Departament Kontroli i Audytu w okresie od 7 grudnia 2020 r. do 31 marca 2021 r. przeprowadził, zgodnie z Planem kontroli na 2020 rok, kontrolę w Kopalni  Soli „Wieliczka” S.A.  przy ul. Park Kingi 1, 32-020 Wieliczka  (dalej zwaną KSW). Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869) oraz art. 6 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej.

Celem ograniczenia skutków pandemii wirusa SARS-CoV-2 czynności kontrolne zostały przeprowadzone w trybie zdalnym (powyższe ograniczenie spowodowało brak dostępu do oryginalnych dokumentów oraz wymogło konieczności dokonania ustaleń i oceny badanego obszaru na podstawie przekazywanych dokumentów drogą elektroniczną).

Zakres kontroli obejmował:

1. Zgodność podjętych prac związanych z realizacją poszczególnych zadań z postanowieniami umowy oraz z obowiązującymi przepisami.
2. Prawidłowość wydatkowania środków dotacji oraz prowadzenia dokumentacji finansowej dotyczącej realizowanych zadań.

Kontrolą objęty został okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r. Badaniami kontrolnymi zostały objęte również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia 2019 r. i po 31 grudnia 2019 r. w sytuacji, gdy miały one wpływ lub związek z okolicznościami będącymi przedmiotem kontroli.

Działania KSW w badanym okresie w zakresie realizacji wybranych zadań oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.

Pozytywnie oceniono realizację wydatków pochodzących z dotacji na zadania wynikające z pkt II. 1, 5 i 6 harmonogramu. W badanej próbie wydatki sfinansowane z dotacji w 2019 r. zgodne były z celami określonymi w planie rzeczowym na 2019 r. oraz warunkami określonymi w umowie dotacyjnej. Objęte badaniem zadania były zgodne z opisem zawartym w miesięcznych wnioskach o przyznanie dotacji na 2019 r. Zaplanowane zadania oraz ich koszty realizacji w ciągu roku ulegały uzasadnionym zmianom i zostały zaakceptowane przez Ministra. Dotacja została wykorzystana w terminie określonym w umowie. Kwotę niewykorzystanej dotacji Spółka zwróciła na rachunek bankowy Ministerstwa Aktywów Państwowych w wymaganym terminie. Ponadto pozytywnie oceniono zawieranie przez Spółkę umów na realizację zadań objętych dotacją. Stwierdzono, że umowy zawierane były zgodnie z obowiązującą w Spółce Procedurą kontroli i ewidencji umów, zawierały postanowienia zabezpieczające interes Kopalni, w tym postanowienia dotyczące kar umownych w przypadku niewykonania przez Wykonawcę przedmiotu umowy. Analiza przekazanej dokumentacji 6 wybranych w trakcie kontroli umów wykazała jednak nieprzestrzeganie ich postanowień, co wskazuje na niewystarczający nadzór nad wykonywaniem umów realizowanych w ramach zadania współfinansowanego ze środków publicznych .

Nieprawidłowości dotyczyły:

• dwóch umów w których stwierdzono przypadki nie przeprowadzania czynności odbioru przez osoby wskazane w umowach oraz niepodpisania protokołów odbioru, co stanowi naruszenie § 7 ust. 5 ww. umów;
• dwóch przypadków nie podpisania faktur przez wskazanych członków komisji odbiorowej;
• przypadku nie zapłacenia faktury w terminie wskazanym w § 6 ust. 2 umowy;
• jednej umowy w przypadku której rozliczenia jej realizacji dokonano w odwrotnej kolejności tj. najpierw opłacono fakturę końcową a dopiero potem sporządzono Protokół Odbioru Końcowego.

Stwierdzono nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania obowiązującej Procedury obiegu dokumentów zakupowych i niedostosowania jej do obecnej struktury organizacyjnej, co wskazuje na brak właściwego nadzoru i należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej zadania współfinansowanego ze środków dotacji. Wykazano:

• brak informacji na opisach faktur wymaganych § 1 ust. 2 ww. procedury;
• nieprawidłowe zapisy na opisach faktur. W dwóch przypadkach faktury zawierające nieprawidłowo wpisane kwoty netto zostały zatwierdzone pod względem merytorycznym;
• przypadki nie przestrzegania terminów oraz kolejności przekazywania i opisywania faktur, co stanowi naruszenie z § 3 ust. 1 oraz § 4 ust. 1 ww. procedury;
• przypadek zapłacenia faktury przed jej zatwierdzeniem do zapłaty przez Głównego księgowego oraz członka zarządu, co stanowi naruszenie § 6 ww. procedury.

Stwierdzono uchybienie w zakresie niezaktualizowania obowiązującego § 5 ust. 1 ww. procedury gdzie przywołano stanowisko Członka Zarządu ds. Ekonomiczno-Finansowych, zamiast Członka Zarządu ds. Ekonomicznych o którym mowa, m.in. w § 4 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Kopalni Soli „Wieliczka” S.A.

Stwierdzono uchybienia dotyczące nieprzestrzegania obowiązującej Procedury Obiegu Dokumentów Magazynowych w zakresie braku wymaganych podpisów lub pieczątek.

