Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 20 sierpnia do 20 grudnia 2019 r., przeprowadził w Instytucie Techniki Górniczej KOMAG z siedzibą w Gliwicach kontrolę pozaplanową w trybie uproszczonym. Przedmiotem kontroli była weryfikacja potencjalnych nieprawidłowości opisanych w nadesłanej przez przedsiębiorcę skardze do Ministra Energii na Instytut. Podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli stanowił art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1350) w związku z art. 6 ust. 3 pkt 1 i art. 51 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Wyniki kontroli nie potwierdziły zarzutów sformułowanych w skardze, tj.: łamania procesów certyfikacji; przychylności firmie wprowadzającej podróbki na rynek Unii Europejskiej; obojętności wobec powiadamiania przez producenta oraz upoważnionego producenta o podróbkach; wpływania przez spółkę prawa handlowego na ITG KOMAG i działy zakupów kopalń; działania Instytutu w porozumieniu ze spółką prawa handlowego; zawieszenia certyfikatu na oryginalne urządzenia jednego z producentów. Funkcjonowanie Instytutu w badanym obszarze oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia, które nie miało istotnego wpływu na kontrolowaną działalność.

Działania ITG KOMAG w zakresie przyznawania certyfikatów oraz nadzoru nad ich aktualnością, w tym zmierzające do zawieszenia wydanego certyfikatu w uzasadnionych okolicznościach, były prawidłowe, co potwierdziły ustalenia kontroli oraz wyniki niezależnego auditu przeprowadzonego przez Polskie Centrum Akredytacji. System certyfikacji działał w Instytucie zgodnie z wymaganiami, pomimo niezgodności wykazanych w Raporcie z oceny przeprowadzonej przez PCA.

Stwierdzono uchybienie przy rozpatrywaniu skargi złożonej przez spółkę prawa handlowego, wskazujące na konieczność dołożenia przez Instytut większej staranności w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów i procedur oraz podejmowania terminowych działań.

Ustalenia kontroli potwierdziły stanowisko, że w ostatnim kwartale 2018 r. i pierwszym kwartale 2019 r. wystąpiły działania zmierzające do wywarcia wpływu na Instytut w celu uzyskania korzystnej decyzji. Działania te nasiliły się z uwagi na ogłaszane przetargi przez spółki węglowe. Konkurujące ze sobą firmy żądały natychmiastowego unieważnienia certyfikatów konkurencji oraz wglądu do całej dokumentacji i zapisów z procesu certyfikacji, a także wyników badań dotyczących konkurencji.

Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli, zalecono podjęcie działań mających na celu zapobieganie naruszeniom obowiązujących procedur (np. przeszkolenie pracowników w tym zakresie) oraz skuteczne monitorowanie terminów przy rozpatrywaniu skarg.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej 28 kwietnia 2020 r. przez Dyrektora Instytutu wynika, że:

• przeprowadzono zdalne szkolenie przypominające tryb postępowania w przypadku zgłaszania skarg (w oparciu o procedurę wewnętrzną „Praca niezgodna z wymaganiami. Skargi. Odstępstwa” PJ/14 wydanie 10 z 05-08-2019). W procedurze tej jednoznacznie doprecyzowano zasady i terminy rozpatrywania skarg oraz wyznaczono osoby odpowiedzialne za poszczególne działania,
• wyznaczono osoby upoważnione do monitorowania terminów przy rozpatrywaniu skarg w osobach: Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz Kierownika Działu Zarządzania Projektami,
• doprecyzowano informacje na stronie, dotyczące zasad rozpatrywania skarg i odwołań.