trybie oraz w terminach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne oraz ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks  postępowania administracyjnego.

Stronom postępowania zapewnia się czynny udział na każdym etapie postępowania. Na każdym etapie postępowania, gdy wniosek spełnia wymogi formalne, strona może zwrócić się do organu z wnioskiem o zawieszenie postępowania, o ile nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu. Podjęcie postępowania następuje na pisemny wniosek strony w ciągu 3 lat od daty zawieszenia postępowania. Jeżeli w tym terminie strona nie zwróci się o podjęcie postępowania, żądanie wszczęcia postępowania uważa się za wycofane.

Z uwagi na fakt, iż od 1 stycznia 2025 roku podmioty objęte ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wdrażają rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do stosowania systemu e-Doręczeń, zasady dotyczące formy złożenia wniosku oraz sposób doręczenia przez organ wezwań, zaświadczeń i decyzji, opisane na stronie urzędu, mogą ulec zmianie. Kwestie doręczeń regulują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz w ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Zmiana zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych odbywa się na wniosek przedsiębiorcy.

Wniosek należy przygotować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie wzoru wniosku o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych (Załącznik nr 1 do bieżącego artykułu). W celu poprawnego wypełnienia wniosku proszę zapoznać się z częścią artykułu pt. „Wyjaśnienia dotyczące sposobu wypełniania wniosku i przygotowania dokumentów”.

Do wniosku należy dołączyć  następujące dokumenty:

• dokumenty, które potwierdzają zakres wnioskowanych zmian,
• Dokumentację Główną Miejsca Prowadzenia Działalności, opracowaną zgodnie z załącznikiem nr 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r.  w sprawie Dobrej Praktyki Wytwarzania,
• listę zawierającą nazwę, dawkę i postać farmaceutyczną wytwarzanych lub importowanych produktów leczniczych,
• jeżeli wniosek dotyczy rozszerzenia w zakresie wytwarzania lub importu produktów leczniczych weterynaryjnych i wcześniej nie były wytwarzane produkty lecznicze weterynaryjne -  oświadczenie stwierdzające, że wnioskodawca spełnia wymogi określone w art. 93 i 97 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/6 z dnia 11 grudnia 2018 r. w sprawie weterynaryjnych produktów leczniczych i uchylające dyrektywę 2001/82/WE,  
• dowód wniesienia opłaty za złożenie wniosku o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych.

 Do wniosku zaleca się również przedłożenie:

• aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub wydruk z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), aktualny na dzień składania wniosku,
• pisma zawierającego służbowe dane osoby upoważnionej do kontaktu w tej sprawie np. telefon, e-mail.

Wniosek oraz pisma i dokumenty należy złożyć w wersji papierowej albo przesłać na adres organu - do Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego w wersji papierowej lub elektronicznej za pomocą systemu e-Doręczeń albo za pomocą  ePUAP (do 31 grudnia 2025 r.).

Wniosek oraz pisma w tym dokumenty podlegają sprawdzeniu w urzędzie pod względem formalnym, a następnie dokonuje się oceny merytorycznej zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, przy czym weryfikacja merytoryczna następuje po pozytywnej ocenie formalnej.

W przypadku stwierdzenia braków formalnych, do wnioskodawcy kierowane jest wezwanie do uzupełnienia braków, z określeniem terminu na ich uzupełnienie (nie krótszy niż 7 dni, od dnia dostarczenia wezwania).

Jeżeli wniosek wymaga uzupełnień koniecznych do oceny merytorycznej, sformułowane zostaje wezwanie do złożenia pisemnych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, z określeniem terminu na ich uzupełnienie (nie krótszy niż 7 dni, od dnia dostarczenia wezwania).

Wnioskodawca powinien uzupełnić braki formalne i przesłać uzupełnienia, w terminie określonym w wezwaniu, na adres organu - do Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego, w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku nieuzupełnienia przez wnioskodawcę braków formalnych, wniosek pozostanie bez rozpatrzenia, zgodnie z art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego. Niezłożenie wyjaśnień w wymaganym terminie może stanowić przesłankę do wydania decyzji o odmowie zmiany zezwolenia.

W toku postępowania o zmianę zezwolenia, Główny Inspektor Farmaceutyczny może:

• wezwać pisemnie wnioskodawcę o  przedłożenie dodatkowych dokumentów i/lub złożenie wyjaśnień w sprawie w określonym terminie, przy czym  niezłożenie wyjaśnień w  określonym terminie może stanowić przesłankę do wydania decyzji o odmowie zmiany zezwolenia,
• wystąpić do innych organów celem uzyskania opinii, dokumentów lub wyjaśnień,
• przeprowadzić inspekcję w przedmiocie kontrolnego sprawdzenia faktów, , czy wnioskodawca spełnia warunki wykonywania działalności gospodarczej objętej zezwoleniem; w takim przypadku wnioskodawca odrębnym pismem zostanie poinformowany o terminie inspekcji.

