Wnioski o przyznanie środków finansowych na realizację inwestycji związanych z kształceniem składa się corocznie za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF .
Wnioski należy składać w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok, w którym środki finansowe mają zostać przyznane.

Odstępstwo od powyższego terminu możliwe jest wyłącznie w przypadkach szczególnie uzasadnionych, w tym w sytuacji wystąpienia zdarzenia losowego powodującego zakłócenie
działalności wnioskodawcy, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia.
W takim przypadku do wniosku należy dołączyć:

• uwierzytelnione kopie dokumentów zawierających opis zdarzenia losowego oraz poświadczających zaistniałą szkodę, jeżeli wystąpiła, albo
• uzasadnienie konieczności złożenia wniosku w tym trybie.

Instrukcje wypełniania poszczególnych pól wniosku zawarte są w systemie OSF w odpowiednich sekcjach wniosku.

W przypadku inwestycji budowlanych uczelnia powinna dysponować tytułem prawnym do nieruchomości umożliwiającym realizację inwestycji oraz zachowanie trwałości efektów przedsięwzięcia.
Tytuł prawny powinien więc obowiązywać przez okres umożliwiający realizację inwestycji oraz korzystanie z jej efektów.
W sekcji Informacje o przedmiocie finansowania w punkcie dot. lokalizacji należy wskazać numer działki ewidencyjnej lub numer księgi wieczystej nieruchomości oraz rodzaj posiadanego tytułu prawnego.

Do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć ocenę inwestycji dla inwestycji, których szacunkowy łączny koszt wynosi co najmniej 10 mln zł, dofinansowanych w co najmniej 50% ze środków publicznych, o których mowa w art. 133aa ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Kryteria sporządzania oceny inwestycji udostępnione są w BIP MNiSW 
Link do opisu kryteriów dla inwestycji związanych z kształceniem

Zasady formułowania tytułu inwestycji:

Tytuł inwestycji powinien składać się z następujących elementów:

1. określenia rodzaju inwestycji:

- budowa,
- przebudowa,
- rozbudowa,
- dobudowa,
- nadbudowa,
- termomodernizacja,
- dostosowanie ppoż.,
- wykonanie instalacji,
- zakup;

2. nazwy obiektu;

3. nazwy miejscowości, w której realizowana jest inwestycja, jeżeli jest inna niż miejscowość będąca siedzibą uczelni.

Ponadto:
- tytuł nie powinien zawierać adresu obiektu;
- tytuł nie powinien zawierać nazwy uczelni;
- tytuł nie powinien zawierać szczegółowego opisu zakresu rzeczowego inwestycji;
- należy stosować skróty „DS” oraz „ppoż.”

Powyższe zasady nie mają zastosowania jedynie dla inwestycji, na które uczelnia
pozyskała pozwolenie na budowę przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.