W przypadku braku miejsc w MC można uczestniczyć w pracach Komitetu w roli zastępcy członka MC.

Członkowie MC mogą - ale nie muszą - wyznaczyć swojego zastępcę na konkretne wydarzenie lub konkretny okres.  Nominacja odbywa się za pośrednictwem Pełnomocnictwa (proxy). Pełnomocnictwo nie może być udzielone na czas nieokreślony i jest ograniczone do maksymalnie 6 miesięcy. Pełnomocnictwo jest przekazywane do wiadomości Krajowego Koordynatora COST (anna.awdiejewa@mnisw.gov.pl) oraz przewodniczącego (chaira) Akcji.

Członkowie MC samodzielnie mianują swoich zastępców wskazując taką osobę w systemie e-COST spośród członków Grup Roboczych z tego samego kraju. W przypadku zainteresowania pozycją zastępcy członka MC należy skontaktować się z członkiem MC z Polski oraz zostać członkiem Grupy Roboczej. Procedura mianowania zastępców członków MC jest dokumencie pt. „Annotated rules for COST Actions” znajdującym się na stronie COST w rozdziale pt. Substitution of Management Committee Members and Observers.