Do postępowania stosuję się m. in. art. 75 ust. 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, który stanowi, że „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Przed wydaniem decyzji, wnioskodawca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze zakończenia postępowania oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, w określonym terminie.

Główny Inspektor Farmaceutyczny wydaje decyzję o zmianie lub o odmowie zmiany zezwolenia po dokonaniu oceny czy wnioskodawca dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami oraz urządzeniami technicznymi i kontrolnymi niezbędnymi do wytwarzania lub importu, kontroli i przechowywania produktów leczniczych oraz czy zatrudnia Osobę Wykwalifikowaną. Decyzja jest wydawana po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru zawiadomienia oraz po upłynięciu terminu określonego w zawiadomieniu, przy czym czynności organu mogą być podjęte przed upływem terminu określonego w zawiadomieniu, jeśli wnioskodawca zrezygnował z przysługującego mu prawa i powiadomił o tym fakcie organ na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznie.

Decyzja jest wysłana do wnioskodawcy na adres do doręczeń elektronicznych albo adres siedziby firmy lub adres wskazany w sprawie do doręczeń, zgodnie z przepisami Rozdziału 8 Kodeks postępowania administracyjnego. Możliwy jest również odbiór osobisty dokumentów w siedzibie Urzędu przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy lub legitymującą się odpowiednim pełnomocnictwem.

Zmiany w zezwoleniu podlegają wpisowi do Rejestru wytwórców i importerów produktów leczniczych.

• Wniosek i pismo adresowane do Głównego Inspektora Farmaceutycznego przedkładane w toku rozpatrywania sprawy muszą być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie z wpisem do rejestru przedsiębiorców, tj.  KRS albo CEiDG, lub osobę działającą na podstawie stosownego pełnomocnictwa podpisanego przez osobę/osoby wskazaną/e w KRS.
• Nazwa podmiotu powinna być podawana zgodnie z wpisem w KRS lub CEiDG.
• Dokumenty lub uwierzytelnione kopie tych dokumentów składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym kopie w postaci elektronicznej uwierzytelnia się i opatrując kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
• Szczegółowe wytyczne dotyczące uzupełnienia informacji o zakresie wytwarzania lub importu produktów leczniczych  zostały zamieszczone w Załączniku nr 2 do bieżącego artykułu.
• We wniosku w punkcie Informacja o rodzaju wnioskowanych zmian należy podać numer i datę wydania aktualnego zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego oraz szczegółowo opisać zakres wnioskowanych zmian.
• W punkcie Informacja o zakresie wytwarzania lub importu produktów leczniczych należy wskazać zakres aktualnie posiadanego zezwolenia z uwzględnieniem wnioskowanych zmian (dotyczy to również treści w pozycji: Zastrzeżenia lub uwagi wyjaśniające dotyczące operacji wytwórczych/ Zastrzeżenia lub uwagi wyjaśniające dotyczące operacji importowych).
• Wytyczne w zakresie uzupełniania punktów dotyczących listy produktów leczniczych wytwarzanych/importowanych/badanych zostały zamieszczone w Załączniku nr 3 do bieżącego artykułu. Na listach produktów leczniczych/badanych produktów leczniczych, w punktach 5 - 8 wniosku, należy uwzględnić wszystkie wytwarzane/importowane produkty, z uwzględnieniem produktów wprowadzanych wnioskowaną zmianą zezwolenia.

Zgodnie z art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego w przypadku reprezentowania przedsiębiorcy przez pełnomocnika do akt sprawy należy złożyć oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych.

Pełnomocnictwo powinno zawierać:

• oznaczenie przedsiębiorcy (firmę przedsiębiorcy i adres siedziby, odpowiednio numer KRS i/lub NIP),
• imię i nazwisko, PESEL lub inne dane identyfikujące w sposób jednoznaczny osobę lub osoby upoważnione do działania w imieniu przedsiębiorcy (dane pełnomocnika),
• pełnomocnictwo może być ogólne, ograniczone, czasowe lub nie. Pełnomocnictwa udzielane są bezterminowo lub na określony czas, po którego upływie upoważnienie automatycznie wygasa,
• datę udzielenia pełnomocnictwa,
• zakres przedmiotowy pełnomocnictwa - treść pełnomocnictwa powinna określać zakres czynności, jakich może dokonywać pełnomocnik w imieniu przedsiębiorcy. Pełnomocnictwo może obejmować dokonanie konkretnej czynności w toku postępowania, dokonanie tylko niektórych czynności (np. złożenia wniosku o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego, przegląd akt sprawy nr .., odbiór decyzji w przedmiocie zmiany zezwoelnia na wytwarzanie lub import, reprezentowanie przedsiębiorcy przez Głównym Inspektorem Farmaceutycznym  itp.), jak i działanie w imieniu przedsiębiorcy w toku całego postępowania o wydanie albo zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego,
• podpis wnioskodawcy lub osoby/osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu przedsiębiorcy (zgodnie z KRS).

