Zgodnie z art. 1 i 2 Porozumienia między Ministerstwem Sprawiedliwości Rzeczypospolitej Polskiej a Ministerstwem Sprawiedliwości Ukrainy na podstawie art. 3 ust. 3 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych, sporządzonej w Kijowie dnia 24 maja 1993 r., przy przekazywaniu wniosków o udzielenie pomocy prawnej prezesi sądów okręgowych Rzeczypospolitej Polskiej i zarządy główne sprawiedliwości w obwodach, mieście Kijowie i Sewastopolu oraz Zarząd Główny Autonomicznej Republiki Krym porozumiewają się bezpośrednio. Sądy Rzeczypospolitej Polskiej, przed którymi toczą się postępowania, przekazują wnioski o udzielenie pomocy prawnej za pośrednictwem właściwego sądu okręgowego do zarządu sprawiedliwości.

Wykaz organów Ukrainy uprawnionych do porozumiewania się bezpośrednio jest dostępny tutaj.

Dwujęzyczny formularz wniosku o dokonania czynności w sprawie cywilnej jest dostępny poniżej.

Zgodnie z art. 6 ust. 2 Umowy wniosek o dokonania czynności powinien być opatrzony podpisem i pieczęcią urzędową organu wezwanego. Nie ma potrzeby legalizacji (art. 15 ust. 1 Umowy).

Wykonanie wniosku o dokonania czynności nie pociąga za sobą konieczności zwrotu kosztów państwu wezwanemu (art. 11 ust. 1 Umowy).

Na podstawie art. 13 ust. 1 Umowy można zwracać się do ukraińskich organów wymiaru sprawiedliwości o pomoc przy ustalaniu adresów osób przebywających na terytorium Ukrainy.