POPC Wsparcie

W badaniach skoncentrowaliśmy się na 3 aspektach:

• kapitale ludzkim – umiejętności ludzi, które sprawiają, że instytucja ma potencjał do realizowania projektu IT
• modelach działań – systemie założeń, pojęć, uregulowań i zależności, które wpływają na efektywność instytucji w realizacji projektu IT
• narzędziach wsparcia – systemach, aplikacjach informatycznych itd., które wspomagają realizację projektu IT i zarządzanie nim.

Instytucje, które zdobyły dofinansowanie do projektów IT ze środków POPC, muszą mieć pewną dojrzałość projektową – poziom wyjściowy wymagany przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC). Stworzyliśmy specjalną skalę – w jej ramach przyznajemy gwiazdki: od * do *****.

Przyjęliśmy, że instytucja, która otrzymała  dofinansowanie, musi mieć dojrzałość projektową na poziomie co najmniej 2 gwiazdek (**).

Dojrzałość instytucji podzieliliśmy na 5 następujących poziomów:

1. Poziom * – nie występuje dojrzałość projektowa w obszarze IT, tj. brakuje elementarnej wiedzy na temat realizacji projektów IT i zarządzania nimi. Nie spodziewaliśmy się, że którakolwiek z instytucji będzie miała ten poziom.
2. Poziom ** – instytucja rozróżnia działalność bieżącą od realizacji projektów. Stara się nią zarządzać. Instytucja realizuje co najmniej 1 projekt IT.
3. Poziom *** – instytucja rozróżnia działalność bieżącą od realizacji projektów. Realizuje co najmniej 1 projekt IT. Zarządza projektami w pewien kontrolowany sposób.
4. Poziom **** – instytucja w pełni kontroluje zarządzanie projektami. Jej rozwój opiera się na prowadzeniu projektów, w tym projektów IT. Powołała specjalną komórkę do zarządzania projektami, np. Biuro Projektów. Instytucja śledzi przyrost wiedzy pracowników na temat zarządzania projektami i część wiedzy implementuje.
5. Poziom ***** – instytucja w pełni kontroluje zarządzanie projektami. Jej rozwój (realizacja misji i celów) opiera się na realizacji projektów, w tym projektów IT. Powołała specjalną komórkę do zarządzania projektami, np. Biuro Projektów. Instytucja prowadzi ciągłe, inspirowane wewnętrznie działania, które usprawniają i doskonalą działalność projektową.

Badanie prowadziliśmy w kilku etapach:

1. Najpierw odbyły się badania jakościowe. Były to indywidualne i grupowe wywiady z przedstawicielami 18 instytucji.
2. Po nich nastąpiła ewaluacja arkusza badań jakościowych.
3. Następnie uruchomiliśmy ankietę on-line. Wypełnili ją przedstawiciele 22 instytucji, którzy reprezentowali beneficjentów II osi POPC. Byli to członkowie komitetu sterującego, kierownicy projektów (najbardziej reprezentatywna grupa) oraz inni członkowie zespołów projektowych.

W każdym z 10 kryteriów instytucja mogła dostać od 1 do 5 punktów. Liczba punktów zdecydowała o przyporządkowaniu poziomu dojrzałości w danym kryterium (od * do *****). Instytucja mogła otrzymać maksymalnie 50 punktów. Posłużyły one do wyliczenia średniego poziomu dojrzałości projektowej. Gdy instytucji przyznano mniej punktów niż średnia arytmetyczna nawet w 1 kryterium, wtedy poziom dojrzałości projektowej nie mógł być większy o 1 od najniższego przyznanego poziomu.

77,27% beneficjentów (17 instytucji) jest na poziomie dojrzałości projektowej **. Na poziomie *** jest pozostałych 22,73% (5 instytucji). O poziomie dojrzałości nie zdecydowała wyłącznie średnia w 10 kategoriach, ale też różnica między średnią a najniższym poziomem w poszczególnych kategoriach. 16 na 22 badane instytucje ma średni poziom dojrzałości wyższy od końcowego. To znaczy, że w niektórych kryteriach instytucje mają znacznie wyższą dojrzałość projektową.

Beneficjenci II osi POPC stosunkowo dobrze radzą sobie z zamówieniami publicznymi realizowanymi na rzecz projektów. Niewątpliwie ma to związek z istnieniem ścisłych regulacji prawnych lub wytycznych w tym zakresie. Najczęściej instytucje mają wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną, która odpowiada za zamówienia, oraz prawników, którzy wspierają obsługę zakupów i przetargów. Brakuje im jednak odpowiednich specjalistów IT, którzy potrafią poprawnie wyspecyfikować oprogramowanie, sprzęt, licencje czy rozwiązania chmurowe. W konsekwencji jest to częsty powód opóźnień w projekcie. Szczególnie wyraźnie widać to w instytucjach, które realizują tego typu projekty po raz pierwszy.

Wszystkim osobom i instytucjom, które odpowiedziały na zaproszenie Ministra Cyfryzacji i wzięły udział w naszych badaniach. Ponad 100 respondentom, którzy poświęcili czas na udział w wywiadach lub wypełnienie ankiety.

Dziękujemy też za wszystkie komentarze i opinie, jakie skierowaliście do nas w trakcie badania. Pozwoliły nam one ulepszyć ankietę elektroniczną i lepiej zrozumieć Wasze problemy.

Badanie dojrzałości projektowej będziemy przeprowadzać co roku przez 5 następnych lat. Wyniki badania służą przede wszystkim dostosowaniu usług do potrzeb beneficjentów II osi POPC.

Badanie prowadzili: Radosław Ratajczak i Filip Sieracki