Departament Kontroli i Audytu przeprowadził kontrolę w „Poltegor-Instytut” Instytut Górnictwa Odkrywkowego z siedzibą we Wrocławiu (51-616), przy ul. Parkowej 25 (dalej zwany również Instytutem lub Poltegor), zgodnie z Planem kontroli Ministerstwa Aktywów Państwowych na 2021 rok. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w terminie od 1 czerwca do 4 października 2021 r., na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej.

 

Zakres kontroli obejmował:

1. Działalność finansową instytutu.
2. Organizację i jakość pracy instytutu.
3. Jakość zarządzania instytutem.
4. Realizację wniosków i zaleceń pokontrolnych.

 

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r. Badaniami kontrolnymi objęte zostały również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia i po 31 grudnia 2020 r., które miały wpływ lub związek z obszarami będącymi przedmiotem kontroli.

 

Działania Instytutu w badanym okresie w zakresie realizacji wybranych zadań oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.

 

W zakresie działalności finansowej Instytutu sformułowano ocenę cząstkową opisową^[1].

Na przestrzeni trzech lat, tj. 2018-2020, Instytut wykazywał dodatni wynik finansowy. Pomimo straty ze sprzedaży na przestrzeni trzech lat, wynik z roku na rok był poprawiany. Instytut nie generował nadwyżki finansowej ze swojej działalności podstawowej, niemniej – jak ustalono – zysk netto na przestrzeni badanych lat rósł, co wynikało z uzyskiwania dodatkowych przychodów na poziomie operacyjnym (głównie z tytułu najmu) oraz przychodów finansowych.

Instytut nie osiągnął w 2020 r. przychodów z komercjalizacji prac badawczo-rozwojowych, pomimo stabilnego poziomu finansowania ze środków na naukę (46,59% przychodów z działalności podstawowej stanowiły przyznane subwencje oraz dotacje podmiotowe), co wskazuje na niekorzystną tendencję zastępowania środków z komercjalizacji prac badawczo-rozwojowych – środkami budżetowymi.

Należy podkreślić, że majątek Instytutu zwiększył się na przestrzeni badanych trzech lat z uwagi na wzrost wartości aktywów obrotowych. Wzrosło zadłużenie, tj. zobowiązania i rezerwy jednakże Instytut posiadał znaczące zapasy gotówki, które na przestrzeni trzech lat zwiększył o prawie jedną piątą.

Za nieprawidłowość uznano: brak realizacji, w badanym roku obrotowym, obowiązku określonego w art. 35b ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, tj. zaniechanie uwzględnienia odpisów aktualizujących, co skutkowało zniekształceniem obrazu stanu majątku jednostki. Ponadto stwierdzono uchybienia dotyczące: błędnego zaksięgowania w systemie finansowo-księgowym operacji gospodarczych; niesporządzenia raportu przeterminowanych płatności za grudzień 2020 r.; stosowania niezgodnej z przepisami prawa powszechnie obowiązującego terminologii w zakresie trybów sprzedaży składników rzeczowych majątku ruchomego; braku formalnego utworzenia Funduszu Badań Własnych, a także niedokonanie naliczeń amotyzacji (umorzenie wartości niematerialnych i prawnych) za okres 9 miesięcy, a które to czynności powinny być realizowane nieprzerwanie począwszy od miesiąca następnego po rozliczeniu projektu.

W zakresie udzielania zamówień publicznych pozytywnie oceniono wprowadzone do wewnętrznych regulacji obowiązku inicjowania zamówień na podstawie wniosku, w którym każdorazowo Główny Księgowy potwierdza zabezpieczenie środków na realizację zamówienia oraz przepisów nakazujących umieszczanie w umowach w sprawie zamówienia publicznego elementów zabezpieczających interes Instytutu, takich jak: kary umowne, zabezpieczenie należytego wykonania umowy, gwarancja i rękojmia. Natomiast za nieprawidłowości uznano:

• wprowadzenie do wewnętrznej regulacji przepisu naruszającego ustawę Prawo zamówień publicznych, który obligował wszczęcie nowego postępowania, po unieważnieniu poprzednio prowadzonego, na podstawie tego samego wniosku o udzielenie zamówienia ze zaktualizowanymi danymi,
• nierzetelne prowadzenie Wykazu udzielonych zamówień w 2020 r., skutkujące przekazaniem w sprawozdaniu skierowanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych nieprawdziwych danych o wartości udzielonych zamówień w 2020 r.,
• brak sporządzenia szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia na etapie przygotowania postępowania w jednym z badanych zamówień, co naruszało przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i miało wpływ na prawidłowość całego postępowania.

