Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 166), Minister Spraw Zagranicznych jest ministrem właściwym dla fundacji, których cele statutowe są związane z zakresem działania ministra.

Fundacje mają wynikający z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach obowiązek składania corocznie właściwemu ministrowi sprawozdania ze swojej działalności, najpóźniej do dnia 31 grudnia danego roku za rok ubiegły.

Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej, na formularzu, którego wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie jednolitego wzoru formularza sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. z 2022 r. poz. 2791). Sprawozdanie należy opatrzeć podpisem elektronicznym: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Sprawozdanie fundacji nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych można przesłać:

1. za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) na adres: /MSZ/SkrytkaESP
2. za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres: AE:PL-48513-20251-FIHGG-25

Przekazywane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych sprawozdania powinny zawierać wszystkie wymagane elementy, w szczególności informację, czy fundacja jest, czy też nie jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2025 r. poz. 644) – pkt X formularza wzoru sprawozdania. W przypadku zaznaczenia w tym punkcie, że dana fundacja jest instytucją obowiązaną, należy podać w pkt XI formularza wzoru sprawozdania informację o przyjęciu lub dokonaniu przez tę fundację płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, wraz ze wskazaniem daty i kwoty operacji.

Do sprawozdań należy dołączać odpisy uchwał, jeżeli będą podejmowane w okresie sprawozdawczym (pkt II.5 formularza wzoru sprawozdania).  

Obowiązek przekazywania sprawozdań z działalności nie dotyczy fundacji posiadających status organizacji pożytku publicznego, które zamieściły na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1491, z późn.) – art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach.

Fundacje, które nie dopełniły obowiązków sprawozdawczych są  obowiązane do niezwłocznego ich dopełnienia.

Ponadto należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach, niezależnie od ww. obowiązku składania sprawozdań ministrowi nadzorującemu, konieczne jest również udostępnianie tych sprawozdań do publicznej wiadomości.

UWAGA: powyższa informacja nie wyczerpuje wszystkich obowiązków wynikających z  przepisów prawa.