Zapytanie ofertowe w ramach rozeznania rynku na kompleksowe uporządkowanie, opisanie i zewidencjonowanie ok. 30 metrów bieżących dokumentacji aktowej kat. A z okresu 2009-2016 z wykorzystaniem własnych narzędzi, materiałów biurowych oraz innych środków niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy.

I. Zamawiający

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa

Zapytanie ofertowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł. Działając na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 poz. 1320) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym/zaproszeniem do składania ofert  na realizację zakupu usługi w następującym przedmiocie:

II. Opis przedmiotu zakupu

Przedmiotem usługi jest kompleksowe uporządkowanie, opisanie i zewidencjonowanie ok. 30 metrów bieżących dokumentacji aktowej kat. A z okresu 2009-2016 z wykorzystaniem własnych narzędzi, materiałów biurowych oraz innych środków niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do przedmiotowego Zaproszenia.

III.Informacje dodatkowe

1. W ramach procedury rozeznania rynku Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza do składania ofert na kompleksowe uporządkowanie, opisanie i zewidencjonowanie ok. 30 metrów bieżących dokumentacji aktowej kat. A z okresu 2009-2016.
2. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1320).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.
4. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.
5. Umowa zostanie zawarta od dnia zawarcia umowy do 15 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia przeznaczonej na przedmiotowe zamówienie.
6. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
7. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.

IV. Wymagania związane z realizacją przedmiotu zakupu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 129) oraz spełniają następujące warunki:

1. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji usług, oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu usługi.
2. Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert  należycie wykonał co najmniej dwie usługi archiwizacji dokumentów kategorii A, stanowiących państwowy zasób archiwalny. W tym celu do oferty należy dołączyć wykaz wykonanych zamówień stanowiący Załącznik nr 2, zawierający min. dwa zamówienia w zakresie kompleksowej usługi archiwizacji odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, polegającej na kompleksowym uporządkowaniu dokumentacji w ilości nie mniejszej niż 40 mb każda, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert.

V. Warunki finansowe

1. Strony ustalają, że podstawą do rozliczenia świadczonych usług są wyłącznie stawki podane w ofercie Wykonawcy oraz podpisanej z wybranym Wykonawcą umowie.
2. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia o dodatkowe wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej umowy lub zwrot kosztów, jakie poniósł realizując usługi.
3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT.
4. Każdorazowo podstawą do wystawienia faktury VAT jest zrealizowanie danego zlecenia bez uwag, potwierdzone protokołem sporządzonym przez Zamawiającego, zaakceptowanym przez Wykonawcę.
5. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
6. Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zakupu, w tym podatek od towarów i usług (VAT), ubezpieczenia i inne.

VI. Kryteria oceny ofert.

Kryterium – jest cena oferty,
waga kryterium – 100 %

W kryterium „cena oferty” ocena zostanie dokonana według następującego wzoru:
(najniższa cena / cena badanej oferty) × 100
Maksymalnie można otrzymać 100 pkt.

1. Wybór nastąpi po przeprowadzeniu oceny złożonych dokumentów (pod kątem wymagań określonych w niniejszym Zaproszeniu).
2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się ceną brutto za 1 mb kat. A.
3. W cenę oferty należy wliczyć wszystkie koszty, jakimi Wykonawca zamierza obciążyć Zamawiającego.
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta która uzyska najwyższą liczbę punktów.
5. Zamawiający zawiadomi za pośrednictwem poczty elektronicznej oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

VII. Sposób przygotowania oferty

1. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Zaproszeniu poprzez wypełnienie i podpisanie Formularza ofertowego wraz z wymaganymi dokumentami.
2. Cena oferty, w rozumieniu m.in. art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 168), musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zakupu, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz inne opłaty, podatki i koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z przedmiotu zakupu.
3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich.
4. Wykonawca, dokonując kalkulacji warunków cenowych oferty, jest zobowiązany do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, z zastrzeżeniem, iż cena lub koszty lub ich istotne części składowe nie mogą być rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia.
5. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami – pod rygorem jej odrzucenia – musi być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy wobec osób trzecich.
6. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać złożoną ofertę.
7. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez wykonawcę klauzulą - Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
8. Szczegółowe warunki zamówienia zostały określone w załączonym wzorze Umowy.

VIII. Data i miejsce składania dokumentów

1. Osoby zainteresowane proszone są o przesłanie oferty mailowo do dnia 9 .10.2025 r. na adres: doz@kultura.gov.pl w temacie wiadomości wpisując „Oferta na archiwizację dokumentów DOZ”.
2. Osobą uprawnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest pani Marzanna Krupa e-mail: mkrupa@kultura.gov.pl tel. 22 21 21 110.
3. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 10.10.2025 roku.
4. Oferty złożone po upływie powyższego terminu nie będą brane pod uwagę.
5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

IX. Wybór najkorzystniejszej oferty

1. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
2. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w niniejszym Zaproszeniu.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na ofertę wybraną, jako najkorzystniejszą.

X. Informacje dodatkowe.

1. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę, spośród ofert złożonych w postępowaniu i spełniających wymagania Zamawiającego.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, na każdym etapie prowadzenia procedury zakupu.
3. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania tajemnicy informacji prawnie chronionych, uzyskanych w związku z udzieleniem mu zamówienia.

XI. Dokumenty, które należy złożyć wraz z ofertą

1. Formularz ofertowy
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3. Wymagane dokumenty potwierdzające spełnienie warunku, o którym mowa w pkt IV ppkt 2 tj. wykaz wykonanych usług.

XII. Wyjaśnienia treści złożonych ofert

1. Zamawiający informuje, że w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
2. Zamawiający informuje, że w przypadku braku wymaganych dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do ich uzupełnienia.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;
• w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pomocą poczty tradycyjnej na adres Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres: iod@kultura(dot)gov(dot)pl;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
• odbiorcami danych mogą być wyłącznie podmioty upoważnione do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa;
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do dnia zakończenia czynności związanych z realizacją zapytania ofertowego oraz zgodnie z przepisami archiwizacyjnymi ustalonymi u administratora;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
• każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiada:
  a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
  b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
  c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu* do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
  d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
  a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
  b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
  c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane zostaną przekazane Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający bezpośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

3. Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKIDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

4. Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

* Prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony prawnej innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.