Ponadto w zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono uchybienia dotyczące: braku wprowadzenia do wewnętrznych regulacji obowiązku sporządzania pisemnego potwierdzenia wykonania przedmiotu umowy oraz przedstawiania przez wnioskodawcę szczegółowego uzasadnienia celu uruchamianego zamówienia; niezatwierdzenia przez kierownika jednostki protokołu z przeprowadzonego przeglądu ofert oraz niewskazania przyczyn unieważnienia postępowania. Ponadto w regulacjach wewnętrznych nie przewidziano obowiązku dokumentowania przez komisję przetargową przebiegu jej posiedzeń (np. w formie protokołów z posiedzeń), co w niewystarczającym stopniu zapewniało transparentność udzielania zamówień publicznych.

 

W badanym okresie – działania w zakresie organizacji i jakości pracy Instytutu oceniono pozytywnie.

Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: realizacja planów działalności Instytutu, w tym kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac rozwojowych oraz prac statutowych; działania związane z upowszechnianiem wyników badań naukowych i prac rozwojowych; wytwarzanie w związku z prowadzonymi badaniami naukowymi i pracami rozwojowymi aparatury, urządzeń, materiałów i innych wyrobów oraz prowadzenie walidacji metod badawczych, pomiarowych oraz kalibracji aparatury; prowadzenie działalności w zakresie informacji naukowej i technicznej oraz prowadzenie i rozwijanie bazy danych związanej z przedmiotem działania Instytutu.

Natomiast stwierdzono, że Instytut w znikomym stopniu realizował swoją podstawową działalność w zakresie wdrażania wyników badań naukowych i prac rozwojowych. Ponadto stwierdzono uchybienia dotyczące: niestarannego wypełniania Ankiet oceny wyników pracy pracownika naukowego i badawczo-technicznego oraz kart oceny pracownika; podjęcia przez Radę Naukową uchwały w sprawie wyrażenia zgody na termin i harmonogram przeprowadzenia oceny okresowej dorobku naukowego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu dopiero po przeprowadzeniu tej oceny; braku potwierdzenia na dwóch rachunkach do umów cywilnoprawnych oznaczeń wymaganych w Instrukcji Kancelaryjnej; złożenia na wszystkich badanych umowach cywilnoprawnych nieczytelnych paraf zamiast podpisu, co uniemożliwiało identyfikację czy właściwe osoby uzgadniały treść projektu tych umów.

 

Działania w zakresie jakości zarządzania Instytutu oceniono pozytywnie.

Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: właściwe opracowanie większości regulacji wewnętrznych związanych z zarządzaniem Instytutem; działania podejmowane w kierunku podnoszenia przez pracowników kwalifikacji naukowych i zawodowych, utrzymywanie stanu zatrudnienia na zbliżonym poziomie, prawidłowe funkcjonowanie Rady Naukowej. Natomiast za uchybienia uznano: brak uregulowania w Instytucie kwestii związanych z przeciwdziałaniem nepotyzmowi oraz przeprowadzenie tylko jednego posiedzenia Rady Naukowej w 2020 r., co naruszało wewnętrzne przepisy.

 

Ponadto potwierdzono, że Dyrektor Instytutu podjął skuteczne działania w celu realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z listopada 2018 r. Niemniej jednak nie zostało zrealizowane zalecenie dotyczące przywołania aktualnego dziennika ustaw odnośnie do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz do ustawy Prawo zamówień publicznych w Polityce rachunkowości oraz Instrukcji kontroli.

 

W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia funkcjonowania Instytutu wydano następujące zalecenia pokontrolne:

