Seminarium „Ważenie spraw w systemach sądowych”

Spotkanie zostało poświęcone ważeniu spraw w systemach sądowych – rozwiązaniu, które pozwala uwzględniać nie tylko liczbę prowadzonych postępowań, ale także ich zróżnicowany stopień skomplikowania i związane z nimi nakłady pracy.

Wartościowanie spraw sądowych jest narzędziem służącym do oceny czasu potrzebnego na rozpoznanie spraw, z uwzględnieniem stopnia ich skomplikowania. Jest to narzędzie, które pomaga oceniać obciążenie pracą w systemach wymiaru sprawiedliwości. Kwestia równomiernego podziału spraw i zasobów na różnych szczeblach sądownictwa, a także wewnątrz sądów, oraz właściwego zarządzania obciążeniem pracą sądów jest przedmiotem zainteresowania wielu państw – powiedział Francesco Depasquale – Przewodniczący CEPEJ.

CEPEJ poświęca temu zagadnieniu coraz większą uwagę w ostatnich latach. Jednym z kluczowych pytań, które postawiliśmy, było to, w jaki sposób –obciążenie pracą w wymiarze sprawiedliwości może być mierzone w sposób obiektywny, naukowy i wiarygodny, z uwzględnieniem różnic w czasie pracy sędziów wymaganym do rozpoznania poszczególnych spraw – podkreślił.

Temat ważenia spraw wraca od lat, co dowodzi, że jest to zagadnienie ważne zarówno dla sędziów, jak i dla administracji wymiaru sprawiedliwości. Nie jest to również temat łatwy. Dzisiejszy webinar nie jest przypadkowy – wpisuje się w szersze działania Ministra Sprawiedliwości, który jest byłym sędzią i dobrze rozumie problemy, z którymi mierzy się obecnie wymiar sprawiedliwości. Dlatego w tym roku powołał zespół, którego celem jest wprowadzenie rozwiązań z zakresu ważenia spraw, które mają doprowadzić do wyrównania poziomu obciążeń sądów – powiedział wiceminister sprawiedliwości Sławomir Pałka.

Podczas seminarium przedstawione zostały doświadczenia i praktyki stosowane w państwach europejskich: Niemiec, Austrii, Chorwacji czy Szwecji. W panelu poświęconemu celom i podstawom ważenia spraw udział wzięli: sędzia Sądu Apelacyjnego w Kolonii Christian Altgen, sędzia i wybrany członek Najwyższej Rady Sądownictwa Rumunii Claudiu Marian Dragusin, prezes Trybunału w Bukareszcie Cosmin Sterea – Grossu, prezes Sądu Rejonowego w Floridsdorf Sabine Matejka oraz Ludvig Olsson z Prokuratury w Szwecji.

Ważenie spraw - po co i jak je stosować?

Jednym z głównych tematów seminarium było pytanie, w jaki sposób mierzyć obciążenie sądów i sędziów. Uczestnicy dyskutowali m.in. o tym, jak system powinien uwzględniać zarówno liczbę spraw, jak również rzeczywisty nakład pracy związany z ich rozpoznaniem. Poruszono również kwestie możliwości stosowania systemu ważenia do różnych kategorii spraw, jak również do wsparcia pracy urzędników sądowych. Na seminarium został zaprezentowany system ważenia spraw w prokuraturze.

Istotną częścią dyskusji były doświadczenia poszczególnych państw dotyczące definiowania kategorii spraw, opracowywania metodologii ich ważenia oraz gromadzenia danych niezbędnych do stworzenia wiarygodnego systemu.

Doświadczenia europejskie i polskie rozwiązania

W seminarium uczestniczyli przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sądów powszechnych, współpracujących z CEPEJ. Sędzia Anna Wypych-Knieć, Dyrektor Departamentu Analiz i Strategii Ministerstwa Sprawiedliwości, przedstawiła Mapę Obciążenia i Efektywności Sądów Powszechnych. Jest to narzędzie do analizy danych statystycznych umożliwiające w szybki i łatwy sposób diagnozować istniejące problemy w sądach lub przeprowadzać symulacje sytuacji danego sądu przy zwiększeniu lub zmniejszeniu liczby orzekających sędziów. 

W seminarium uczestniczyli przedstawiciele polskich sądów i zespołów współpracujących z CEPEJ: sędzia Tomasz Kałużny, Wiceprezes Sądu Rejonowego w Białymstoku i główny przedstawiciel CEPEJ w Polsce, Agnieszka Stankiewicz Naczelnik Wydziału ds. Strategii i  korespondent krajowy CEPEJ, starszy referendarz sądowy dr Paweł Wrzaszcz z Sądu Rejonowego Lublin–Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku  – przedstawiciel grupy sądów pilotażowych CEPEJ oraz członek grupy roboczej CEPEJ-GT-EFF (Effectiveness of Judicial Proceedings), a także sędzia Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy Anna Wasilewska, przedstawicielka grupy sądów pilotażowych CEPEJ, .

Cyfryzacja, dane i sztuczna inteligencja

Uczestnicy seminarium rozmawiali również o znaczeniu narzędzi cyfrowych dla tworzenia i stosowania systemów ważenia spraw. Rozmawiano o praktycznych wyzwaniach, takich jak uwzględnianie mediacji i innych form polubownego rozwiązywania sporów, a także długotrwałych nieobecności sędziów.

Równomierne obciążenie pracą

Ważenie spraw może być narzędziem wspierającym precyzyjną ocenę obciążenia pracą w sądach. W przeciwieństwie do prostego zestawienia liczby spraw pozwala uwzględnić fakt, że poszczególne postępowania mogą znacząco różnić się stopniem skomplikowania, czasochłonnością oraz zakresem czynności koniecznych do ich zakończenia. Uczestnicy seminarium zwracali uwagę, że stworzenie wiarygodnego systemu wymaga odpowiedniej metodologii, jakości danych oraz regularnego przeglądu i aktualizowania przyjętych kryteriów. System powinien odpowiadać rzeczywistym warunkom funkcjonowania sądów i być odporny na zmiany w strukturze oraz charakterze wpływających spraw.

Seminarium było okazją do bezpośredniej wymiany doświadczeń pomiędzy państwami stosującymi różne modele ważenia spraw. Przedstawiciele Niemiec, Austrii, Chorwacji i Szwecji zaprezentowali rozwiązania funkcjonujące w ich systemach wymiaru sprawiedliwości, wskazując zarówno na ich zalety, jak i ograniczenia. Paneliści odpowiedzieli również na pytania uczestników, co pozwoliło na pogłębienie dyskusji o praktycznych aspektach wdrażania i stosowania systemów ważenia spraw. 

Zdjęcia: Anna Wypych-Knieć/ Oliwia Dąbrowska