Stwierdzono również nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości. Analiza przekazanej dokumentacji księgowej wykazała przypadki, gdzie:

• dopiski oraz korekty na opisie faktur nie zawierały parafek osób je dokonujących, nie wskazywano również daty dokonania zmian, co stanowi naruszenie art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości;
• osoby nieupoważnione sprawdzały dokumenty finansowe pod względem formalno-rachunkowym, co stanowi naruszenie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
• nie wskazano daty rozpoczęcia eksploatacji systemu przetwarzania danych,  co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości.

Ponadto wykazano, że Spółka nie sporządzała wniosków zgodnie z obowiązującymi wzorami .

W trakcie kontroli  nie można było potwierdzić zgodności wydatków z wnioskami o udzielenie dotacji na realizację poszczególnych zadań ponieważ wniosek określał ogólną kwotę dotacji bez rozbicia jej na poszczególne planowane zadania. W konsekwencji sporządzane przez Spółkę sprawozdania nie zawierały szczegółowej informacji potwierdzającej wykorzystanie dotacji na poszczególne prace wchodzące w zakres zadań głównych.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie, za jej zgodą. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia i nieprawidłowości, w celu ich usunięcia oraz usprawnienia funkcjonowania KSW S.A. zostały sformułowane następujące zalecenia pokontrolne:

1. Przeprowadzanie czynności odbioru przez osoby wskazane w umowach, podpisywanie protokołów odbioru oraz innych dokumentów przez osoby upoważnione, dochowywanie terminów płatności wynikających z zapisów umowy, rozliczanie umów zgodnie z ich zapisami;
2. Dokonanie przeglądu obowiązującej Procedury obiegu dokumentów zakupowych, dostosowanie jej do obecnej struktury organizacyjnej oraz jej przestrzeganie;
3. Przestrzeganie obowiązującej Procedury Obiegu Dokumentów Magazynowych w zakresie stosowania wymaganych podpisów i pieczątek;
4. Dokonywanie zmian na dokumentach zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości;
5. Wskazanie osób upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem formalnorachunkowym zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości;
6. Wskazanie w obowiązującej Polityce rachunkowości daty rozpoczęcia eksploatacji systemu przetwarzania danych, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości;
7. Rzetelne sporządzanie wniosków w sprawie przyznania dotacji budżetowej zgodnie z obowiązującymi wzorami.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Prezesa KSW S.A. w dniu 16 czerwca 2021 r. wynika, że podjęte zostały następujące działania w celu realizacji zaleceń pokontrolnych:

1. Pouczono dyrektorów oraz kierowników działów w pionie technicznym Kopalni o bezwzględnej konieczności przestrzegania zapisów umów, w tym w szczególności o obowiązku przeprowadzania czynności odbioru przez osoby wskazane w umowach, podpisywania protokołów odbioru oraz innych dokumentów przez osoby upoważnione, dochowywania terminów płatności wynikających z zapisów umowy, rozliczania umów zgodnie z ich zapisami. Ponadto pouczono kierowników wszystkich działów Kopalni o  bezwzględnym obowiązku przestrzegania zapisów umów oraz konieczności przestrzegania zasad wynikających z Procedury obiegu dokumentów zakupowych;
2. Poinformowano, że na 2021 r. zaplanowany został przegląd procedur obowiązujących w Kopalni Soli „Wieliczka" S.A. celem ich dostosowania do struktury organizacyjnej oraz zakresu zadań  realizowanych przez Kopalnię. W tym celu zostanie powołany Zespół  roboczy, którego zadaniem będzie przegląd i aktualizacja procedur obowiązujących w Kopalni pod kątem ich zgodności z przepisami oraz obowiązującymi w Spółce regulaminami a także następnie zostaną  przedstawione ewentualne propozycję zmian;

3. Przeszkolono i zobowiązano pracowników Działu Zakupów i Gospodarki Magazynowej do bezwzględnej konieczności przestrzegania zasad wynikających z Procedury Obiegu Dokumentów Magazynowych. Ponadto pouczono kierowników działów Kopalni o bezwzględnym obowiązku przestrzegania zapisów umów, oraz konieczności przestrzegania zasad wynikających z Procedury Obiegu Dokumentów Magazynowych;
4. Pouczono pracowników Działu Księgowości o konieczności dokonywania poprawek lub korekt zgodnie z ustawą  o rachunkowości;
5. Poinformowano, że pracownicy Działu Księgowości otrzymali odrębne upoważnienia do kontroli dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Stosowny zapis w tym zakresie zostanie umieszczony w zakresach czynności pracowników Działu Księgowości upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym;
6. Podjęto działania w zakresie aktualizacji zapisów Polityki rachunkowości, w tym wskazanie w Polityce rachunkowości daty rozpoczęcia eksploatacji systemu przetwarzania danych, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości;
7. Zwrócono się do Departamentu Górnictwa w Ministerstwie Aktywów Państwowych z propozycją zmian w zakresie sposobu wypełniania obowiązujących wzorów tabel rocznego wniosku o dotację  budżetową  oraz miesięcznego wniosku o dotację  budżetową, uwzględniająca podawanie dla poszczególnych zadań, w kolumnach tabel których nagłówki wskazują  na ujmowanie w nich dotacji budżetowej, tylko kwot dotacji budżetowej.