1. Opracowanie i przyjęcie do stosowania dokumentu kierunkowego (wraz z określeniem harmonogramu realizacji w perspektywie rocznej) mającego na celu zintensyfikowanie działań w zakresie realizacji podstawowej działalności związanej z wdrażaniem wyników badań naukowych i prac rozwojowych.
2. Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych i aktualizujących w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, stosownie do obowiązujących przepisów prawa.
3. Wprowadzenie mechanizmów nadzoru nad dokonywanymi operacjami gospodarczymi w dedykowanym programie do księgowania.
4. Sporządzanie raportów przeterminowanych płatności w formie i terminach wskazanych w wewnętrznej regulacji.
5. Wzmocnienie systemu kontroli w obszarze zamówień publicznych poprzez wprowadzenie do wewnętrznych regulacji zmian w zakresie Regulaminu udzielania zamówień, sporządzania przez wnioskodawcę szczegółowego uzasadnienia celu wszczynanego postępowania o udzielenie zamówienia, dokumentowanie posiedzeń komisji przetargowych, a także dokonywania odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu odbioru.
   1. Prowadzenie wykazu udzielonych zamówień w sposób zapewniający rzetelne ujmowanie wszystkich udzielanych zamówień, w tym zgodnych z rzeczywistością kwot poniesionych na dane zamówienie oraz dokładanie należytej staranności przy opracowaniu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przekazywanego do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
   2. Każdorazowo sporządzanie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący oraz zapewniający dochowanie zasady uczciwej konkurencji.
   3. Sporządzanie protokołu z przeprowadzonego przeglądu ofert, w szczególności w zakresie uzasadniania przyczyn unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia oraz uzupełniania wymaganych podpisów i dat, w sposób staranny w celu rzetelnego udokumentowania procesu.
   4. Tworzenie funduszy na podstawie odrębnego zarządzenia Dyrektora Instytutu, w którym zostaną określone zasady dysponowania funduszem.
6. Stosowanie terminologii zgodnej z przepisami prawa powszechnie obowiązującego przy dokonywaniu sprzedaży składników rzeczowych majątku ruchomego.
7. Opracowanie i wdrożenie regulacji wewnętrznych w zakresie przeciwdziałania zjawiskom nepotyzmu oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników Instytutu.
8. Podjęcie działań mających na celu weryfikację przestrzegania regulacji wewnętrznych w zakresie wyznaczania terminu i harmonogramu przeprowadzania oceny okresowej dorobku naukowego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu oraz sporządzania dokumentacji związanej z dokonywaniem takiej oceny.
9. Zwoływanie posiedzeń Rady Naukowej Instytutu co najmniej dwa razy w roku, zgodnie z wymogami określonymi w wewnętrznych regulacjach.
10. Umieszczanie na umowach czytelnych podpisów lub imiennych pieczątek, w celu umożliwienia identyfikacji poszczególnych osób.
11. Rejestrowanie wszystkich wpływających do Instytutu dokumentów zgodnie z obowiązującą procedurą, w szczególności w zakresie potwierdzania daty ich wpływu na dokumentach finansowo-księgowych, co jest istotne przy określaniu terminu płatności.
12. Dokonanie przeglądu i aktualizacji regulacji wewnętrznych obowiązujących w Instytucie, w zakresie przywołania w Polityce rachunkowości oraz Instrukcji kontroli finansowej aktualnego dziennika ustaw odnośnie do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej 3 grudnia 2021 r. przez Dyrektora Instytutu wynika, że:

• Instytut proceduje nad dokumentem pn. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz kierunkowym planem tematycznym badań naukowych i prac rozwojowych na lata 2022-2025”. W dokumencie znajduje się informacja dot. działań jakie zostaną podjęte lub zintensyfikowane, w zakresie realizacji podstawowej działalności, związanej z wdrażaniem wyników badań naukowych i prac rozwojowych;
• wzmożono nadzór nad dokonywaniem odpisów amortyzacyjnych, w tym sprawdzono prawidłowość dokonanych odpisów w 2021 roku;
• zwrócono uwagę na konieczność zachowania rzetelności i terminowości zapisów w urządzeniach księgowych przestrzegając zasady memoriału;
• zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za windykację należności do przestrzegania zapisów stosownego zarządzenia;

• system kontroli w obszarze zamówień publicznych został wzmocniony poprzez wprowadzenie do wewnętrznych regulacji zmian w zakresie Regulaminu udzielania zamówień niezgodnego z ustawą Prawo zamówień publicznych obligatoryjne sporządzanie przez wnioskodawcę szczegółowego uzasadnienia celu wszczynanego postępowania o udzielenie zamówienia; dokumentowania posiedzeń komisji przetargowych; a także dokonywania odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu odbioru;
• rejestr zamówień został uzupełniony o kolumny zawierające informacje o rzeczywistych kwotach wartości zrealizowanego zamówienia;
• wprowadzono konieczność każdorazowego sporządzania szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący oraz zapewniający dochowanie zasady uczciwej konkurencji;
• wprowadzono konieczność sporządzania protokołu z przeprowadzonego przeglądu ofert;
• wprowadzono zarządzenie Dyrektora Instytutu, w którym zostały określone zasady dysponowania Funduszem Badań Własnych;
• pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż składników rzeczowych majątku ruchomego zostali pouczeni o stosowaniu terminologii zgodnej z przepisami prawa;
• opracowano i wdrożono regulacje wewnętrzne w zakresie przeciwdziałania zjawiskom nepotyzmu oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników Instytutu;
• podjęto działania mające na celu weryfikację przestrzegania regulacji wewnętrznych w zakresie wyznaczania terminu i harmonogramu przeprowadzania oceny okresowej dorobku naukowego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu oraz sporządzania dokumentacji związanej z dokonywaniem takiej oceny;
• posiedzenia Rady Naukowej Instytutu będą odbywały się co najmniej dwa razy w roku;
• pracownicy odpowiedzialni za uzgodnienia w treści umów zostali poinformowani o konieczności umieszczania na umowach czytelnych podpisów lub imiennych pieczątek, a odpowiedzialni za rejestrowanie wpływających do Instytutu dokumentów o konieczności postępowania zgodnie z obowiązującą procedurą;
• w terminie do 31.12.2021 r. we wszystkich aktach prawnych dotyczących obsługi finansowo księgowej zostaną zaktualizowane obowiązujące podstawy prawne.