Pełnomocnictwo powinno być złożone w języku polskim, bądź przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Do pełnomocnictwa należy załączyć dokumentację potwierdzającą, że osoba/osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu przedsiębiorcy były do tego uprawnione w dniu udzielania pełnomocnictwa (jeżeli nie wynika to z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy Prawo Farmaceutyczne Główny Inspektor Farmaceutyczny wydaje decyzję o zmianie zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych bądź decyzję o odmowie zmiany zezwolenia w ciągu 30 dni, licząc od dnia złożenia wniosku.

Bieg terminu zostaje wstrzymany, w przypadku wysłania do Strony wezwania do uzupełnienia braków, złożenie wyjaśnień lub w przypadku zawieszenia postępowania.

W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia wniosku może ulec przedłużeniu, nie dłużej jednak niż o kolejne 60 dni, o czym Wnioskodawca zostanie poinformowany odrębnym pismem.

• Opłata za wniosek o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import jest naliczana na podstawie rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2015 r. w sprawie wysokości oraz sposobu pobierania opłat za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego albo o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego . Opłatę należy wnieść na konto bankowe Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego: NBP o/o w Warszawie nr: 30 1010 1010 0056 2722 3100 0000
• Opłata za pełnomocnictwo jest naliczana na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłatach skarbowych. Wysokość opłaty za  pełnomocnictwo wynosi 17 zł. Opłatę skarbową za udzielone pełnomocnictwo należy uiścić zgodnie z informacjami podanymi w poniższym linku.

Nieuiszczone opłaty podlegają ściągnięciu w trybie przepisów postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Główny Inspektor Farmaceutyczny nie wprowadza do unijnej bazy EudraGMDP:

• nazwy podmiotu,
• adresu siedziby podmiotu,
• danych adresowe miejsc prowadzenia działalności.

W związku z powyższym, przed złożeniem wniosku o zmianę zezwolenie na wytwarzanie lub import produktu leczniczego (jeżeli dany podmiot i miejsca prowadzenia działalności nie są zarejestrowane w unijnym systemie OMS albo jeśli informacje w tym systemie nie są aktualne), podmiot powinien złożyć wniosek do Europejskiej Agencji Leków w celu zaktualizowania wyżej wymienionych danych w systemie OMS. Szczegółowe informacje dotyczące rejestracji albo zmiany danych w systemie OMS zawiera komunikat Głównego Inspektora Farmaceutycznego z dnia  20 grudnia 2021 r.

Brak zarejestrowania podmiotu i danego miejsca prowadzenia działalności w systemie OMS lub aktualizacji danych administracyjnych np. ze zmiany nazwy podmiotu uniemożliwiają wprowadzenie innych danych zawartych w zezwoleniu na wytwarzanie lub import produktu leczniczego, do unijnej bazy EudraGMDP.

Szczegółowe informacje na temat systemu OMS dostępne są w poniższych linkach:
 

• Presentation - Integration of EudraGMDP and OMS: implications for industry users (europa.eu)
• Organisation Management Service (OMS) | European Medicines Agency (europa.eu)
• Industry webinar- Introduction to Organisation Management Services (OMS) services and activities (europa.eu)
• Integration of EudraGMDP and OMS - Webinar for industry | European Medicines Agency (europa.eu)
• Q&As Webinar for MAHs on Integration of EudraGMDP and OMS (europa.eu)
• Integration of EudraGMDP and OMS Webinar for industry - YouTube
• Substance, product, organisation and referential (SPOR) master data | European Medicines Agency (europa.eu)
• Organisation Management Service (OMS) | European Medicines Agency (europa.eu)
• OMS Web UI (europa.eu)
• Home · EMA Account Management (europa.eu)
• User Administrator Guide · EMA Account Management (europa.eu)

• ustawa - Prawo farmaceutyczne;
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego;
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy;
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców;
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 536/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie badań klinicznych produktów leczniczych stosowanych u ludzi oraz uchylenia dyrektywy 2001/20/WE;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/6 z dnia 11 grudnia 2018 r. w sprawie weterynaryjnych produktów leczniczych i uchylające dyrektywę 2001/82/WE;
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania;
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie wzoru wniosku o wydanie zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych;
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 10 marca 2015 r. w sprawie wysokości i sposobu pokrywania kosztów przeprowadzania inspekcji u wytwórcy lub importera produktów leczniczych przez inspektorów do spraw wytwarzania Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego;
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2015 r. w sprawie wysokości oraz sposobu pobierania opłat za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego albo o zmianę zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej;
• Compilation of Community Procedures on Inspections and Exchange of Information.

Informacji w sprawach dotyczących zmiany zezwolenia na wytwarzanie lub import produktu leczniczego udziela Departament Inspekcji – telefon: +48 22 4410705, mail: gif@gif.gov.pl