Departament Kontroli i Audytu przeprowadził kontrolę w Kopalni Siarki „Machów” S.A. w likwidacji z siedzibą przy ul. Górniczej 11, 39-400 Tarnobrzeg, zgodnie z Planem kontroli Ministerstwa Aktywów Państwowych na 2021 rok. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w terminie od 6 października do 18 listopada 2021 r., na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Zakres kontroli obejmował:

1. Zgodność podjętych prac związanych z realizacją poszczególnych zadań z postanowieniami umowy oraz z obowiązującymi przepisami.
2. Prawidłowość wydatkowania środków dotacji oraz prowadzenia dokumentacji finansowej dotyczącej realizowanych zadań.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r. Badaniami kontrolnymi objęte zostały również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia i po 31 grudnia 2020 r., które miały wpływ lub związek z obszarami będącymi przedmiotem kontroli.

Wykorzystanie i rozliczenie dotacji przyznanej Kopalni Siarki „Machów” S.A. w likwidacji (dalej: Kopalnia) przez ministra właściwego do spraw gospodarki złożami kopalin na podstawie umowy z 5 lutego 2020 r. oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.

Pozytywnie oceniono wydatkowanie środków z udzielonej dotacji zgodnie z celem, na jaki została przyznana, terminowe dokonanie rozliczenia tych zadań oraz udokumentowanie wszystkich wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań i ich zgodność z wnioskami o udzielenie dotacji.

Za nieprawidłowość uznano zaniechanie dokonania szacowania z należytą starannością wartości czterech zamówień. Stwierdzono również nieprawidłowość polegającą na zastosowaniu trybu niekonkurencyjnego przy udzieleniu dwóch zamówień, tj. podjęciu negocjacji wyłącznie z jednym potencjalnym wykonawcą.

Ponadto za uchybienia uznano: brak uregulowania w Kopalni zasad postępowania przy udzielaniu zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych; niestaranne przygotowanie prezentacji danych w korekcie do Sprawozdania z realizacji Rocznego planu działań oraz niewłaściwe dokonanie korekty oznaczenia kont na czterech dowodach księgowych.

W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości sformułowano następujące zalecenia pokontrolne:

1. Wzmocnienie systemu kontroli w obszarze zamówień publicznych poprzez:
   1. Opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury określającej zasady udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zapewniającej bezstronność i obiektywizm udzielanych zamówień oraz konkurencyjność i równe traktowanie wykonawców (np. poprzez kierowanie zapytania ofertowego bądź innej dopuszczalnej formy prowadzenia postępowania do co najmniej trzech podmiotów).
   2. Ustalanie wartości zamówienia z należytą starannością na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia w celu zapewnienia gospodarnego wydatkowania środków publicznych uzyskanych z dotacji.
   3. Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający konkurencyjność i równe traktowanie wykonawców.
2. Wprowadzenie obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników realizujących dotowane zadania, ze wskazaniem m.in. co i w jakich godzinach wykonał konkretny pracownik w celu zapewnienia transparentności wydatkowania środków pochodzących z dotacji.
3. Dokładanie należytej staranności przy opracowywaniu dokumentów sprawozdawczych z realizacji zadań, na które została udzielona dotacja, w szczególności w zakresie poprawności prezentowanych danych liczbowych.
4. Podjęcie działań mających na celu zapewnienie, aby błędy na dowodach księgowych były korygowane zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217), tj. poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisania poprawki i umieszczenia daty.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej 4 stycznia 2022 r. przez Likwidatora wynika, że:

• wzmocniono system kontroli w obszarze zamówień publicznych poprzez opracowanie i wdrożenie w Spółce Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 zł. Regulacja wewnętrzna zawiera zapisy o przestrzeganiu zasad bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu udzielanych zamówień poprzez kierowanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech podmiotów; obowiązek ustalania wartości zamówienia z należytą starannością na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia w celu zabezpieczenia gospodarnego wydatkowania środków publicznych uzyskanych z dotacji oraz prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający konkurencyjność i równe traktowanie wykonawców;
• wprowadzono obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników realizujących dotowane zadania, ze wskazaniem ilości godzin przepracowanych przez danego pracownika na konkretnym zadaniu w danym dniu, w celu zapewnienia transparentności wydatkowania środków pochodzących z dotacji;
• pracownicy Działu Księgowo-Organizacyjnego i Kadr zostali zobowiązani do dochowania należytej staranności przy opracowywaniu dokumentów sprawozdawczych z realizacji zadań, na które została udzielona dotacja, w szczególności w zakresie prezentowania danych liczbowych oraz do korygowania ewentualnych błędów na dowodach księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, tj. poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisania poprawki i umieszczenia daty jej dokonania.