Procedura zgłoszeń zewnętrznych została przyjęta zarządzeniem Ministra Nauki z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. Urz. Min. Nauki poz. 102).

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące jednego z obszarów wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928):

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i  dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Ważne!

Kto może dokonać zgłoszenia?

Zewnętrzne zgłoszenie może zostać dokonane przez osobę fizyczną, która posiada informację o naruszeniu prawa, mieszczącą się pkt 1-17, w podmiocie prawnym nadzorowanym przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, uzyskaną w kontekście związanym z pracą tj. jest lub była m.in.:

1. pracownikiem podmiotu prawnego,
2. osobą świadczącą na rzecz podmiotu prawnego pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
3. stażystą, praktykantem, wolontariuszem,
4. osobą świadczącą na rzecz podmiotu prawnego pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

Zgłoszenia anonimowe

Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego dopuszcza możliwość składania zgłoszeń anonimowych. Zgłoszeniem anonimowym jest zgłoszenie:

• niepodpisane imieniem i nazwiskiem sygnalisty lub
• podpisane wyłącznie imieniem sygnalisty lub
• podpisane imieniem i pierwszą literą nazwiska sygnalisty lub
• podpisane pseudonimem sygnalisty.

W przypadku zgłoszeń anonimowych do sygnalisty nie kieruje się:

1. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
2. informacji zwrotnej, o której mowa w art. 2 pkt 4 ustawy o chronię sygnalistów;
3. informacji o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania;
4. informacji o przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Kanały dokonywania zgłoszeń

Zgłoszenia można dokonać:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: naruszenia@mnisw.gov.pl;
2. listownie na adres Ministerstwa z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa”;
3. osobiście do biura podawczego Ministerstwa z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa”;
4. osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania z koordynatorem.

Osobą upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń jest koordynator (pracownik Departamentu Kontroli i Nadzoru).

Ważne!

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazane jest składanie nieprawdziwych zgłoszeń.

Zgodnie z treścią ustawy o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dane sygnalisty podlegają szczególnej ochronie i są przetwarzane przez osoby upoważnione.

Ministerstwo gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych dotyczących tych zgłoszeń uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozpatrzenie zgłoszenia

1. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zostanie przesłane w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
2. rozpatrywanie zgłoszeń będzie realizowane przez komórkę organizacyjną Ministerstwa wyznaczoną przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, która będzie odpowiedzialna za:
   1. podjęcie działań następczych po ocenie prawdziwości informacji o naruszeniu prawa zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym;
   2. podjęcie działań, których celem jest przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego;
3. informacja zwrotna wraz z informacją o podjętych działaniach następczych zostanie przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, zaś w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego (po poinformowaniu sygnalisty o tym fakcie).

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Dane osobowe sygnalisty mogą być ujawnianie na podstawie przepisów prawa organom publicznym  lub sądom, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez te sądy, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza się dane osobowe zawarte w zgłoszeniu tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. W przypadku gdy Ministerstwo otrzyma wniosek o realizację praw na podstawie art. 14 i 15 RODO od osób występujących w zgłoszeniu to nie ujawnia się źródła pozyskania danych osobowych chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości albo wyraźną zgodę na przekazanie danych.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Ministerstwo przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym Ministerstwo przekazało zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub zakończył działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Rzecznik Praw Obywatelskich:

1. Zespól do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99A, 02-595 Warszawa; tel. do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
2. Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa; tel. centrali: (22) 55-17-700.